Wystąpienie Dariusza Grota na konferencji "Działalność przechowalnicza dokumentacji osobowej i płacowej"
Wystąpienie Dariusza Grota, dyrektora Departamentu Organizacji i Udostępniania Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych
Wystąpienie Dariusza Grota (przy współpracy Edyty Niezbeckiej, naczelnika Wydziału
Organizacji, Udostępniania i Analiz NDAP) poświęcone było problemom
związanym z działalnością przechowalniczą z perspektywy Naczelnej Dyrekcji
Archiwów Państwowych. Przedstawione zostały relacje, wynikające z ustawy
o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, łączące Naczelnego Dyrektora
z przedsiębiorcami oraz marszałkami województw. Między przedsiębiorcami
a Naczelnym Dyrektorem ustawa przewiduje tylko jedną relację, która dotyczy
powiadamiania o dokumentacji przejmowanej na przechowanie. Natomiast
ustawowa relacja z marszałkami województw, odnosi się do zbierania informacji
o dokonywanych przez marszałków wpisach, zmianach i wykreśleniach w rejestrach
przechowawców akt osobowych i płacowych. Prelegent wspomniał także
o ewidencji przechowawców akt osobowych i płacowych prowadzonej przez
Naczelnego Dyrektora na podstawie danych przekazywanych przez marszałków
województw.
Następnie omówione zostały uprawnienia Naczelnego Dyrektora oraz
archiwów państwowych w zakresie zabezpieczania dokumentacji zgromadzonej
przez przedsiębiorców, wynikające z art. 51p ustawy o narodowym zasobie
archiwalnym i archiwach. Zgodnie z tą regulacją archiwa państwowe mogą
zabezpieczyć dokumentację zgromadzoną przez przedsiębiorcę, gdy przedsiębiorca
bądź reprezentujący go syndyk lub likwidator wystąpi do archiwum z wnioskiem
o dalsze zabezpieczanie dokumentacji, zapewniając na ten cel środki finansowe (art.
51p ust. 1) lub gdy archiwum państwowe zostanie wskazane jako właściwe do
zabezpieczenia dokumentacji po przedsiębiorcy, na podstawie postanowienia sądu
o niemożności zapewnienia przez przedsiębiorcę środków na pokrycie kosztów
dalszego przechowywania dokumentacji (art. 51p ust. 3).
Dyr. Grot podkreślił, że ustawa nie przyznaje Naczelnemu Dyrektorowi
uprawnień w zakresie kontroli ani nadzoru w stosunku do przedsiębiorców
prowadzących działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji
osobowej i płacowej, nie zezwala także na władcze rozstrzygnięcia wobec
podmiotów gospodarczych prowadzących tego typu działalność. Przywołał także
wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego z dnia 10 grudnia 2008 r. (sygn. akt
I SA/Wa1059/08) podtrzymujący stanowisko Naczelnego Dyrektora w zakresie
niemożności przejmowania dokumentacji porzuconej przez przechowawców w
trybie art. 51z ustawy w sytuacji istnienia podmiotów zobowiązanych umownie do
jej dalszego zabezpieczenia.
Następnie przedstawione zostały działania, jakie Naczelny Dyrektor
i podległe mu jednostki organizacyjne podejmują w sprawach związanych
z przechowalnictwem dokumentacji, mające niejednokrotnie znacznie szerszy zakres
niż bezpośrednio wynikający z ustawy. Wśród tych działań wymienione zostały:
- prowadzenie bazy danych Ewidencja przechowawców akt osobowych i płacowych,
- prowadzenie przez Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej bazy
danych: Miejsca przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej
zlikwidowanych pracodawców,
- zabezpieczanie przez archiwa państwowe dokumentacji zgromadzonej przez
przedsiębiorców w trybach art. 51p ust. 1 i 3,
- reagowanie na skargi na przedsiębiorców i przechowawców,
- interpretowanie i opiniowanie, na potrzeby własne, jak i innych instytucji
publicznych przepisów dotyczących działalności przechowalniczej,
- występowanie z inicjatywami informacyjnymi,
- zabezpieczanie przez archiwa państwowe dokumentacji porzuconej przez
nierzetelnych przechowawców i przedsiębiorców,
- składanie zawiadomień o popełnieniu przestępstw i wykroczeń przez
przedsiębiorców i przechowawców.
Dyr. Grot omówił sposób reagowania Naczelnego Dyrektora na skargi na
przedsiębiorców i przechowawców, polegającego na pouczaniu byłych
pracowników o przysługujących im prawach, pouczaniu przechowawców
nieposiadających wpisu do rejestru o konieczności zarejestrowania działalności
przechowalniczej bądź przekazania zgromadzonej dokumentacji legalnemu
przechowawcy, pouczaniu zarejestrowanych przedsiębiorców o ciążących na nich
obowiązkach wynikających z ustawy, czy też na wystąpieniach do urzędów
marszałkowskich z wnioskami o przeprowadzenie kontroli przedsiębiorcy.
Podkreślił, że w świetle przepisów ustawy Naczelny Dyrektor nie jest w tych
sprawach organem skargowym, lecz nie uchyla się od niewładczych interwencji.
