>> TEMATYKA

as_HHS

Udostępnianie akt w archiwum zakładowym

Akta w archiwum zakładowym udostępniane są, ze względu na obowiązek zachowania tajemnicy państwowej i służbowej, na specjalnych warunkach. Do korzystania z zasobu archiwum uprawnia wypełniona przez zainteresowaną komórkę organizacyjną i podpisana przez jej kierownika karta udostępnienia akt, która zostaje następnie objęta ewidencją archiwum.

Poszczególnym kartom nadaje się kolejne numery w obrębie roku i według nich przechowuje w kartotece przez dwa lata. Natomiast badacze i publicyści chcący skorzystać z akt w archiwum powinni okazać legitymację lub zaświadczenie i uzyskać zgodę kierownika zakładu. Korzystanie z akt w archiwum zakładowym odbywa się  w pomieszczeniu biurowym, w obecności archiwisty. W uzasadnionych przypadkach, dla celów służbowych lub naukowo-badawczych, i za zgodą kierownika danego zakładu pracy można materiały archiwalne wypożyczyć poza lokal archiwum, jednak nie poza teren zakładu, na trzy miesiące. Wydanie akt poza teren danej jednostki organizacyjnej jest możliwe jedynie w wypadku zgody jej dyrektora oraz wniosku zainteresowanej jednostki organizacyjnej. Akt zastrzeżonych przez komórkę organizacyjną która je wytworzyła, uszkodzonych oraz wszelkiego rodzaju środków ewidencyjnych nie można wypożyczać. Do poszukiwania materiałów w magazynie archiwum uprawniony jest wyłącznie jego personel,  w miejsce wyjętych teczek należy włożyć kartonową zakładkę, na której wpisuje się datę udostępnienia lub wypożyczenia. W momencie zwrotu akt archiwista wpisuje na karcie udostępnienia datę, akta zaś kładzie na regale, usuwając jednocześnie zakładkę. Korzystający z akt ponosi za nie pełną odpowiedzialność.

W przypadku gdy termin wypożyczenia akt minął, należy zażądać ich zwrotu lub wyznaczyć nowy termin, zaś w wypadku zignorowania żądania zwrotu powinno się zawiadomić bezpośredniego przełożonego. Natomiast w sytuacji zaginięcia wypożyczonych akt lub ich uszkodzenia należy sporządzić w dwóch egzemplarzach protokół, z których jeden egzemplarz załącza się w miejsce zagubionych materiałów lub dołącza do akt uszkodzonych, zaś drugi przechowuje się w archiwum zakładowym w osobnej teczce.

W świetle art. 35 § 3 Ustawy z 14 lipca 1983 r. zasób archiwów zakładowych służy jednostkom organizacyjnym, w których archiwa te zostały utworzone. W celu skorzystania z zasobu archiwum przez osoby trzecie konieczne jest zezwolenie kierownika danej jednostki organizacyjnej.

W myśl przepisów Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 13 grudnia 2000 r. w sprawie określenia szczególnych wypadków i trybu wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 13, poz. 116) materiały te mogą być udostępniane przez jednostki organizacyjne posiadające archiwum z powierzonym zasobem innym jednostkom organizacyjnym oraz osobom fizycznym przed upływem 30 lat od ich wytworzenia dla potrzeb  nauki i kultury, o ile to nie narusza prawnie chronionych interesów państwa i obywateli. Powyższa ustawa stanowi także iż oryginały materiałów archiwalnych udostępniane są tylko wówczas, gdy archiwum nie dysponuje kopiami, bądź gdy jest to niezbędne ze względu na cel i sposób wykorzystania tych materiałów. Natomiast sposób rejestracji i zabezpieczania zbiorów danych osobowych oraz zasady ich przetwarzania określa Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 1997 r. Nr 133, poz. 883). Organizację zaś ochrony informacji niejawnych, ich klasyfikowanie i dostęp do nich reguluje Ustawa z 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 1999 r. Nr 11, poz. 95). W przypadku akt sądowych o trybie ich udostępniania decyduje prezes sądu, a w wypadku dokumentacji medycznej katalog podmiotów uprawnionych do uzyskania dostępu do niej określa znowelizowana Ustawa o zakładach opieki zdrowotnej z 1991 r. (Dz. U. z 1991 r. Nr 91, poz. 408). Na korzystanie z akt finansowo-księgowych zgodę musi wyrazić główny księgowy. Jeżeli chodzi o dokumentację elektroniczną, zasady postępowania z nią, a więc i zasady udostępniania, reguluje Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. z 2006 r. Nr 2006, poz. 1518).

dodano: 29.05.2007