Konferencja odbyła się w auli Instytutu Historii Wydziału Historycznego UAM. Organizatorami byli: Zakład Archiwistyki UAM, Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Sekcja Edukacji Archiwalnej Stowarzyszenia Archiwistów Polskich oraz Archiwum Państwowe w Poznaniu.

Obrady rozpoczęto od prezentacji grona przewodniczącego, w którego skład wchodzili: mgr Henryk Krystek (dyrektor Archiwum Państwowego w Poznaniu), prof. Irena Mamczak-Gadkowska (kierownik Zakładu Archiwistyki IH UAM), prof. Przemysław Matusik (dyrektor Instytutu Historii UAM), prof. Stanisław Sierpowski (były kierownik Zakładu Archiwistyki) oraz prof. Krzysztof Stryjkowski (zastępca dyrektora Archiwum Państwowego w Poznaniu).

Głos na początku zabrała prof. Irena Mamczak-Gadkowska, która przywitała przybyłych gości oraz wyjaśniła powody absencji prof. Władysława Stępniaka, Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, którą było jego uczestnictwo w otwarciu nowego budynku Archiwum Państwowego w Radomiu.

W zastępstwie Naczelnego Dyrektora AP głos zabrał dyrektor Henryk Krystek (APP), który przytoczył przykłady nowych form oddziaływania archiwum poznańskiego na otoczenie. Wspomniał nie tylko o współpracy z firmami i instytucjami, które wytwarzają materiały wchodzące w skład niepaństwowego, ale ewidencjonowanego zasobu archiwalnego, ale także o prowadzeniu szkoleń czy spotkań naukowych, takich jak np. Wielkopolskie Forum Konserwatorów Papieru i Skóry. Dzięki takim akcjom archiwa państwowe otwierają się szerzej na społeczeństwo, a możliwość fotografowania czy dostępu do ogólnodostępnych skanerów w pracowniach naukowych są najlepszym tego przykładem. Dzięki przeobrażeniom zachodzącym w świadomości społecznej archiwa stają się ważnym partnerem, chociażby przy wprowadzaniu systemów związanych z dokumentami elektronicznymi.

Po tym wystąpieniu, moderatorem pierwszej części czwartkowej konferencji został prof. Waldemar Chorążyczewski.

Jako pierwszy głos zabrał prof. Krzysztof Stryjkowski (APP), który w referacie „U źródeł nowych funkcji archiwów” przybliżył słuchaczom problematykę nowych funkcji: w jaki sposób są one umieszczone w strukturach archiwów oraz jak Międzynarodowa Rada Archiwów (ICA) zaleca ich realizowanie. Autor skupił się na funkcjach edukacyjnych, i jako przykłady takiej działalności pokazał strony www archiwów francuskich, które mają specjalnie przygotowaną ofertę edukacyjną dla swoich użytkowników. Na zakończenie autor pokusił się o próbę zdefiniowania nowej funkcji archiwów, określając je jako pochodne zmieniającego się otoczenia i reakcję na zmiany.

Prof. Krzysztof Skupiński (UMCS) w wystąpieniu pt. „Kształcenie archiwistów dla potrzeb archiwów XXI wieku” zarysował problem edukacji informacyjnej. Zmiany w edukacji postępują tak szybko, że należy zastanowić się nad tym jak i kogo kształcić. Uczelnie na ogół wiedzą, jak kształcić kadry dla archiwów historycznych, ale nie wiedzą, jak przygotowanych absolwentów potrzebują pozostałe archiwa, a stanowią one przecież większość rynku pracy. Prelegent zauważył, że archiwiści nie są w stanie przewidzieć, co będzie interesować historyków w dłuższej perspektywie, a sama archiwistyka powinna iść w kierunku nauki informacji.

Dr Agnieszka Rosa (UMK) skupiła się na „Nowym profilu w zawodzie archiwisty – pedagog archiwalny”. Autorka dostrzegła, iż działania edukacyjne, mimo iż są prowadzone od kilku lat, powinny być dostosowywane do potrzeb odbiorców, a wzorce należy w tej materii czerpać m.in. zza granicy. Celem powinno być informowanie użytkowników archiwów o jego zasobach, otwartości i dostępności. Referentka doszła do wniosku, iż archiwa powinny kłaść nacisk na większą współpracę ze szkołami czy wręcz z przedszkolami, a ze strony archiwów role taką powinien spełniać pedagog archiwalny. Tylko specjalnie przygotowana osoba będzie wiedziała, jak w ciekawy sposób przekazać to, co archiwa mogą dać społeczeństwu.

