We współczesnym muzeum organizacja wystawy jest dziełem wspólnym wielu zespołów specjalistycznych. Czas od powstania ogólnej koncepcji merytorycznej wystawy do stworzenia jej projektu  wykonawczego bywa bardzo różny, niekiedy okres ten trwa kilka tygodni, częściej kilka miesięcy, a nierzadko kilka lat. Powodzenie stałej czy czasowej ekspozycji muzealnej zależy w równym stopniu od wizji i kompetencji kuratora, co od spełnienia wielu wymogów, w tym tak istotnych jak wymogi konserwatorskie, wymagania stawiane przez działy prowadzące działalność edukacyjną, warunki budowlane, systemy gwarantujące bezpieczeństwo ludziom i obiektom. Udostępnienie  wystawy dla publiczności jest więc często najbardziej krytycznym momentem całego przedsięwzięcia, kiedy w określonym, zazwyczaj krótkim czasie trzeba połączyć praktykę muzealną z wymogami prawa, zasadami bezpieczeństwa i dobrą prezentacją medialną.

Seminarium PROCEDURY I WARUNKI ODBIORU WYSTAWY I PRZEKAZANIA JEJ DO UDOSTĘPNIENIA PUBLICZNEGO  poświęcone jest odpowiedziom na  takie pytania:  Jak przygotować się do odbioru wystawy? Jakie procedury zaplanować i sformalizować, a jakie pozostawić zdrowemu rozsądkowi pracowników? Kto jest za co odpowiedzialny? Jak zapewnić koordynację działań różnych zespołów nie powodując konfliktu interesów między wygodą zwiedzających a dbałością o eksponaty? Jakie są wymogi prawne,  normy  etyczne i metody współpracy w trakcie najpierw odbioru projektu, a potem udostępniania publicznego wystawy?

 

Program

10:00    Wykład: Procedury odbioru wystawy i przekazania jej do udostępnienia publicznego. Zakres, zasady, dokumentacja, odpowiedzialność a€“ zarys.

Jak przygotować się do odbioru wystawy? Jakie procedury zaplanować i sformalizować, a jakie pozostawić zdrowemu rozsądkowi pracowników? Kto jest za co odpowiedzialny? Jak zapewnić koordynację działań różnych zespołów nie powodując konfliktu interesów między wygodą zwiedzających a dbałością o eksponaty? Jakie są wymogi prawne,  normy  etyczne i metody współpracy w trakcie najpierw odbioru projektu, a potem udostępniania publicznego wystawy?

Jak powinna wyglądać dokumentacja przygotowania i odbioru wystawy oraz  zastosowanie się do  sformalizowanych przepisów p-poż, nie zawsze możliwych do realizacji w muzeach?

Określenie wymogów merytorycznych, przestrzennych, bezpieczeństwa ludzi i obiektów, funkcjonalności w trakcie zadań edukacyjnych i sprecyzowanie ich na etapie zamawiania  projektu wystawy jest początkiem sformalizowanej drogi jej odbioru i udostępnienia dla publiczności po ukończeniu prac. Planowanie okresów przygotowań, tworzenie dokumentacji kolejnych działań i etapów prac, właściwa dokumentacja obiektowa, sieciowe systemy wymiany informacji między zespołami przygotowującymi wystawę  w trakcie realizacji zadań stanowią przygotowywany odpowiednio wcześniej prolog jej formalnego odbioru.

Jakie metody pracy należy wybrać, jak ocenić ich przydatność? Jak pracować zgodnie z zasadami prawno-administracyjnymi, a jednocześnie nie utonąć w czynnościach biurokratycznych?

Dorota Folga-Januszewska, Prezydent Polskiego Komitetu Narodowego ICOM

 

10:45    Wykład: Protokół odbioru wystawy, zamknięcie procedur:

- Kto powinien brać udział w powstawaniu wystawy i później zatwierdzać jej odbiór?

Już na wczesnym etapie przygotowania wystawy należy konsultować projekty z jak najszerszym gronem osób, zapewniając im niezbędne informacje. Pozwala to na uniknięcie wielu spornych i konfrontacyjnych sytuacji w późniejszym etapie projektu, ale również zapewnia już na starcie jasny podział obowiązków i zakresu odpowiedzialności. Jednocześnie taka procedura redukuje potencjalną listę rozbieżności podczas odbioru wystawy.

