Archiwistyka_tlo
Artykuły > Z kraju > Wystąpienie Dariusza Grota na konferencji "Działalność przechowalnicza dokumentacji osobowej i płacowej"
Wystąpienie Dariusza Grota na konferencji "Działalność przechowalnicza dokumentacji osobowej i płacowej"
Wystąpienie Dariusza Grota, dyrektora Departamentu Organizacji i Udostępniania Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych
Wystąpienie Dariusza Grota (przy współpracy Edyty Niezbeckiej, naczelnika Wydziału Organizacji, Udostępniania i Analiz NDAP) poświęcone było problemom związanym z działalnością przechowalniczą z perspektywy Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Przedstawione zostały relacje, wynikające z ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, łączące Naczelnego Dyrektora z przedsiębiorcami oraz marszałkami województw. Między przedsiębiorcami a Naczelnym Dyrektorem ustawa przewiduje tylko jedną relację, która dotyczy powiadamiania o dokumentacji przejmowanej na przechowanie. Natomiast ustawowa relacja z marszałkami województw, odnosi się do zbierania informacji o dokonywanych przez marszałków wpisach, zmianach i wykreśleniach w rejestrach przechowawców akt osobowych i płacowych. Prelegent wspomniał także o ewidencji przechowawców akt osobowych i płacowych prowadzonej przez Naczelnego Dyrektora na podstawie danych przekazywanych przez marszałków województw. Następnie omówione zostały uprawnienia Naczelnego Dyrektora oraz archiwów państwowych w zakresie zabezpieczania dokumentacji zgromadzonej przez przedsiębiorców, wynikające z art. 51p ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Zgodnie z tą regulacją archiwa państwowe mogą zabezpieczyć dokumentację zgromadzoną przez przedsiębiorcę, gdy przedsiębiorca bądź reprezentujący go syndyk lub likwidator wystąpi do archiwum z wnioskiem o dalsze zabezpieczanie dokumentacji, zapewniając na ten cel środki finansowe (art. 51p ust. 1) lub gdy archiwum państwowe zostanie wskazane jako właściwe do zabezpieczenia dokumentacji po przedsiębiorcy, na podstawie postanowienia sądu o niemożności zapewnienia przez przedsiębiorcę środków na pokrycie kosztów dalszego przechowywania dokumentacji (art. 51p ust. 3). Dyr. Grot podkreślił, że ustawa nie przyznaje Naczelnemu Dyrektorowi uprawnień w zakresie kontroli ani nadzoru w stosunku do przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej, nie zezwala także na władcze rozstrzygnięcia wobec podmiotów gospodarczych prowadzących tego typu działalność. Przywołał także wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego z dnia 10 grudnia 2008 r. (sygn. akt I SA/Wa1059/08) podtrzymujący stanowisko Naczelnego Dyrektora w zakresie niemożności przejmowania dokumentacji porzuconej przez przechowawców w trybie art. 51z ustawy w sytuacji istnienia podmiotów zobowiązanych umownie do jej dalszego zabezpieczenia. Następnie przedstawione zostały działania, jakie Naczelny Dyrektor i podległe mu jednostki organizacyjne podejmują w sprawach związanych  z przechowalnictwem dokumentacji, mające niejednokrotnie znacznie szerszy zakres niż bezpośrednio wynikający z ustawy. Wśród tych działań wymienione zostały: - prowadzenie bazy danych Ewidencja przechowawców akt osobowych i płacowych, - prowadzenie przez Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej bazy danych: Miejsca przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej zlikwidowanych pracodawców, - zabezpieczanie przez archiwa państwowe dokumentacji zgromadzonej przez przedsiębiorców w trybach art. 51p ust. 1 i 3, - reagowanie na skargi na przedsiębiorców i przechowawców, - interpretowanie i opiniowanie, na potrzeby własne, jak i innych instytucji publicznych przepisów dotyczących działalności przechowalniczej, - występowanie z inicjatywami informacyjnymi, - zabezpieczanie przez archiwa państwowe dokumentacji porzuconej przez nierzetelnych przechowawców i przedsiębiorców, - składanie zawiadomień o popełnieniu przestępstw i wykroczeń przez przedsiębiorców i przechowawców. Dyr. Grot omówił sposób reagowania Naczelnego Dyrektora na skargi na przedsiębiorców i przechowawców, polegającego na pouczaniu byłych pracowników o przysługujących im prawach, pouczaniu przechowawców nieposiadających wpisu do rejestru o konieczności zarejestrowania działalności przechowalniczej bądź przekazania zgromadzonej dokumentacji legalnemu przechowawcy, pouczaniu zarejestrowanych przedsiębiorców o ciążących na nich obowiązkach wynikających z ustawy, czy też na wystąpieniach do urzędów marszałkowskich z wnioskami o przeprowadzenie kontroli przedsiębiorcy. Podkreślił, że