Pierwszą część konferencji zakończyło wystąpienie dr Małgorzaty Szabaciuk (UMCS) pt. „Praktyki studenckie archiwistów i records managerów w UMCS – stan obecny i wyzwania przyszłości”. Prelegentka pokrótce omówiła proces praktyk na reprezentowanej uczelni, przy czym zaznaczyła, że pełnią one ważną, wręcz niezbędną rolę w systemie kształcenia studentów. Jako opiekun praktykantów doceniła rolę praktyk jako połączenie teorii i pracy, co studentom daje możliwość bliższego poznania przyszłych pracodawców: studenci UMCS odbywają praktyki przede wszystkim w Archiwum Państwowym w Lublinie, 

IPN, Browarach „Perła”, zdarzają się też praktyki zagraniczne.

Jeszcze przed przerwą nastąpiła krótka dyskusja, podczas której głos w poruszonych kwestiach zabrali: prof. W. Chorążyczewski (UMK), prof. K. Stryjkowski, dr Hanna Krajewska (Archiwum PAN), dyr. Joanna Chojecka (AP Koszalin), dr M. Szabaciuk dr dr M. Jabłońska (UMK), A. Rosa, dyr. Piotr Dymmel (AP Lublin), Hubert Mazur (AP Kielce), V. Urbaniak (AP Warszawa), dyr. H. Krystek. 

Po przerwie wznowiono obrady.

Jako pierwsza głos zabrała prof. Alicja Kulecka (UW) z referatem zatytułowanym „Użytkownik i jego potrzeby w ewolucji funkcji archiwów”. Wg prelegentki początki nowych funkcji sięgają przełomu lat 80. i 90 XX w., a polegają one przede wszystkim na budowaniu nowego modelu relacji z użytkownikiem. Nową ich cechą jest komercjalizacja, co przejawia się też w nowym słownictwie: klient – użytkownik, pracownia naukowa – Biuro Obsługi Klienta. Prelegentka przywołała też zasadę publiczności archiwów jako czynnik wpływający na rozwój modelu nowych funkcji.

Następnie dr Lucyna Harc (UWr) porównała „Archiwa państwowe w Czechach i w Polsce. Spojrzenie z dwóch perspektyw: użytkownika i dydaktyka archiwistyki”. Autorka porównała sytuację prawna archiwów czeskich (ustawa archiwalna z 2005 r., podległość Ministerstwu Spraw Wewnętrznych) i polskich (ustawa z 1983 r., podległość resortowi kultury). Archiwa czeskie, w odróżnieniu od polskich, posiadają nowoczesną infrastrukturę (nowe budynki). Od dawna, o wiele wcześniej niż w Polsce Czesi wprowadzili uproszczenia w dostępie do archiwaliów, m.in. możliwość fotografowania własnym sprzętem w pracowniach naukowych i zamawiania akt przez Internet. Porównanie dla archiwów polskich wypada niekorzystnie, w Czechach korzystanie z materiałów archiwalnych jest łatwiejsze i przyjaźniejsze.

Prof. Janusz Łosowski (UMCS) przedstawił referat pt. „Praca naukowa w archiwach oraz sposoby jej wspierania”, w którym porównał rozmaite wskaźniki naukowości (liczba osób z tytułami naukowymi, etaty naukowe) z roku 1980 (66 doktorów, 4 habilitowanych) i 2013 (66 doktorów, 8 habilitowanych). Są archiwa, gdzie te wskaźniki znacząco spadły (np. AP Poznań) lub znacząco wzrosły (AP Piotrków Trybunalski). Autor przedstawił propozycje wspierania działalności naukowej w archiwach: przede wszystkim powinno to być zwiększenie liczby etatów naukowych, a przyszli doktorzy łatwiej zmierzą się z nowymi wyzwaniami, które stoją przed archiwami.

Dr Piotr Dymmel (AP Lublin, UMCS) w wystąpieniu „Edytorska działalność archiwów – stare problemy, nowe możliwości” zauważył, iż niektóre archiwa mają w swoich statutach zapisane zadania edytorskie, a technologie cyfrowe mogą te działania wspierać. Jednak digitalizacja nie zastąpi tradycyjnie pojmowanego edytorstwa, wprost przeciwnie, zapotrzebowanie na profesjonalnie opracowane źródła będzie wzrastać. 

