Kierownik archiwum zakładowego powinien dokonywać co roku przeglądu i wydzielenia materiałów archiwalnych. Współcześnie kwestie związane z brakowaniem dokumentacji niearchiwalnej reguluje Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie zasad postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 167, poz. 1375).
W świetle powyższego rozporządzenia dokumentacja niearchiwalna podlega brakowaniu po upływie okresu przechowywania podanego w wykazie akt, zaś samo brakowanie polega na ocenie jej przydatności do pracy bieżącej, wydzieleniu dokumentacji nieprzydatnej i przekazaniu jej na makulaturę. Brakowanie można przeprowadzać jedynie w przypadku uzyskania zezwolenia dyrektora właściwego terytorialnie archiwum państwowego wydawanego na wniosek kierownika danej jednostki organizacyjnej. Jeżeli zaś ze względu na zasięg terytorialny wydanie zezwolenia na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej przekracza kompetencje dyrektora właściwego terytorialnie archiwum państwowego, zezwolenie takie może wydać jedynie Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych. Może ono być jednorazowe, lub generalne w odniesieniu do całości dokumentacji lub jej części. Zezwolenie wydane może zostać tylko wówczas, gdy materiały archiwalne przechowywane w archiwum zakładowym danej jednostki organizacyjnej są odpowiednio uporządkowane. Tryb składania wniosków na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej określa zarządzenie Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w sprawie warunków i trybu składania wniosków dotyczących brakowania dokumentacji niearchiwalnej.
W celu przeprowadzenia brakowania w archiwum zakładowym należy powołać komisję, w skład której wchodzi wyznaczony przez kierownika danej jednostki organizacyjnej przewodniczący, przedstawiciel komórki organizacyjnej której akta będą brakowane oraz archiwista zakładowy. Komisja brakowania akt może w uzasadnionych przypadkach zmienić kwalifikację akt z kat. B podlegającej brakowaniu na kat. A przekazywaną następnie do archiwum państwowego, bądź też przedłużyć lub skrócić okres przechowywania akt kat. B.
Podstawową pomocą kancelaryjną przy brakowaniu dokumentacji jest wykaz akt, określający jej kategorię archiwalną oraz terminy przechowywania poszczególnych rodzajów dokumentacji niearchiwalnej. Natomiast w przypadku gdy dana jednostka organizacyjna nie posiada wykazu akt, należy skorzystać z wykazu akt jednostki tej samej lub podobnej branży.
Brakowanie dotyczy jedynie akt uporządkowanych, akt nie uporządkowanych nie należy brakować aż do czasu ich uporządkowania, z wyjątkiem akt manipulacyjnych i finansowo-administracyjnych o krótkim okresie przechowywania. Brakowanie akt w archiwum zakładowym obejmuje przejrzenie spisów zdawczo-odbiorczych oraz samych akt w celu wybrakowania tych których termin przechowywania minął, wydzielenie z akt poszczególnych komórek organizacyjnych materiałów przewidzianych do wybrakowania, protokolarne uzyskanie opinii zakładowej komisji brakowania akt, sporządzenie wniosku o wybrakowanie akt oraz spisu akt wybrakowanych, wysłanie ich do archiwum państwowego celem uzyskania zezwolenia na wybrakowanie i przekazanie wybrakowanych akt na przemiał po ewentualnej ekspertyzie archiwum państwowego.
W czasie brakowania sporządzany jest protokół, który podpisują członkowie komisji oraz kierownik danej jednostki organizacyjnej lub wyznaczony przez niego pracownik. Następnie przeznaczone na makulaturę akta ujmuje się w sporządzonym w trzech egzemplarzach spisie akt wybrakowanych, który podpisują członkowie komisji. Spisy akt wybrakowanych wraz z protokołem brakowania należy wysłać do właściwego terytorialnie archiwum państwowego w celu uzyskania zezwolenia na zniszczenie akt. W przypadku gdy akta danej jednostki organizacyjnej mają szczególne znaczenie dla badań naukowych, a stwierdzono niewłaściwe ich brakowanie, archiwum państwowe może przed wydaniem zezwolenia w celu przeprowadzenia ekspertyzy wysłać do danego zakładu pracy swojego przedstawiciela, który ma prawo domagać się zmian w kwalifikacji archiwalnej akt oraz sporządzenia nowego spisu, w przypadku gdy nadesłany do archiwum jest nieodpowiedni. Dana jednostka organizacyjna może się jednak w takich przypadkach odwołać do władz zwierzchnich danego archiwum państwowego.
Czynność brakowania akt jest szczególnie ważna, gdyż w dużej mierze decyduje o jakości narastającego zasobu. W związku z tym powinni przeprowadzać ją wykwalifikowani pracownicy posiadający znajomość specyfiki brakowanej dokumentacji pod okiem fachowego archiwisty i w porozumieniu z właściwym terytorialnie archiwum państwowym.
Zapoznaj się z ofertą usług archiwistycznych w naszym katalogu branżowym.
