Gromadzenie i zabezpieczanie dokumentacji w archiwach zakładowych, 24-25 czerwca, Bydgoszcz
X Ogólnopolskie Seminarium Archiwalne zorganizowane zostało przez Sekcję Archiwa Zakładowe SAP, Oddział w Bydgoszczy SAP oraz Archiwum Państwowe w Bydgoszczy. Rozpoczął je Andrzej Jabłoński, przewodniczący Sekcji, witając gości i dziękując osobom szczególnie aktywnym w działalności Sekcji i organizującym dziesięć wydarzeń o charakterze konferencji szkoleniowych. Tegoroczne wydarzenie połączyło uczestników o bardzo różnych doświadczeniach, oferując im różnorodną tematykę wystąpień i okazję do zapoznania się z wieloma aspektami działalności archiwów zakładowych w bardzo szerokim rozumieniu.
Jako pierwszy głos zabrał Eugeniusz Borodij (AP w Bydgoszczy). Przedstawiając „Jednolite rzeczowe wykazy akt - do czego służą?” poruszył kilka spraw – zarówno oczywistych, jak i dyskusyjnych. Podkreślał, że polityka państwa dotycząca zabezpieczenia dziedzictwa archiwalnego powinna uwzględniać różne czynniki – od interesu przyszłych badaczy po ekonomiczne możliwości przechowawców. Za istotne uznał wskazywanie przez Naczelnego Dyrektora materiałów archiwalnych, zaś postępowanie z dokumentacją niearchiwalną proponował powierzyć jej twórcom, którzy powinni uwzględniać wymogi wynikające z wielu przepisów rzeczowych. Sporządzanie wykazów akt, które powinny być elastyczne i modyfikowalne, warto powierzyć twórcom dokumentacji, najlepiej znającym jej specyfikę i mającym możliwość szybkiego reagowania na potrzeby zmian. E. Borodij zgłosił też kilka konkretnych wskazówek, zauważając, że grup zagadnień nie należy dzielić, aby dokumentacja jednej faktycznej sprawy nie była sztucznie dzielona na drobne części formalne, zaś hasła klasyfikacyjne powinny mieć rozłączne kryteria podziału. Rozważał też zalety odejścia od klasyfikacji wyłącznie dziesiętnej.
Kolejna referentka, Małgorzata Rzepecka, również reprezentowała AP w Bydgoszczy. Przedstawiła ona „Współpracę archiwów państwowych z archiwami zakładowymi w świetle doświadczeń Archiwum Państwowego w Bydgoszczy”. Omówiła różne formy współpracy na różnych etapach tworzenia i zabezpieczania dokumentacji. Ogółem pod nadzorem bydgoskiego archiwum znajdują się 282 archiwa zakładowe w 149 państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w 111 samorządowych jednostkach organizacyjnych. W ostatnich latach szczególnie liczne były konsultacje, których w 2012 roku udzielono prawie 2 tysiące. Nowością jest też udział konserwatorów w niektórych kontrolach, zwłaszcza w instytucjach długo przechowujących materiały (urzędy stanu cywilnego, sądy). W żadnej z nadzorowanych jednostek nie jest jeszcze stosowany system EZD, ale używane są różne systemy cząstkowe, co budzi pytania o sposób postępowania z wytworzoną w nich dokumentacją elektroniczną.
„Zasady kształtowania narodowego zasobu archiwalnego na Litwie” przedstawiła Daina Čenytė (Lietuvos Archyvμ departamentas). Poprzedziła je informacjami na temat obecnej organizacji archiwów na Litwie i planów jej zmian oraz zakresu ustawy archiwalnej. 717 instytucji litewskich znajduje się pod nadzorem archiwów. Mają one własne plany dokumentacji, uzupełniane w razie potrzeby. Pojęcie narodowego zasobu archiwalnego na Litwie obejmuje zasób państwowy, a także prywatny i osób fizycznych. Przygotowywane są wspólne przepisy, także dla sfery prywatnej. Określone są zasady przekazywania do archiwów ich dokumentacji oraz jej porządkowania. Przechowywanie dokumentacji, także akt osobowych różnych podmiotów, finansowane jest przez państwo. Rozważane jest utworzenie specjalnego archiwum akt osobowych, co zwolniłoby z obowiązku ich przechowywania wiele ministerstw. W ostatnim czasie skrócono czas przechowywania niektórych akt (np. osobowych z 75 do 50). Często dokumentacja tworzona jest i przechowywana w postaci elektronicznej, a systemy do zarządzania zostały wykonane w ramach projektów finansowanych z funduszy europejskich.
