>> AKTUALNOŚCI

Wystąpienie Dariusza Grota na konferencji "Działalność przechowalnicza dokumentacji osobowej i płacowej"


Wystąpienie Dariusza Grota, dyrektora Departamentu Organizacji i Udostępniania Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych

Wystąpienie Dariusza Grota (przy współpracy Edyty Niezbeckiej, naczelnika Wydziału 
Organizacji, Udostępniania i Analiz NDAP) poświęcone było problemom 
związanym z działalnością przechowalniczą z perspektywy Naczelnej Dyrekcji 
Archiwów Państwowych. Przedstawione zostały relacje, wynikające z ustawy 
o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, łączące Naczelnego Dyrektora 
z przedsiębiorcami oraz marszałkami województw. Między przedsiębiorcami 
a Naczelnym Dyrektorem ustawa przewiduje tylko jedną relację, która dotyczy 
powiadamiania o dokumentacji przejmowanej na przechowanie. Natomiast 
ustawowa relacja z marszałkami województw, odnosi się do zbierania informacji 
o dokonywanych przez marszałków wpisach, zmianach i wykreśleniach w rejestrach 
przechowawców akt osobowych i płacowych. Prelegent wspomniał także 
o ewidencji przechowawców akt osobowych i płacowych prowadzonej przez 
Naczelnego Dyrektora na podstawie danych przekazywanych przez marszałków 
województw. 
Następnie omówione zostały uprawnienia Naczelnego Dyrektora oraz 
archiwów państwowych w zakresie zabezpieczania dokumentacji zgromadzonej 
przez przedsiębiorców, wynikające z art. 51p ustawy o narodowym zasobie 
archiwalnym i archiwach. Zgodnie z tą regulacją archiwa państwowe mogą 
zabezpieczyć dokumentację zgromadzoną przez przedsiębiorcę, gdy przedsiębiorca 
bądź reprezentujący go syndyk lub likwidator wystąpi do archiwum z wnioskiem 
o dalsze zabezpieczanie dokumentacji, zapewniając na ten cel środki finansowe (art. 
51p ust. 1) lub gdy archiwum państwowe zostanie wskazane jako właściwe do 
zabezpieczenia dokumentacji po przedsiębiorcy, na podstawie postanowienia sądu 
o niemożności zapewnienia przez przedsiębiorcę środków na pokrycie kosztów 
dalszego przechowywania dokumentacji (art. 51p ust. 3). 
Dyr. Grot podkreślił, że ustawa nie przyznaje Naczelnemu Dyrektorowi 
uprawnień w zakresie kontroli ani nadzoru w stosunku do przedsiębiorców 
prowadzących działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji 
osobowej i płacowej, nie zezwala także na władcze rozstrzygnięcia wobec 
podmiotów gospodarczych prowadzących tego typu działalność. Przywołał także 
wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego z dnia 10 grudnia 2008 r. (sygn. akt 
I SA/Wa1059/08) podtrzymujący stanowisko Naczelnego Dyrektora w zakresie 
niemożności przejmowania dokumentacji porzuconej przez przechowawców w 
trybie art. 51z ustawy w sytuacji istnienia podmiotów zobowiązanych umownie do 
jej dalszego zabezpieczenia. 
Następnie przedstawione zostały działania, jakie Naczelny Dyrektor 
i podległe mu jednostki organizacyjne podejmują w sprawach związanych  
z przechowalnictwem dokumentacji, mające niejednokrotnie znacznie szerszy zakres 
niż bezpośrednio wynikający z ustawy. Wśród tych działań wymienione zostały: 
- prowadzenie bazy danych Ewidencja przechowawców akt osobowych i płacowych, 
- prowadzenie przez Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej bazy 
danych: Miejsca przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej 
zlikwidowanych pracodawców, 
- zabezpieczanie przez archiwa państwowe dokumentacji zgromadzonej przez 
przedsiębiorców w trybach art. 51p ust. 1 i 3, 
- reagowanie na skargi na przedsiębiorców i przechowawców, 
- interpretowanie i opiniowanie, na potrzeby własne, jak i innych instytucji 
publicznych przepisów dotyczących działalności przechowalniczej, 
- występowanie z inicjatywami informacyjnymi, 
- zabezpieczanie przez archiwa państwowe dokumentacji porzuconej przez 
nierzetelnych przechowawców i przedsiębiorców, 
- składanie zawiadomień o popełnieniu przestępstw i wykroczeń przez 
przedsiębiorców i przechowawców. 
Dyr. Grot omówił sposób reagowania Naczelnego Dyrektora na skargi na 
przedsiębiorców i przechowawców, polegającego na pouczaniu byłych 
pracowników o przysługujących im prawach, pouczaniu przechowawców 
nieposiadających wpisu do rejestru o konieczności zarejestrowania działalności 
przechowalniczej bądź przekazania zgromadzonej dokumentacji legalnemu 
przechowawcy, pouczaniu zarejestrowanych przedsiębiorców o ciążących na nich 
obowiązkach wynikających z ustawy, czy też na wystąpieniach do urzędów 
marszałkowskich z wnioskami o przeprowadzenie kontroli przedsiębiorcy. 
Podkreślił, że w świetle przepisów ustawy Naczelny Dyrektor nie jest w tych 
sprawach organem skargowym, lecz nie uchyla się od niewładczych interwencji. 
