>> AKTUALNOŚCI

zasob_archiwalny

Ewidencja i informacja o zasobie archiwalnym organizacji społecznych na poziomie archiwów zakładowych

Organizacje i stowarzyszenia o długoletniej tradycji sięgającej początków XX w., jak np. Związek Nauczycielstwa Polskiego, okresu międzywojennego, do których zaliczyć należy Związek Inwalidów Wojennych oraz Polskie Towarzystwo Turystyczno-Krajoznawcze, lub okresu powojennego, jak np. Związek Bojowników o Wolność i Demokrację...

(...) pozostawały do końca 1983 r. pod nadzorem archiwów państwowych, co wiązało się z koniecznością posiadania archiwów zakładowych, opracowania i stosowania przepisów kancelaryjno-archiwalnych, a w związku z tym także opracowywania zasobu i posiadania ewidencji. Pomimo zaprzestania nadzoru archiwów państwowych, archiwa zakładowe wymienionych organizacji i stowarzyszeń pozostały, a prace porządkowe w dalszym ciągu kontynuowano. Wyróżnia się tutaj archiwum ZNP, które dla akt z lat 1905-1939 posiada inwentarz kartkowy oraz książkowy z obszernym wstępem historycznym, a dla akt z lat 1945-1997 inwentarz kartkowy zaopatrzony w schemat układu inwentarza.

Natomiast organizacje powstałe po 1989 r., w okresie przemian ustrojowych, jak np. Związek Byłych Żołnierzy Zawodowych i Oficerów Rezerwy Wojska Polskiego, Światowy Związek Żołnierzy AK, Związek Żołnierzy LWP, czy Helsińska Fundacja Praw Człowieka, nie posiadają archiwów zakładowych. Pomoce ewidencyjne do wytworzonej przez nie dokumentacji są na poziomie pomocy kancelaryjnych.

W związkach o charakterze paramilitarnym dokumentacja jest wytwarzana w oparciu o dziennik podawczy, który często jest ich jedynym środkiem ewidencyjnym.

Organizacje, które do swoich celów statutowych zaliczają wyszukiwanie, gromadzenie, przechowywanie, opracowywanie i upowszechnianie źródeł, danych i świadectw historycznych, jak np. Fundacja Archiwum Polski Podziemnej, Fundacja Ośrodka Karta, Archiwum Dokumentacji Historycznej PRL, Archiwum i Muzeum Pomorskie AK oraz Wojskowej Służby Kobiet, Związek Sybiraków czy Komisja Historii Kobiet w Walce o Niepodległość, posiadają dokumentację własną o charakterze organizacyjno-administracyjnym, odzwierciedlającą działalność statutową oraz dokumentację pozyskiwaną z zewnątrz. W odniesieniu do dokumentacji własnej sytuacja jest podobna do panującej w organizacjach nieposiadających archiwów zakładowych, gdzie jest ona przechowywana w pokojach biurowych lub szafach. Natomiast zbiory pozyskane są systematycznie opracowywane, w wyniku czego powstają różnorodne pomoce ewidencyjne. Pomimo tego, że rodzaje ewidencji różnią się często od stosowanych w archiwach państwowych, ich wartość informacyjna nierzadko jest znacznie wyższa od typowego inwentarza książkowego.

Jednak ewidencja części zbiorów w tych archiwach ogranicza się jedynie do zapisu w księdze nabytków, określanej także jako księga ewidencji, lub do spisów ogólnych wytworzonych przy kwitowaniu przejęcia kolekcji czy zbioru. Nierzadko również poza księgą nabytków jedynym rodzajem informacji o archiwaliach są wywieszki na półkach, opisy regałów i szaf, a często wyłącznie wiedza archiwistów.

W związku z powyższym, stwierdzić należy, że w archiwach społecznych nie używa się druków spisów zdawczo-odbiorczych stosowanych w archiwach państwowych. Natomiast do najczęściej tworzonych rodzajów ewidencji należą kartoteki rzeczowe, imienne i geograficzne, katalogi, spisy, i coraz częstsze w związku z informatyzacją, bazy danych.

Obecnie, gdy coraz częściej mamy do czynienia z archiwistyką cyfrową, archiwa społeczne muszą wypracować jednolite standardy ewidencji, gdyż sprawny aparat informacyjno-archiwalny ułatwia popularyzację zasobu archiwalnego. W związku z tym konieczna jest również aktywna działalność archiwów w stosunku do użytkowników.

 

Źródło: Szymczuk Eugenia, Ewidencja i informacja o zasobie archiwalnym organizacji społecznych, w: Archiwista Polski, Nr I, wyd. Stowarzyszenie Archiwistów Polskich, Bydgoszcz 2007, ss. 37-41

dodano: 15.10.2007