Podstawową pomocą kancelaryjną przy brakowaniu dokumentacji jest wykaz akt, określający jej kategorię archiwalną oraz terminy przechowywania poszczególnych rodzajów dokumentacji niearchiwalnej.
Wykaz akt jest uzgadniany każdorazowo z Naczelną Dyrekcją Archiwów Państwowych, niektóre zakłady pracy mogą też opracowywać wykaz akt samodzielnie, przy pomocy właściwych terytorialnie archiwów państwowych. Natomiast w przypadku gdy dana jednostka organizacyjna nie posiada wykazu akt, należy skorzystać z wykazu jednostki tej samej lub podobnej branży. Przykładowe wykazy akt typowych są wydawane przez odpowiednie władze archiwalne, ostatnia edycja wykazu stanowi załącznik do Rozporządzenia Ministra Kultury z 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375).
W świetle ostatniej definicji wykazem akt nazywamy usystematyzowany zbiór haseł rzeczowych, zgodnie z którym rejestruje się pisma, łączy się je w sprawy, sprawy w grupy, grupy zaś w jednostki fizyczne (teczki), a także układa akta podręczne (registraturę) oraz dokumentację w archiwum bieżącym, i według którego należy odtwarzać układ pierwotny w archiwach historycznych. Natomiast rolę kwalifikatora archiwalnego wykaz akt pełni niejako przy okazji i tylko w odniesieniu do dokumentacji aktowej.
Jednolity rzeczowy wykaz akt współcześnie jest podzielony na cztery kolumny, z których pierwsza o nazwie „SYMBOLE KLASYFIKACYJNE” zawiera symbolikę odzwierciedlającą dziesiętny system sygnowania, druga o nazwie „HASŁA KLASYFIKACYJNE” zawiera hasła będące wynikiem systematyzacji dokumentacji według określonych kryteriów, trzecia kolumna o nazwie „KATEGORIE DOKUMENTACJI” podaje wartość archiwalną dokumentacji, zaś czwarta o nazwie „UWAGI”, jak sama nazwa wskazuje, przeznaczona jest właśnie na uwagi i komentarze.
Pomimo istnienia przykładowego wykazu akt niektóre jednostki organizacyjne nie dysponują w dalszym ciągu własnymi wykazami, wskutek czego w jednostkach tych akta narastają w poszczególnych komórkach organizacyjnych, tytuły teczek często nie odzwierciedlają ich zawartości, a kwalifikacja archiwalna pozostawia wiele do życzenia. W tej sytuacji często materiały o wartości trwałej łączone są z dokumentacją niearchiwalną w tych samych teczkach. Tymczasem zgodnie z instrukcją kancelaryjną i wykazem akt w teczkach należy grupować pisma tej samej kategorii. W przypadku połączenia w jednej teczce materiałów archiwalnych z dokumentacją niearchiwalną, całą teczkę należy zakwalifikować do kat. „A”. Natomiast w przypadku połączenia w jednej teczce akt kat. „B” o różnym okresie przechowywania, całą teczkę należy zakwalifikować do kategorii archiwalnej o najdłuższym czasokresie.
Rzeczowy wykaz akt odzwierciedla podział całości klasyfikowanej dokumentacji na dziesięć grup rzeczowych, nazywanych klasami (poziomami, podgrupami), oznaczonych cyframi od 0-9. Każda z klas pierwszego stopnia dzieli się na dziesięć klas drugiego stopnia, oznaczanych już symbolem złożonym z liczb dwucyfrowych, z których pierwsza jest symbolem pierwszego stopnia, zaś druga oznacza klasę drugiego stopnia. Każda z klas drugiego stopnia może zostać również podzielona na dziesięć klas trzeciego stopnia.
Wraz z poszerzaniem zakresu kompetencji danej jednostki organizacyjnej można rozbudowywać klasy dalszych stopni, co oznacza możliwość włączenia do wykazu nowych teczek akt. Jednolity rzeczowy wykaz akt pozwala zatem na bezkolizyjne wprowadzenie uzupełnień bez konieczności zmiany całego wykazu.
Opracowanie wykazu akt znajduje się w zakresie kompetencji komórki organizacyjnej, natomiast kierownik archiwum zakładowego powinien służyć radą przy jego sporządzaniu oraz kwalifikowaniu akt do odpowiednich kategorii archiwalnych. W związku z tym wykaz akt powinien posiadać logiczną budowę, co oznacza iż hasła główne powinny być nadrzędne, każda teczka akt powinna być hierarchicznie zaszeregowana a każde hasło wykazu (tytuł teczki) niższego rzędu powinno nawiązywać do hasła wyższego rzędu. Każdy rzeczowy wykaz akt powinien odzwierciedlać specyfikę danej branży, aby w razie konieczności można było wprowadzić nowe hasła bez potrzeby jego przebudowy. Każda pozycja wykazu powinna być też ściśle rozgraniczona treściowo w sposób uniemożliwiający przydzielenie tych samych akt spraw do dwóch różnych teczek. W związku z tym w wykazie akt należy unikać zbyt ogólnikowych haseł, które mogłyby budzić wątpliwości co do klasyfikacji archiwalnej. Wykaz akt nie powinien też być nadmiernie rozbudowany, gdyż tworzenie zbyt dużej liczby teczek, zwłaszcza w małych zakładach, utrudnia pracę.
Źródło wiedzy: Robótka H., Co o wykazach akt wiedzieć należy (część III), w: ABC archiwisty zakładowego, Archiwista Polski, nr 1 (45), Bydgoszcz 2007, s. 63.
