Podsumowanie projektu
W dniu 2 czerwca 2015 r. odbyła się w Toruniu konferencja podsumowująca projekt realizowany przez Archiwum Państwowe w Toruniu i Archiwum Państwowe w Bydgoszczy przy udziale Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych.
Uroczystość prowadzili Beata Herdzin, dyrektor toruńskiego archiwum, oraz Eugeniusz Borodij, dyrektor archiwum w Bydgoszczy. Przypomnieli początki i przebieg prac, dziękując przede wszystkim pracownikom obu archiwów, a także licznym współpracownikom zewnętrznym, bez których realizacja szczytnych założeń w czasie bardzo krótkim nie byłaby możliwa. Władysław Stępniak, Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych w słowie wprowadzającym podkreślił rangę i znaczenie projektu nie tylko dla tych archiwów, które go realizowały.
Szczegóły dotyczące założeń i realizacji przedstawił Bolesław Rassalski z archiwum w Bydgoszczy. Po przygotowaniach koncepcyjnych i etapie wyłaniania wykonawców w drodze przetargów przystąpiono do realizacji. W Bydgoszczy przygotowano pracownię do digitalizacji, w której na 9 skanerach na dwie zmiany trwało skanowanie akt dowożonych z Bydgoszczy i trzech pozostałych miejscowości. W sumie zdigitalizowano akta stanu cywilnego z lat 1874-1910, księgi metrykalne parafii rzymskokatolickich z lat 1810-1910 oraz księgi meldunkowe od 1837 r. Ogółem było to 29259 j.a. z archiwum w Toruniu z Oddziałem we Włocławku oraz 17776 j.a. z archiwum w Bydgoszczy z Oddziałem w Inowrocławiu – w sumie 540 m.b. Skany zapisywano w formacie tiff oraz w użytkowym jpeg2000. Efektem jest portal internetowy, na którym umieszczone będą kopie cyfrowe dokumentów z obu archiwów. Będą, bo projekt formalnie trwa do 30 czerwca 2015 r. Skanom towarzyszy baza danych, wyszukiwarka i narzędzie umożliwiające dopisywanie danych – prostych haseł indeksowych i haseł indeksu analitycznego, zgodnych z wytycznymi zatwierdzonymi w 2014 r. przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Planowana jest także implementacja systemu HGIS – geoinformacji historycznej. Po nim zabrała głos Ewa Szczodruch, prezes Kujawsko-Pomorskiego Towarzystwa Genealogicznego. Poinformowała, że od 2014 r. towarzystwo współpracuje z realizatorami projektu, a współpracę oceniła bardzo pozytywnie. Członkowie towarzystwa brali już udział w testowaniu i opiniowaniu systemu, rozpoczęli też indeksowanie przy pomocy przygotowanych modułów. Przy tej okazji mieli okazję przyjrzeć się skanom, których jakość oceniają bardzo wysoko. Na zakończenie E. Szczodruch wyraziła wdzięczność i nadzieję, że portal będzie się rozwijał i służył różnym odbiorcom.
W czasie konferencji, o godz. 12.58, nastąpiło też symboliczne uruchomienie portalu, poprzedzone chóralnym odliczaniem końcowych sekund oczekiwania. Budowę i funkcjonalności portalu pokazał B. Rassalski, zapowiadając, że w czerwcu trwają jeszcze prace przy dodawaniu i walidacji skanów, więc swobodne i prawidłowe korzystanie będzie możliwe raczej od lipca. Zaznaczył, że na razie liczyć się należy z utrudnieniami wynikającymi z roboczego przeciążenia systemu. A portal będzie utrzymywany co najmniej przez kolejnych 5 lat i dodawane będą do niego skany i opisy innych źródeł do badań genealogicznych. W dalszej części Stanisław Błażejewski z archiwum w Bydgoszczy wygłosił referat „Źródła genealogiczne mieszkańców województwa kujawsko-pomorskiego w innych zbiorach”. Opowiedział o dziejach tworzenia ksiąg metrykalnych i stanu cywilnego. Wyjaśnił, że wczesne księgi metrykalne z terenu tego województwa przechowuje pięć archiwów diecezjalnych, a część materiałów znajduje się w instytucjach niemieckich. Zauważył też, że pojedyncze księgi mają w zasobie archiwa państwowe w Koszalinie i Poznaniu. Wspomniał również, że informacji o mieszkańcach szukać można nie tylko w księgach stanu cywilnego, lecz także wielu innych materiałach.
Osoby zabierające głos niejednokrotnie podkreślały zaangażowanie wszystkich uczestników projektu. Pochwały zbierali i pracownicy archiwów, i pracownicy firm wykonawczych. Ich przedstawiciele zabrali głos w ostatniej części konferencji. Opowiadali o swoim wkładzie i realizowanych zadaniach. Adam Wojtkowski prezes EMC Polska, odpowiedzialnej za dostarczenie macierzy, zaznaczył, że w ramach świadczonych usług powstała pierwsza prywatna chmura do digitalizacji. Maciej Chojnacki z Digital-Center opowiadał o przebiegu procesu digitalizacji. Podkreślił, że jego podstawą było przygotowanie materiałów do skanowania przez pracowników archiwów i wspominał, jak wspólnie walczyli z czasem przewożąc (w sumie pokonali 2450 km) i skanując materiały, aby zdążyć wykonać zadanie w wyznaczonym terminie. Podsumował też nieliczne doświadczenia negatywne, które w następnych przedsięwzięciach należy brać pod uwagę. Krzysztof Jurek prezes Logon S.A., firmy odpowiedzialnej za przygotowanie oprogramowania, zaznaczył, że pracownicy firmy zaczęli się utożsamiać z projektem i są przygotowani na kolejnych 5 lat utrzymania portalu i konieczne jego korekty. Stanisław Klunder z Business Online Services Sp. z o.o. skupił się na podkreślaniu pozytywów współpracy oraz zaangażowania przedstawicieli wszystkich uczestników w twórcze rozwiązywanie problemów. Zaznaczył też, że mając do czynienia z instytucjami tak szacownymi i tradycyjnymi jak archiwa, w przygotowanym portalu zastosowano najnowocześniejsze rozwiązania informatyczne. W krótkiej dyskusji końcowej zabrał głos m.in. Janusz Pawelczyk prezes Pomorskiego Towarzystwa Genealogicznego, mówiąc o dotychczasowych dobrych doświadczeniach kontaktów z archiwami w Bydgoszczy, Toruniu i Gdańsku.
Podziękowanie dyrektor Beaty Herdzin przedstawicielom firmy SoftBlue S.A., która dbała o prawidłowy przebieg projektu i której zadaniem jest jeszcze jego ostateczne rozliczenie, było jednym z ostatnich elementów konferencji. Trudno powiedzieć, czy więcej było na niej podziękowań, czy oklasków wyrażających podziw i aprobatę zebranych. Jedne i drugie budowały niezwykle ciepłą i przyjazną atmosferę, której podłoże tkwiło zapewne w pozytywnych doświadczeniach i postawach osób uczestniczących w projekcie.
Tekst Anna Laszuk (NDAP)
Źródło: http://www.archiwa.net
