W dzisiejszych czasach z poufnymi danymi można zetknąć się codziennie. W każdym biurze można znaleźć poufne informacje na nośnikach papierowych jak na przykład wydruki komputerowe, faktury, listy mailingowe, odręczne notatki czy też przetrzymywane na nośnikach optycznych lub magnetycznych, takich jak dyski twarde, dyski flash, USB, taśmy magnetyczne, dyskietki lub CD / DVD. Dlatego niezwykle ważnym wyzwaniem każdego przedsiębiorstwa powinno być skuteczne i zgodne z prawem działania polegające na ochronie wszelkiej dokumentacji zawierającej wrażliwe informacje przedsiębiorstwa oraz jego klientów. Dlatego niezwykle istotne jest w jaki sposób są niszczone firmowe poufne dokumenty oraz czy są przechowywane bezpiecznie. Opis usługi odbioru i niszczenia dokumentacji. 1 Etap: Odbiór dokumentacji a. Podstawienie pustych worków lub pojemników w wyznaczone przez Zleceniodawcę miejsca: Kierowcy – konwojenci zgłaszają się w ustalony dzień do wyznaczonej przez Zleceniodawcę osoby z odpowiednią ilością pustych worków lub pojemników b. Załadunek dokumentów do zniszczenia: Kierowcy-konwojenci dokonują załadunku (zważenia) dokumentacji do zniszczenia wskazanej przez przedstawiciela Zleceniodawcy. c. Odbiór pełnych pojemników z dokumentami: Przed odbiorem pojemników, obowiązkiem kierowcy-konwojenta jest ich trwałe zamknięcie jednorazową plombą. Odbiór pojemników następuje przez przeszkolonych kierowców-konwojentów. Odbiór pojemników od Zleceniodawcy poświadczany jest na stosownym formularzu ("Poświadczenia Odbioru”) d. Transport do instalacji niszczącej dokumenty: Kierowcy-konwojenci dokonują załadunku zapełnionych i zabezpieczonych pojemników na samochód ciężarowy. Odebrane materiały przewożone są najkrótszą drogą do instalacji niszczących. Transport dokonywany jest oznakowanym samochodem zawsze przez dwóch umundurowanych kierowców konwojentów z identyfikatorami. Wszelki personel uczestniczący w wykonywaniu usługi jest sprawdzony pod kątem niekaralności oraz przeszkolony w celu zagwarantowania pełnej poufności i bezpieczeństwa. Osobne instrukcje (plany awaryjne) opisują sposób działania w sytuacjach wyjątkowych jak np. awaria pojazdu. Każdy z samochodów transportujących materiał do zniszczenia posiada telefon komórkowy oraz system gps. e. Rozładunek samochodu: Po rozładunku pojemników z samochodu pomieszczenie, w którym następuje proces niszczenia jest zamykane a następnie następuje zerwanie jednorazowej plomby i opróżniane nad taśmociągiem skierowującym materiały do instalacji niszczącej. 2 Etap: Niszczenie Sposób niszczenia: Pojemniki/kosze lub worki są otwierane i opróżniane bezpośrednio nad taśmociągiem, a materiał bez segregacji skierowany jest do instalacji niszczącej. Materiał poddany jest mechanicznemu zniszczeniu poprzez pocięcie 3 KLASY TAJNOŚCI – dane z najwyższą potrzebą ochrony tajności dla materiałów poufnych według normy DIN 66399, a następnie jest mieszany i poddawany sprasowaniu pod naciskiem 60 ton. DOKUMENTA sieć RHENUS DATA nie uzależnia ceny na usługę niszczenia dokumentów od klasy ich tajności, a dzięki zastosowanej technologii 100% nośników informacji odebranych zostanie zniszczona w czwartym stopniu utajnienia (P4), zgodnie z normą DIN 66399. sposób niszczenia dokumentów a. Kontrola: Proces jest nadzorowany przynajmniej przez dwóch zaufanych pracowników, poinstruowanych pisemnie o obowiązkach zagwarantowania bezpieczeństwa wszystkich czynności podczas procesu niszczenia i zobowiązanych pisemnie do zachowania tajemnicy służbowej. DOKUMENTA sieć RHENUS DATA poddaje się w miejscu niszczenia nośników danych wyrywkowej i stałej kontroli Klienta. Nad bezpieczeństwem wszelkich działań podejmowanych przez spółkę dba pełnomocnik ds. ochrony informacji, który posiada stosowny certyfikat bezpieczeństwa wydany przez ABW. b. Certyfikat zniszczenia: DOKUMENTA sieć RHENUS DATA wystawi i prześle certyfikaty zniszczenia, dokumentując w ten sposób zgodne z umową, kompletne zniszczenie. W certyfikatach wyszczególnione są: numery zerwanych plomb worków lub pojemników ilości lub waga akt przeznaczonych do zniszczenia rodzaj niszczonych nośników danych lokalizacje, z której pochodzą zniszczone materiały 3 Etap: Ekologia DOKUMENTA sieć RHENUS DATA jest prekursorem w rozwijaniu nowych procesów technologicznych dotyczących przetwarzania odpadów i odzyskiwania surowców. Zbiórka i transport są ważne – lecz jeszcze ważniejszy jest ich recykling. DOKUMENTA sieć RHENUS DATA od lat udoskonala metody recyklingu i poszukuje nowych rozwiązań, aby przywrócić do obiegu każdy surowiec nadający się do ponownego wykorzystania. Efektem tych starań jest stale rosnąca ilość wysokiej jakości materiałów otrzymanych drogą recyklingu. Wszelkie materiały papierowe odebrane od Klienta po zakończeniu procesu niszczenia są poddane recyklingowi. REASUMUJĄC: Kompletna cena usługi niszczenia dokumentacji obejmuje: dojazd do klienta załadunek dokumentów niearchiwalnych do pojemników transport do instalacji niszczącej zniszczenie dokumentów wystawienie CERTYFIKATU zniszczenia oraz faktury VAT