- Właściwy etalaż wystawy, czyli jaki?

Spełnienie odpowiednich norm (bezpieczeństwa, konserwatorskich, przeciwpożarowych) jest konieczne, ale niewystarczające. Projektując wystawę i etalaż należy uwzględnić również to, czy ekspozycja będzie „przyjazna” dla publiczności, grup szkolnych, przewodników oprowadzających grupy turystyczne.

- Czas, ludzie, pieniądze, czyli co nam może pomóc lub przeszkodzić.

Trzy powyższe czynniki należy uznać zarówno za potencjalne ryzyka, jak i – jeśli uda nam się nimi właściwie zarządzać – za naszych sprzymierzeńców. Jak przekonać współpracowników do projektu, by nie mówili o nim „ich wystawa”, tylko „nasza wystawa”, jaką perspektywę czasową warto przyjąć i jak znaleźć proporcje między pomysłami, a możliwościami (finansowymi)?

- Moc szczegółu, czyli dlaczego niektórych rzeczy nie należy traktować z dystansem.

Myśląc o wystawie, realizując ją i przygotowując się do jej odbioru łatwo zapomnieć o szczegółach, koncentrując się na najważniejszych punktach. Często jednak o sukcesie bądź porażce decydują detale. Na co więc zwracać uwagę i gdzie mogą pojawić się punkty zapalane.

Piotr Górajec, Dyrektor Działu Rozwoju, Muzeum Pałac w Wilanowie

 

11:45    Przerwa

 

12:00    Wykład: Dokumentacja wystawy,  rejestracja odbioru wystawy, umowy wypożyczenia.

Każda organizacja wystawy przez muzeum jest jednorazowym i oryginalnym, ograniczonym w czasie projektem, który wymaga dokumentacji na każdym etapie postępowania, od wstępnych założeń poczynając, na efektach oraz ich oddziaływaniu społecznym i korzyściach kończąc. Można powiedzieć, iż nie ma projektu bez dokumentacji, czyli dokumentacja jest immanentną częścią projektu.

Szczególna kategoria dokumentów odnosi się do rejestrowania zjawisk dotyczących postępowania wobec muzealiów. Na wszystkich etapach projektu tworzona jest więc dokumentacja, której celem jest  formalne udokumentowanie przeniesienia muzealiów i udostępnienia ich publiczności. Celem tej dokumentacji jest także monitorowanie bezpieczeństwa formalnego muzealiów i elementów wystawy w trakcie  udostępniania jej publiczności. 

Dlatego przystępując do realizacji wystawy należy:

- określić  status formalno-prawny  muzealiów, które  planujemy udostępnić publiczności

- sporządzić odpowiednie dokumenty związane z przeniesieniem muzealiów na wystawę oraz przekazaniem wystawy do eksploatacji

- w trakcie eksploatacji wystawy monitorować stan i bezpieczeństwo muzealiów

- stosować procedury wewnętrzne nadzoru nad ruchem muzealiów

- prowadzić ewidencje dokumentacji związanej z eksploatacją wystawy a w szczególności udostępnianiem muzealiów

Agnieszka Jaskanis, Główny Inwentaryzator Zbiorów, Państwowe Muzeum Archeologiczne

 

13:00    Wykład: Ubezpieczenia: procedury, przepisy prawne.

dr Iwona Gredka, Uniwersytet Śląski w Katowicach

 

14:00    Przerwa, lunch

 

14:30    Wykład: Warunki prowadzenia działalności edukacyjnej i udostępnienia wystawy grupom turystycznym, zajęcia edukacyjne z dziećmi i młodzieżą – jakie warunki musi spełniać wystawa.

Muzeum  jest przestrzenią demokratyczną, otwartą dla wszystkich niezależnie od wieku, wykształcenia czy sprawności intelektualnej. Muzeum nie jest przedsiębiorstwem komercyjnym, które ocenia się w kategoriach marketingowych  czyli według ilości sprzedanych  biletów i dochodu z ich sprzedaży czy  sukcesu medialnego wydarzeń. Działalność edukacyjna nie może być oceniana wyłącznie według wyników frekwencji.