Kolejny referat przedstawiał sytuację w Czechach. Ivo Łaborewicz (AP we Wrocławiu) odczytał tekst, który przygotował Vítězslav Lisec (Okręgowe Archiwum Państwowe w Litoměřicach) pt. „Stan archiwów zakładowych w Czechach z perspektywy Okręgowego Archiwum Państwowego w Litoměřicach”. Tematyka referatu skupiła się wokół archiwów przemysłowych, które powstawały już w latach 20. i 30. XX wieku, mając początkowo charakter kolekcjonerski. Po 1945 r. archiwa takie tworzono w wielu przedsiębiorstwach, czasem były to archiwa zbiorcze. Powstało nawet Zjednoczenie Archiwów Przedsiębiorstw. Zmiany systemowe w podejściu do archiwów zakładowych przynosiły ustawy archiwalne z 1974 i 2004 r. Obecnie zniesiono obowiązek tworzenia takich archiwów przez przedsiębiorstwa prywatne, lecz archiwa państwowe prowadzą rejestry tworzonych przez nie materiałów. W kilku przedsiębiorstwach powstały jednakże archiwa „akredytowane”, mające prawo do wieczystego przechowywania archiwaliów.
W seminarium wzięli też udział przedstawiciele firm produkujących materiały i urządzenia przydatne w pracy archiwalnej. Maciej Chojnacki omówił urządzenia do skanowania dokumentów i procesu digitalizacji. Jego firma Digital-Center Sp. z o.o. ma już 21-letnie doświadczenie w mikrofilmowaniu i 15-letnie w digitalizacji materiałów. Podejmuje się wykonywania kopii cyfrowych materiałów trudnych (i zapisywania kopii na mikrofilmie), do czego wymagane są specjalistyczne skanery. W prezentacji M. Chojnacki przedstawił nie tylko sprzęt, ale i zasady prawidłowego skanowania – od doboru sprzętu i oprogramowania, przez stosowne oświetlenie i dbałość o odzwierciedlenie barw do właściwego zapisu plików i metadanych.
Następnie Maria Wróblewska (TVP Oddział w Bydgoszczy) omówiła „Zasady gromadzenia, udostępniania i zabezpieczania zbiorów archiwum programowego TVP Bydgoszcz oraz ich znaczenie dla obecnego i przyszłych pokoleń”, poprzedzając to krótkim filmikiem o telewizji bydgoskiej, której początki sięgają 1990 roku. Obecnie archiwum zgromadziło ok. 15 000 audycji i 41 500 newsów. Głównie są to materiały regionalnie, wyjątkowe są reportaże z innych krajów i kontynentów, dokąd docierali bydgoscy dziennikarze. M. Wróblewska krótko scharakteryzowała przechowywane materiały i użyte do nich nośniki, problemy z ich odtwarzaniem, plany i realia digitalizacji, a także specyfikę pracy archiwum telewizji. Opieka nad zasobem i jego opracowanie zajmuje tam ok. 30% czasu. Pozostały czas to współpraca z dziennikarzami i udział w produkcji kolejnych materiałów.
W świat dokumentacji ubezpieczeniowej przeniosły uczestników seminarium Aleksandra Adamska-Cerolewicz i Magdalena Kacprzak (Zakład Ubezpieczeń Społecznych), mówiąc o „Funkcjonowaniu magazynu wyznaczonego w Oddziale ZUS w Legnicy”. Ich wystąpienie składało się z kilku części. W pierwszej przedstawiły historię ubezpieczeń w Polsce, począwszy od ustawy z 1933 r. i powstania ZUS w 1934 r. Następnie – po informacji, że ZUS przechowuje obecnie ok. 700 km.b. dokumentacji – omówiły organizację systemu jej przechowywania. Od 2004 r. istnieją 3 składnice regionalne – w Biłgoraju, Ciechanowie i największa w Legnicy. Ulokowano ją tam w budynku użytkowanym wcześniej przez wojska niemieckie, a następnie przez wojska radzieckie, które znacznie go rozbudowały. Ostatnia część wystąpienia poświęcona była omówieniu przechowywanej w nim dokumentacji – zarówno pozostającej nadal w obiegu bieżącym, jak i tej przekazanej już do archiwum zakładowego – a także metodom postępowania po jej przejęciu, od dezynfekcji w największej w Polsce komorze fumigacyjnej, przez opis i rejestrację w systemie, do przekazywania niewielkich części do zniszczenia.
Inny przykład archiwum zakładowego – „Archiwum Ringelbluma - archiwum warszawskiego getta” przedstawiła Eleonora Bergman (Żydowski Instytut Historyczny). Materiały dotyczące losów Żydów w okupowanej Polsce gromadzone były od 1939 r. przez utworzone przez Emanuela Ringelbluma Centrum Badań i Dokumentacji. Znalazły się w nim zarówno materiały zebrane, jak i opracowania autorstwa członków tego nieformalnego instytutu. Większość tych osób nie przeżyła wojny, a Ringelblum został zamordowany w 1944 r. Zbiory zostały ukryte w kilku miejscach. Po wojnie, w 1946 i 1950 r., odnaleziono dwie części ukrytej dokumentacji. Mimo poszukiwań trzecia część nadal pozostaje nieznana. ŻIH podjął się edycji tych dokumentów – z planowanych 34 tomów opublikowano już 13. O randze tego archiwum świadczy fakt, że zostało ono wpisane na listę światową programu Pamięć Świata już w 1999 r., jako jeden z trzech pierwszych polskich obiektów.
