>> AKTUALNOŚCI

Wystąpienie mec. Stefana Ciszewskiego na konferencji "Działalność przechowalnicza dokumentacji osobowej i płacowej"

 

Wystąpienie mec. Stefana Ciszewskiego, radcy prawnego Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, poświęcone podstawom prawnym postępowania z dokumentacją osobową i płacową.

Prelegent rozpoczął od omówienia postępowania 
z dokumentacją pracowniczą na etapie, gdy ta dokumentacja jest jeszcze związana 
z trwającym stosunkiem pracy. Wskazał, że kodeks pracy obliguje pracodawcę do 
prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt 
osobowych pracowników, a także do przechowywania tej dokumentacji 
w warunkach niegrożących jej uszkodzeniem lub zniszczeniem. Pracodawca, który 
tych wymogów nie spełnia, naraża się na odpowiedzialność za wykroczenia. Kodeks 
pracy przewiduje nałożenie grzywny, którą wymierza sąd w granicach od 1000 do 
30 000 zł. 
Następnie omówione zostało postępowanie z dokumentacją pracowniczą po 
ustaniu stosunku pracy. Prelegent opisał sytuację, gdy dokumentacja, mimo ustania 
stosunku pracy, nadal znajduje się u pracodawcy i zgodnie z obowiązującą obecnie 
zasadą, wyrażoną w art. 51u ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym 
i archiwach, musi być przechowywana przez 50 lat. Mecenas Cimaszewski wskazał 
także korespondujący z tym przepisem art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach 
i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, który obowiązek 50-letniego 
przechowywania dokumentacji nakłada na płatników składek. Przedstawiony został 
także sposób postępowania w sytuacji, gdy pracodawca postawiony został w stan 
likwidacji, ewentualnie została ogłoszona jego upadłość. Prelegent wyjaśnił, 
iż w takim przypadku likwidator albo syndyk masy upadłości ma obowiązek 
wskazać podmiot, któremu dokumentacja pracownicza zostanie przekazana 
do dalszego przechowania, oraz zapewnić z masy likwidacyjnej czy masy upadłości 
środki na przechowanie tej dokumentacji przez wybrany podmiot. 
Następnie przedstawione zostały zagadnienia związane z uregulowaniem 
modelu prowadzenia działalności gospodarczej polegającej na przechowywaniu 
dokumentacji pracowniczej przez przedsiębiorców. Pan mec. Stefan Cimaszewski 
omówił okoliczności nowelizacji ustawy. Zwrócił uwagę, iż regulacja ta podlegała 
zmianom. W 2003 r., kiedy wszedł w życie rozdział 4a ustawy o narodowym zasobie 
archiwalnym i archiwach, zezwolenia na prowadzenie działalności przechowalniczej 
wydawane były przez wojewodów, w 2004 r., wraz z ustawą o swobodzie 
działalności gospodarczej, wprowadzono rejestry działalności regulowanej 
prowadzone przez wojewodów, a od 2006 r. prowadzenie rejestrów działalności 
regulowanej w zakresie przechowalnictwa dokumentacji pracowniczej powierzono 
marszałkom województw, jako zadanie zlecone z zakresu administracji rządowej. 
Kolejnym poruszonym zagadnieniem były szczególne regulacje, jakie ustawa 
o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach niesie w stosunku do ogólnych 
rozwiązań przyjętych w ustawie o swobodzie działalności gospodarczej, jak również 
w kodeksie cywilnym. Mecenas Cimaszewski zwrócił uwagę na fakt, że ustawodawca 
wykluczył wykonywanie działalności przechowalniczej przez osoby fizyczne. Mogą 
się nią zajmować tylko jednostki organizacyjne, zarówno z osobowością prawną, jak 
i jej niemające. Prelegent wyjaśnił także przyczyny przyjęcia takiego rozwiązania. 
Jako cechę szczególną rozwiązań prawnych w zakresie przechowalnictwa wskazał 
zapisane w ustawie zabezpieczenia dla oddających dokumentację na przechowanie 
oraz dla potencjalnych użytkowników dokumentacji złożonej u przechowawców. 
Wśród tych zabezpieczeń wymienione zostały: 
- wymóg złożenia przez przechowawcę, który wpisuje się do rejestru, oświadczenia, 
że nie ma on zaległości podatkowych, zaległości wobec ZUS i nie figuruje w rejestrze 
dłużników niewypłacalnych; 
- wyłączenie możliwości wchodzenia do władz tych podmiotów osób, które były 
wcześniej karane wcześniej za przestępstwa przeciwko mieniu albo przeciwko 
wiarygodności dokumentów; 
- wykluczenie możliwości zbywania przez przechowawców rejestrowych uprawnień 
wynikających z wpisu do rejestru, jak również przenoszenia tych uprawnień 
w drodze przekształceń organizacyjno-prawnych; 
- wyłączenie spośród stosowanych w odniesieniu do przechowawców regulacji 
prawa cywilnego art. 844 § 2, zakładającego możliwość żądania przez przechowawcę 
odebrania rzeczy przed upływem terminu oznaczonego w umowie; 
- wprowadzenie maksymalnych stawek, jakich przechowawca może żądać 
za wydawane kopie i odpisy dokumentacji pracowniczej. Jest to rozwiązanie 
podyktowane faktem, iż w odniesieniu do dokumentacji konkretnego pracodawcy 
przechowawca występuje w roli monopolisty; 
- w przypadku likwidacji lub upadłości przechowawcy zobowiązanie likwidatora 
lub syndyka do zapewnienia środków na przechowywanie dokumentacji do końca 
wymaganego prawem okresu. W przypadku upadłości ustawodawca ustalił, że 
środki na przechowywanie dokumentacji pracowniczej są uprzywilejowane 
w kategoriach wierzytelności, w taki sposób jak należności podatkowe. 
Prelegent wspomniał także o aktach wykonawczych do przepisów rozdziału 
4a ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, wśród których wymienił 
trzy rozporządzenia ministra właściwego do spraw kultury i dziedzictwa 
narodowego, dotyczące: maksymalnych stawek opłat pobieranych za odpisy i kopie 
z dokumentacji pracowniczej, kwalifikacji osób zatrudnianych przy wykonywaniu 
działalności przechowalniczej przez przedsiębiorców, warunków przechowywania 
dokumentacji. 
Na zakończenie mec. Cimaszewski omówił art. 51z ustawy o narodowym 
zasobie archiwalnym i archiwach, który umożliwia Naczelnemu Dyrektorowi 
wydanie w postępowaniu administracyjnym decyzji nakazującej przekazanie 
dokumentacji pracowniczej do wskazanego archiwum państwowego. Decyzja taka 
może zostać wydana w sytuacji, gdy dokumentacja jest zagrożona zniszczeniem, 
a nie ma podmiotu, który na podstawie przepisów prawa byłby zobligowany do jej 
przejęcia.


Źródło: http://www.archiwa.gov.pl 

dodano: 02.09.2013