opisanie materiałów archiwalnych – polega na umieszczeniu na każdej teczce aktowej: a) nazwy jednostki organizacyjnej, w której dane materiały powstały, b) symbolu klasyfikacyjnego  i kwalifikacyjnego według wykazu akt, c) tytułu teczki tożsamego z hasłem klasyfikacyjnym z rzeczowego wykazu akt, d) rocznych dat krańcowych, e) sygnatury teczki, f) liczby stron w teczce