Drugiego dnia szczegółowiej poruszano problemy ochrony zasobu. Jako pierwsza wystąpiła Iwona Kotala-Skiba (Archiwum Główne Akt Dawnych, Centralne Laboratorium Konserwacji Archiwaliów) przedstawiając prezentację nieobecnej Iwony Pannenko „Biologiczne czynniki zagrożeń zawodowych w odniesieniu do zbiorów archiwalnych i środowiska pracy archiwistów”, zawierającą m.in. sugestywne obrazy mikroskopijnej szkodliwej flory. Ważna była pierwsza konstatacja, iż wiedza na temat zagrożeń mikrobiologicznych nie jest duża, a ich znaczenie niedoceniane. Malutkie bakterie i grzyby strzępkowe nie zawsze są widoczne gołym okiem, a mogą spowodować duże spustoszenie, bywają chorobotwórcze, alergizujące lub wręcz trujące. Autorka zachęcała do wypracowywania poprawnych zachowań, do działań zapobiegawczych oraz do badań mikrobiologicznych przynajmniej 1-2 razy w roku. Warto zwrócić uwagę, że tematyka referatu dotyczyła zarówno niebezpieczeństw czyhających na zdrowie archiwistów, jak i zagrożeń zasobu archiwalnego.
Następnie I. Kotala-Skiba przedstawiła, na czym polega „Zabezpieczanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej w archiwach zakładowych”. Jako pierwsze główne zagrożenie wymieniła niewłaściwe warunki lokalowe i finansowe (czyli znane wszystkim słowo BRAK), często wynikające z niewłaściwej postawy osób decyzyjnych. Kolejne były czynniki biologiczne – nie tylko mikro, ale także zbyt wilgotne środowisko, owady, a nawet gryzonie. Nieprofesjonalne zachowania osób sprawujących pieczę nad zbiorami (np. podklejanie taśmą klejącą, używanie za małych lub kolorowych pudeł barwiących akta) też mogą przynosić opłakane dla ich stanu skutki. Te przyczyny można starać się eliminować, ale nagłe zdarzenia zewnętrzne zawsze są zaskakujące (powódź, pożar, katastrofa budowlana). Do nich też trzeba być przygotowanym. Jako propozycję przedstawiła autorka przygotowane w CLKA „Koło ratunkowe” z zapisem wskazówek przydatnych w sytuacjach kryzysowych.
„Opiekę nad kolekcją archiwalnych materiałów filmowych. Wprowadzenie do zagadnienia” przedstawiła Monika Supruniuk (Filmoteka Narodowa). Przybliżyła najpierw historię Filmoteki, powstałej w 1955 r., i jej obecne zbiory liczące m.in. ok. 2 000 filmów fabularnych polskich i 15 000 zagranicznych, 100 000 filmów krótkometrażowych i dokumentalnych, ponad 370 000 fotosów. Szczególną uwagę poświęciła rodzajom nośników, na których te filmy zostały zapisane: taśmom celuloidowym – łatwopalnej NITRO i trwalszej ACETO oraz syntetycznej taśmie poliestrowej. Omówiła ich strukturę, zasady przechowywania i procesy niszczenia. Za formę zabezpieczenia uważana jest digitalizacja, której zdecydowanie słabą stroną jest potrzeba olbrzymiej ilości miejsca na przechowywanie plików (1 film fabularny to ponad 10 TB). Digitalizacja często połączona jest z cyfrową restauracją, po której filmy w postaci cyfrowej ponownie zapisywane są na taśmach, uważanych za pewniejsze zabezpieczenie.
Waldemar Listowski (Polskie Radio S.A.) przedstawił „Nowoczesne metody gromadzenia i opracowywania dokumentów audialnych w Archiwum Polskiego Radia”. Poprzedził to ogólną informacją o strukturze archiwum oraz przechowywanych w nim zbiorów. Składa się na nie ponad 1 mln nagrań, obecnie digitalizowanych lub mających natywną postać cyfrową. Zdigitalizowane nagrania zapisywane są w dwóch kopiach – na dysku twardym oraz na taśmie LTO. Ich opisy gromadzone są w Archiwum Cyfrowym opartym na systemie Multimedialnej Radiowej Bazy Danych (MRBD). Znaczenie dokładnych metadanych radiowcy doceniają niemal każdego dnia, poszukując dzięki nim potrzebnych, zazwyczaj „na już”, audycji. Konieczność profesjonalnego przygotowania opisów podkreślał więc W. Listowski zaznaczając, że nie można powierzać tej pracy przypadkowym osobom. Poruszył też kilka zagadnień problematycznych, np. podejście do jednej taśmy, na której jest kilka nagrań – czy w procesie digitalizacji należy je dzielić i z jednej jednostki opisu czynić kilka.