Następnie omówiona została kwestia interpretacji i wydawania opinii 
w zakresie przepisów dotyczących działalności przechowalniczej, o które występują 
do NDAP instytucje publiczne (urzędy marszałkowskie), a także sami 
przedsiębiorcy. Odnoszą się one najczęściej do przepisów rozdziału 4a ustawy z dnia 
14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, rozporządzenia 
Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowania 
dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców oraz rozporządzenia Ministra 
Kultury z dnia 10 lutego 2005 r. w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat 
za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania. 
Wśród inicjatyw informacyjnych podejmowanych przez Naczelnego Dyrektora 
Archiwów Państwowych wymienione zostały: 
- pismo skierowane do urzędów marszałkowskich z prośbą o informowanie 
wykreślanych przedsiębiorców o obowiązku przekazania zgromadzonej przez nich 
dokumentacji podmiotowi uprawnionemu do jej dalszego przechowywania 
i udostępniania,  
- pismo do prezesów sądów okręgowych w sprawie rozpowszechnienia informacji 
o możliwościach, jakie wynikają dla podmiotów likwidowanych oraz znajdujących 
się w stanie upadłości z przepisów art. 51p ust. 3 i art. 51u ust. 3 ustawy, 
- pismo Naczelnego Dyrektora do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych informujące, że 
z dniem 1 sierpnia 2012 r. Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej 
w Milanówku (APDOP) przejmie całość działań polegających na informowaniu 
o miejscach przechowywania dokumentacji potwierdzającej okresy zatrudnienia 
i wysokości wynagrodzenia, 
- pismo APDOP do przechowawców w sprawie obowiązku uzyskania wpisu do 
rejestru przechowawców do końca okresu przejściowego lub przekazania 
zgromadzonej dokumentacji na przechowanie podmiotom do tego uprawnionym, 
- monity APDOP kierowane do przedsiębiorców w sprawie obowiązku przesyłania 
raportów z przejęć dokumentacji. 
Prelegent zwrócił uwagę, iż wykreślanie przedsiębiorców z rejestru 
niejednokrotnie następuje za szybko, zdarza się również, że w toku wykreślania 
przechowawcy z rejestru nikt nie interesuje się, czy przekazał on zgromadzoną 
dokumentację uprawnionemu podmiotowi. 
Następnie poruszone zostały zagadnienia związane z zabezpieczaniem 
dokumentacji porzuconej przez nierzetelnych przechowawców i przedsiębiorców. 
Przywołane zostały przypadki, w których Naczelny Dyrektor wskazywał APDOP 
jako archiwum właściwe do zabezpieczenia dokumentacji zgromadzonej przez 
przechowawców na podstawie postanowienia sądowego wydanego w trybie art. 51p 
ust. 3, mimo że wnioskodawcą nie był przedsiębiorca i mimo braku formalnego 
wydania dokumentów przez przedsiębiorcę. 
Kolejnym poruszonym zagadnieniem było składanie przez Naczelnego 
Dyrektora zawiadomień o popełnieniu przestępstw i wykroczeń przez 
przedsiębiorców i przechowawców, w tym m.in. prowadzenia działalności 
przechowalniczej przez podmiot niezarejestrowany, niewłaściwego zabezpieczenia 
przez przechowawcę zgromadzonej dokumentacji, czy też pozostawienia przez 
przechowawcę zgromadzonej dokumentacji w warunkach grożących 
jej zniszczeniem lub wręcz wskazujących na porzucenie. Omówiono czyny 
kwalifikowane przez NDAP jako niezgodne z prawem oraz wskazano podstawę 
prawną składanych zawiadomień. 
Podsumowując omawiane zagadnienia, dyr. Grot wskazał kwestie związane 
z przechowalnictwem dokumentacji osobowej i płacowej budzące szczególny 
niepokój. Wśród nich wymienił: 
- podejmowanie działalności przechowalniczej przez podmioty do tego 
nieprzygotowane, 
- porzucanie, zarówno przez przedsiębiorców jak i przechowawców, zgromadzonej 
dokumentacji osobowej i płacowej, 
- znaczną skalę przechowywania dokumentacji przez niezarejestrowanych 
przechowawców, 
- brak dostatecznie skutecznego nadzoru instytucji publicznych nad działalnością 
przechowalniczą, 
- wykreślanie przedsiębiorców z rejestrów, pomimo nieprzekazania przez nich 
zgromadzonej dokumentacji innemu przechowawcy, 
- nieskuteczność składanych zawiadomień o popełnieniu przestępstw i wykroczeń 
przez nierzetelnych przechowawców, 
- brak przepisów karnych odnoszących się bezpośrednio do przedsiębiorców 
w zakresie prowadzonej przez nich działalności przechowalniczej, 
- przerzucanie się przez instytucje publiczne odpowiedzialnością w zakresie kontroli 
nad przedsiębiorcami i zgromadzoną przez nich dokumentacją, 
- powszechne przyzwolenie na porzucanie dokumentacji osobowej i płacowej przez 
podmioty zobowiązane do jej zabezpieczenia, w tym pracodawców oraz 
zarejestrowanych i nielegalnych przechowawców. 
 
 
Źródło: http://www.archiwa.gov.pl 

dodano: 09.09.2013