Serdecznie zapraszamy do zapoznania się z kolejnym artykułem na stronach serwisu. Autorem - jak w przypadku pierwszego artykułu - jest Arkadiusz Zając, magister historii Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu o specjalizacji archiwistyka. Ponadto mają Państwo możliwość podyskutować z autorem artykułu na forum serwisu

W Europie Zachodniej mamy do czynienia z archiwami zakładowymi funkcjonującymi na odmiennych zasadch, które zasługują na przybliżenie ich tutaj polskim archiwistom. Działają tam tzw. archiwa gospodarcze, do których zalicza się nie tylko archiwa przedsiębiorstw, banków, koncernów, towarzystw handlowych, lecz także archiwa instytucji państwowych i samorządowych, a nawet zbiory prywatne czyli tzw. archiwum osobowe, o ile nastąpiło zrośnięcie w nich akt osoby prywatnej z aktami dotyczącymi administracji przemysłu wyrosłego na podstawie własności ziemskiej. Linia podziału i rozgraniczenia archiwów gospodarczych jest tutaj jednak różna w poszczególnych krajach.

Koncepcja archiwów gospodarczych, instytucji przeznaczonych do przechowywania i udostępniania akt oraz wszelkiej dokumentacji związanej z życiem gospodarczym danego kraju, powstałej poza organami władzy państwowej, pojawiła się w początkach zeszłego stulecia z inicjatywy historyków gospodarczych i ekonomistów niemieckich, holenderskich i szwajcarskich. Początkowo priorytetem dla tych archiwów było zabezpieczanie materiałów archiwalnych oraz opracowywanie i udostępnianie akt. Archiwa zakładowe powstające przy zakładach przemysłowych gromadziły akta własnej firmy, archiwa gospodarcze innych instytucji np. archiwa koncernów, przedsiębiorstw oraz dokumentację różnych registratur. Natomiast archiwa powstające przy izbach przemysłowo-handlowych w zakresie gromadzenia akt wyszły poza własne ramy instytucjonalne i registraturalne. Oprócz gromadzenia bowiem materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej różnych instytucji gospodarczych i zakładów przemysłowych, gromadziły one różnego rodzaju druki,  publikowane sprawozdania przedsiębiorstw, wydawnictwa statystyczne i gospodarcze.

Podstawowym zadaniem każdego archiwum gospodarczego jest gromadzenie, przechowywanie i opracowywanie akt. W związku z tym współczesne archiwum gospodarcze powinno posiadać odpowiednią rangę w strukturze organizacyjnej, niezbędną do jego właściwego funkcjonowania. Powinno ono zatem zajmować równorzędną pozycję do innych wydziałów oraz dysponować takimi samymi uprawnieniami, współpracować zarówno z registraturą centralną jak i registraturami wydziałowymi w zakresie systematyzacji i znakowania akt oraz oddziaływać na proces ich formowania. 

Obecnie część archiwów gospodarczych przekazuje swoje materiały archiwalne do archiwów państwowych. Spełniają one wówczas funkcję magazynów okresowych, których zadaniem jest nie tylko czasowe przechowywanie akt, ale również wykonywanie podstawowych prac związanych z opracowaniem zespołu archiwalnego oraz brakowaniem dokumentacji niearchiwalnej. Opiekę nad nimi sprawuje wówczas państwowa służba archiwalna. Mamy tutaj do czynienia z tzw. archiwami przejściowymi zarządzającymi dokumentacją aktową bezpośrednio po jej wytworzeniu, aż do przekazania akt do archiwum państwowego (końcowego).

Natomiast w drugiej koncepcji archiwa przedsiębiorstw stanowią instytucje samodzielne, o określonym profilu działalności, lub wydział w danym przedsiębiorstwie posiadający odpowiednie uprawnienia. Gromadzą one akta różnych registratur, zespoły o różnej proweniencji z danego regionu administracyjnego lub przemysłowego, bądź też z poszczególnych branż.

W tym miejscu chciałbym zaproponować przeniesienie archiwów przejściowych na grunt polski, gdyż mimo dużych w początkowym okresie nakładów finansowych, w dalszej perspektywie jest to forma bardzo korzystna i efektywna ekonomicznie. Dlatego uważam że warto się zastanowić nad utworzeniem w naszym kraju kilku dużych, scentralizowanych  archiwów przejściowych, z licznym, wykwalifikowanym personelem, zamiast tworzyć w każdej jednostce organizacyjnej wytwarzającej materiały archiwalne osobne archiwa zakładowe.

Przy pisaniu powyższego tekstu korzystałem z artykułu B. Pełki pt. "Archiwa krajów kapitalistycznych"