- Tworzenie  wystawy:  koncepcja i aranżacja .Współpraca przy tworzeniu wystawy:

- Kurator a edukator.

- Edukator a€“ designer i€“ architekt.

- Rozpoznanie grup publiczności. Zarządzanie przepływem zwiedzających. 

- Formy aktywności edukacyjnej.  Projektowanie form edukacji „pomiędzy” - czyli łączącej harmonijnie formy  adekwatne do tradycyjnego modelu muzeum

i postrzeganiem muzeum jako ośrodka kultury, z panującą atmosferą swobody.

- Przestrzeń/ przestrzenie dla edukacji.

- Komfort wizyty. Komfort zwiedzania. Dostępność informacji. Miejsca relaksu.

- Zwiedzający o specjalnych potrzebach.

Katarzyna Rokosz, Dział Edukacji, Muzeum Narodowe w Warszawie

 

15:30    Wykład: Warunki i standardy konserwatorskie odbioru wystawy.

Odbiór projektu wystawy, w zakresie ochrony konserwatorskiej zabytków eksponowanych w trakcie jej trwania, powinien uwzględniać wszystkie czynniki, mające wpływ na stan zachowania eksponatów. Do czynników tych zaliczamy:

- warunki mikroklimatyczne panujące w salach ekspozycyjnych

- oświetlenie eksponatów

- materiały użyte do konstrukcji etalażu wystawienniczego i wykończenia sal ekspozycyjnych

- gabloty wystawiennicze

- urządzenia elektroniczne (multimedialne) towarzyszące wystawie

Ponadto należy uwzględnić wszelkie działania i zasady postępowania w zakresie właściwego, bezpiecznego transportu i przemieszczania zbiorów zarówno do gmachu muzeum, gdzie będzie odbywać się wystawa, jak i wewnątrz samego budynku, pomiędzy magazynami a salami wystawowymi.

Wobec tak wielu zagadnień, udział konserwatorów powinien być uwzględniony od samego początku tworzenia projektu wystawy.

Dorota Ignatowicz-Woźniakowska, Główny Konserwator, Muzeum Narodowe w Warszawie

 

16:30    Podsumowanie, pytania, dyskusja

 

17:00    Zakończenie seminarium, wręczenie certyfikatów.

 

INFORMACJE ORGANIZACYJNE

Termin: 23 stycznia 2014 r.

Miejsce: Warszawa

Koszt udziału 1 osoby wynosi:

 

750 zł + 23% VAT - przy zgłoszeniach przesłanych do dnia 10 stycznia 2014 r.

850 zł + 23% VAT - przy zgłoszeniach przesłanych od dnia 11 stycznia 2014 r.

 

Powyższy koszt obejmuje: udział w obradach, materiały zawierające omówienie wszystkich wykładów, konsultacje pozaprogramowe, certyfikat udziału, bufet kawowy i lunch w przerwach.

______________________________________________________________________________

Zgłoszenia:

Warunkiem udziału jest przesłanie wypełnionego formularza zgłoszeniowego:

faksem – formularz w załączeniu

bądź elektronicznie: http://www.cpi.com.pl/imprezy/2014/pwow/formularz_mj.php ______________________________________________________________________________

Organizator zastrzega możliwość odmowy przyjęcia zgłoszenia w wybranym terminie ze względu na brak wolnych miejsc. O przyjęciu decyduje kolejność przesyłania zgłoszeń.

Wszelkie informacje można uzyskać pisząc na adres mailto:cpi@cpi.com.pl lub telefonicznie (022) 870-69-78

______________________________________________________________________________

Biuro organizacyjne:

Centrum Promocji Informatyki sp. z o. o. 

tel. /22/ 870 69 78, /22/ 871 85 51

fax /22/ 870 69 95, /22/ 871 85 56 

ul. Międzyborska 50, 04 -041 Warszawa

NIP 526-020-98-40, KRS 0000208659

XIII wydział gospodarczy KRS

Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie

wysokość kapitału zakładowego 50 000