Po jego wystąpieniu Roman Tyrna (Beskid Plus sp.j.) zaprezentował produkty swojej firmy, omawiając przy okazji właściwości teczek i pudeł oraz wskazując, na jakie ich cechy należy zwracać uwagę dokonując zakupu do archiwów. Przypomniał, że opakowania przeznaczone do zabezpieczania materiałów archiwalnych powinny być nie tylko bezkwasowe, lecz także zgodne z normą ISO 16245 Information and documentation. Boxes, file covers and other enclosures, made from cellulose materials, for storage of paper and parchment documents. Za interesujący sposób podejścia do zabezpieczania uznał wpisanie do zarządzenia ministra obrony narodowej z dnia 19 grudnia 2013 r. (w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowanych) parametrów, jakim mają odpowiadać teczki i pudła do przechowywania materiałów w archiwum.
Następnie Anna Domalanus (Archiwum Uniwersytetu Adama Mickiewicza w Poznaniu), w prezentacji „Woda w archiwum. Z doświadczeń Archiwum Uniwersytetu Adama Mickiewicza w Poznaniu” opowiedziała o dramatycznych wydarzeniach, które miały miejsce 8 października 2004 r. i później. Pokazała zdjęcia skutków zalania znajdującego się w piwnicy pomieszczenia z zasobem archiwum oraz trwającej ponad 4 miesiące akcji jego ratowania. Składało się na nią zamrażanie, suszenie i dezynfekcja we Wrocławiu, a następnie mozolne odtwarzanie zespołów, jednostek archiwalnych, a nawet dokumentów, przy czym pomocne okazało się i korzystanie z lampy ultrafioletowej do odczytu, i skanowanie zachowanych fragmentów papieru. W sumie zalanych zostało ok. 600 m.b. materiałów z lat 1920-2002, a końcowe straty ogólne oszacowane zostały na niecałe 10%. Za pozytywny skutek tego zdarzenia uznała poprawę warunków archiwum w nowym lokalu oraz zwiększenie obsady kadrowej. Prezentacja zrobiła duże wrażenie, a sprawna i skuteczna akcja ratunkowa zasłużyła na wyrazy uznania, które wyraziła Iwona Kotala-Skiba.
Jako ostatni zabrał głos Robert Kubaś (Archiwum Senatu RP), w referacie pt. „Problemy ochrony zasobu archiwalnego Senatu Rzeczypospolitej Polskiej” omawiając i dzieje, i zasób tego archiwum. Przyznał, że utworzenie archiwum w 1991 r., po dwóch latach od powołania senatu, było nieco spóźnione i z pierwszej kadencji nie udało się zgromadzić wszelkich materiałów. Obecna struktura zasobu obejmuje: protokoły posiedzeń – coraz bardziej obszerne i obrosłe załącznikami, stenogramy obrad – obecnie udostępniane on-line, materiały komisji senackich oraz materiały audiowizualne, często wykonywane przez pracowników archiwum. Podobnie jak inni referenci poruszał temat zbyt małej liczby pracowników i wielu powierzanych im zadań dodatkowych, łączących się właśnie z tworzeniem późniejszych materiałów archiwalnych w postaci fotografii, nagrań i filmów. Za ciekawe, aczkolwiek też trochę dodatkowe, uznał działania archiwum w ramach projektu Archiwa Przełomu, będącego inicjatywą archiwum Senatu.
Dodatkowy punkt programu stanowiło przedstawienie przez Jolantę Louchin (AP w Warszawie) idei Powszechnej Deklaracji Archiwów i zachęta do zapoznania się z jej treścią oraz udzielenia poparcia. Na zakończenie konferencji odbyła się krótka dyskusja, dotycząca szczegółowych zagadnień ochrony zasobu w pomieszczeniach magazynowych. Po niej organizatorzy wręczyli uczestnikom certyfikaty i poinformowali, że materiały przedstawione na konferencji zostaną opublikowane przez SAP. Zapowiedzieli też, że mimo osiągnięcia w tym roku pięknego jubileuszu, a może także dlatego, w przyszłych latach będą organizowane kolejne konferencje ogólnopolskie.
Pobyt w Bydgoszczy był także okazją do poznania historii i ciekawych zakątków miasta oraz zwiedzenia wystawy „Skarby Archiwum Bydgoskiego”.
Anna Laszuk
Źródło: http://www.archiwa.net