w świetle przepisów ustawy Naczelny Dyrektor nie jest w tych sprawach organem skargowym, lecz nie uchyla się od niewładczych interwencji. Następnie omówiona została kwestia interpretacji i wydawania opinii w zakresie przepisów dotyczących działalności przechowalniczej, o które występują do NDAP instytucje publiczne (urzędy marszałkowskie), a także sami przedsiębiorcy. Odnoszą się one najczęściej do przepisów rozdziału 4a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców oraz rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 10 lutego 2005 r. w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania. Wśród inicjatyw informacyjnych podejmowanych przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych wymienione zostały: - pismo skierowane do urzędów marszałkowskich z prośbą o informowanie wykreślanych przedsiębiorców o obowiązku przekazania zgromadzonej przez nich dokumentacji podmiotowi uprawnionemu do jej dalszego przechowywania i udostępniania,  - pismo do prezesów sądów okręgowych w sprawie rozpowszechnienia informacji o możliwościach, jakie wynikają dla podmiotów likwidowanych oraz znajdujących się w stanie upadłości z przepisów art. 51p ust. 3 i art. 51u ust. 3 ustawy, - pismo Naczelnego Dyrektora do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych informujące, że z dniem 1 sierpnia 2012 r. Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku (APDOP) przejmie całość działań polegających na informowaniu o miejscach przechowywania dokumentacji potwierdzającej okresy zatrudnienia i wysokości wynagrodzenia, - pismo APDOP do przechowawców w sprawie obowiązku uzyskania wpisu do rejestru przechowawców do końca okresu przejściowego lub przekazania zgromadzonej dokumentacji na przechowanie podmiotom do tego uprawnionym, - monity APDOP kierowane do przedsiębiorców w sprawie obowiązku przesyłania raportów z przejęć dokumentacji. Prelegent zwrócił uwagę, iż wykreślanie przedsiębiorców z rejestru niejednokrotnie następuje za szybko, zdarza się również, że w toku wykreślania przechowawcy z rejestru nikt nie interesuje się, czy przekazał on zgromadzoną dokumentację uprawnionemu podmiotowi. Następnie poruszone zostały zagadnienia związane z zabezpieczaniem dokumentacji porzuconej przez nierzetelnych przechowawców i przedsiębiorców. Przywołane zostały przypadki, w których Naczelny Dyrektor wskazywał APDOP jako archiwum właściwe do zabezpieczenia dokumentacji zgromadzonej przez przechowawców na podstawie postanowienia sądowego wydanego w trybie art. 51p ust. 3, mimo że wnioskodawcą nie był przedsiębiorca i mimo braku formalnego wydania dokumentów przez przedsiębiorcę. Kolejnym poruszonym zagadnieniem było składanie przez Naczelnego Dyrektora zawiadomień o popełnieniu przestępstw i wykroczeń przez przedsiębiorców i przechowawców, w tym m.in. prowadzenia działalności przechowalniczej przez podmiot niezarejestrowany, niewłaściwego zabezpieczenia przez przechowawcę zgromadzonej dokumentacji, czy też pozostawienia przez przechowawcę zgromadzonej dokumentacji w warunkach grożących jej zniszczeniem lub wręcz wskazujących na porzucenie. Omówiono czyny kwalifikowane przez NDAP jako niezgodne z prawem oraz wskazano podstawę prawną składanych zawiadomień. Podsumowując omawiane zagadnienia, dyr. Grot wskazał kwestie związane z przechowalnictwem dokumentacji osobowej i płacowej budzące szczególny niepokój. Wśród nich wymienił: - podejmowanie działalności przechowalniczej przez podmioty do tego nieprzygotowane, - porzucanie, zarówno przez przedsiębiorców jak i przechowawców, zgromadzonej dokumentacji osobowej i płacowej, - znaczną skalę przechowywania dokumentacji przez niezarejestrowanych przechowawców, - brak dostatecznie skutecznego nadzoru instytucji publicznych nad działalnością przechowalniczą, - wykreślanie przedsiębiorców z rejestrów, pomimo nieprzekazania przez nich zgromadzonej dokumentacji innemu przechowawcy, - nieskuteczność składanych zawiadomień o popełnieniu przestępstw i wykroczeń przez nierzetelnych przechowawców, - brak przepisów karnych odnoszących się bezpośrednio do przedsiębiorców w zakresie prowadzonej przez nich działalności przechowalniczej, - przerzucanie się przez instytucje publiczne odpowiedzialnością w zakresie kontroli nad przedsiębiorcami i zgromadzoną przez nich dokumentacją, - powszechne przyzwolenie na porzucanie dokumentacji osobowej i płacowej przez podmioty zobowiązane do jej zabezpieczenia, w tym pracodawców oraz zarejestrowanych i nielegalnych przechowawców.   Źródło: http://www.archiwa.gov.pl 
09.09.2013
strzałka do góry