Następnie omówiona została kwestia interpretacji i wydawania opinii
w zakresie przepisów dotyczących działalności przechowalniczej, o które występują
do NDAP instytucje publiczne (urzędy marszałkowskie), a także sami
przedsiębiorcy. Odnoszą się one najczęściej do przepisów rozdziału 4a ustawy z dnia
14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, rozporządzenia
Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowania
dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców oraz rozporządzenia Ministra
Kultury z dnia 10 lutego 2005 r. w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat
za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania.
Wśród inicjatyw informacyjnych podejmowanych przez Naczelnego Dyrektora
Archiwów Państwowych wymienione zostały:
- pismo skierowane do urzędów marszałkowskich z prośbą o informowanie
wykreślanych przedsiębiorców o obowiązku przekazania zgromadzonej przez nich
dokumentacji podmiotowi uprawnionemu do jej dalszego przechowywania
i udostępniania,
- pismo do prezesów sądów okręgowych w sprawie rozpowszechnienia informacji
o możliwościach, jakie wynikają dla podmiotów likwidowanych oraz znajdujących
się w stanie upadłości z przepisów art. 51p ust. 3 i art. 51u ust. 3 ustawy,
- pismo Naczelnego Dyrektora do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych informujące, że
z dniem 1 sierpnia 2012 r. Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej
w Milanówku (APDOP) przejmie całość działań polegających na informowaniu
o miejscach przechowywania dokumentacji potwierdzającej okresy zatrudnienia
i wysokości wynagrodzenia,
- pismo APDOP do przechowawców w sprawie obowiązku uzyskania wpisu do
rejestru przechowawców do końca okresu przejściowego lub przekazania
zgromadzonej dokumentacji na przechowanie podmiotom do tego uprawnionym,
- monity APDOP kierowane do przedsiębiorców w sprawie obowiązku przesyłania
raportów z przejęć dokumentacji.
Prelegent zwrócił uwagę, iż wykreślanie przedsiębiorców z rejestru
niejednokrotnie następuje za szybko, zdarza się również, że w toku wykreślania
przechowawcy z rejestru nikt nie interesuje się, czy przekazał on zgromadzoną
dokumentację uprawnionemu podmiotowi.
Następnie poruszone zostały zagadnienia związane z zabezpieczaniem
dokumentacji porzuconej przez nierzetelnych przechowawców i przedsiębiorców.
Przywołane zostały przypadki, w których Naczelny Dyrektor wskazywał APDOP
jako archiwum właściwe do zabezpieczenia dokumentacji zgromadzonej przez
przechowawców na podstawie postanowienia sądowego wydanego w trybie art. 51p
ust. 3, mimo że wnioskodawcą nie był przedsiębiorca i mimo braku formalnego
wydania dokumentów przez przedsiębiorcę.
Kolejnym poruszonym zagadnieniem było składanie przez Naczelnego
Dyrektora zawiadomień o popełnieniu przestępstw i wykroczeń przez
przedsiębiorców i przechowawców, w tym m.in. prowadzenia działalności
przechowalniczej przez podmiot niezarejestrowany, niewłaściwego zabezpieczenia
przez przechowawcę zgromadzonej dokumentacji, czy też pozostawienia przez
przechowawcę zgromadzonej dokumentacji w warunkach grożących
jej zniszczeniem lub wręcz wskazujących na porzucenie. Omówiono czyny
kwalifikowane przez NDAP jako niezgodne z prawem oraz wskazano podstawę
prawną składanych zawiadomień.
Podsumowując omawiane zagadnienia, dyr. Grot wskazał kwestie związane
z przechowalnictwem dokumentacji osobowej i płacowej budzące szczególny
niepokój. Wśród nich wymienił:
- podejmowanie działalności przechowalniczej przez podmioty do tego
nieprzygotowane,
- porzucanie, zarówno przez przedsiębiorców jak i przechowawców, zgromadzonej
dokumentacji osobowej i płacowej,
- znaczną skalę przechowywania dokumentacji przez niezarejestrowanych
przechowawców,
- brak dostatecznie skutecznego nadzoru instytucji publicznych nad działalnością
przechowalniczą,
- wykreślanie przedsiębiorców z rejestrów, pomimo nieprzekazania przez nich
zgromadzonej dokumentacji innemu przechowawcy,
- nieskuteczność składanych zawiadomień o popełnieniu przestępstw i wykroczeń
przez nierzetelnych przechowawców,
- brak przepisów karnych odnoszących się bezpośrednio do przedsiębiorców
w zakresie prowadzonej przez nich działalności przechowalniczej,
- przerzucanie się przez instytucje publiczne odpowiedzialnością w zakresie kontroli
nad przedsiębiorcami i zgromadzoną przez nich dokumentacją,
- powszechne przyzwolenie na porzucanie dokumentacji osobowej i płacowej przez
podmioty zobowiązane do jej zabezpieczenia, w tym pracodawców oraz
zarejestrowanych i nielegalnych przechowawców.
Źródło: http://www.archiwa.gov.pl