Dr Hanna Krajewska (Archiwum PAN) zaprezentowała „Pożytki z archiwum, czyli archiwum pożyteczne”, stwierdzając, że wg badań przeprowadzonych w USA największą wartością archiwum są jego pracownicy, i archiwum jest tym bardziej pożyteczne, im lepsi są pracownicy, a w użytecznym archiwum powinni być zadowoleni użytkownicy. 

Ostatnie wystąpienie pierwszego dnia obrad, autorstwa dr Anny Żeglińskiej (UWM Olsztyn) zatytułowane było „Relacja jako obiekt archiwalny” i było poświęcone oral history i procesowi powstawania tego typu źródeł. Autorka stwierdziła, że być może archiwa państwowe powinny zająć się gromadzeniem takich relacji, gdyż znakomicie dokumentują one życie społeczne i prywatne różnych osób.

Piątkowa część zebrania naukowego otworzył prof. W. Chorążyczewski (UMK), który przedstawił temat: „Archiwum jako wykluczenie, czyli o pradawnych funkcjach archiwów”. Podczas swojego wystąpienia prelegent zaznaczał, że permanentną cechą archiwaliów jest dostępność, a archiwum jako instytucja oddziela je od potencjalnych użytkowników. Po raz kolejny odwołano się więc do zasady publiczności archiwów, która sprawia, że są to (chociażby w założeniu) instytucje otwarte, publiczne i dostępne. A dzisiejsze archiwa są często postrzegane jako instytucje, których pożytek doceniają tylko te osoby, które je tworzą.

Następnie dyrektor NAC, dr Wojciech Woźniak mówił o „Archiwum jako projekcie”. Podczas swojej prezentacji, dyrektor przedstawił tezę, że rozliczne zadania realizowane przez archiwa wymagają nowych metod zarządzania. Za przykład posłużyły projekty związane z digitalizacją, realizowane przez NAC, czyli serwis www.szukajwarchiwach.pl i system ZoSIA. Wymagają one zaangażowania osób z kilku komórek organizacyjnych i charakteryzują się dużą złożonością. Są one zarządzane przy pomocy metodyki PRINCE2. Referent trafnie spostrzegł, że umiejętne zarządzanie projektami stanowi podstawy bezpieczeństwa planowanych zadań, usprawnia ich funkcjonowanie i zwiększa wydajność (oszczędność czasu).

Dr Tomasz Matuszak z Archiwum Państwowego w Piotrkowie Trybunalskim, przedstawił referat pt. „Misja, wizja i strategia – rzecz o zarządzaniu i funkcjonowaniu archiwów”. Punktem wyjścia rozważań była strategia archiwów państwowych, oficjalny dokument NDAP, którego realizacja ma wzmocnić pozycję archiwów w społeczeństwie. Na przykładzie swojego archiwum, funkcjonującym w małym ośrodku omówił metodę zarządzania archiwum jako zespołem i podkreślił znaczenie współpracy z władzami samorządowymi.

Prof. Wiesława Kwiatkowska (UMK) w wystąpieniu pt. „Stara” czy „nowa” metodyka opracowywania zasobu archiwalnego. Co się zmieniło w opracowaniu w XXI wieku?” przedstawiła krótką analizę przepisów metodycznych NDAP wydanych w XXI w. i ich wpływ na opracowanie, także ten związany z wykorzystaniem technik komputerowych. Autorka przedstawiła tezę, iż systemy informatyczne nie zmieniły w znaczący sposób metodyki opracowania, gdyż w zasadzie te same dane, które kiedyś były wpisywane do kart inwentaryzacyjnych, obecnie są wprowadzane do systemów. Archiwiści w dalszym ciągu stosują zasadę proweniencji i nic nie wskazuje, aby mieli od niej odstąpić. 

Przed ostatnią częścią piątkowych wystąpień nastąpiła krótka przerwa, podczas której swoje uwagi wygłosili: prof. Krzysztof Skupieński (UMCS), Przemysław Wojciechowski (APP), Hanna Staszewska (APP) czy prof. Krzysztof Stryjkowski (APP, UAM).

Ostatnią część konferencyjnych wystąpień otworzył referat mgr Anny Domalanus (UAM) pt. „Archiwa uczelniane. Nie tylko składnice akt.” Archiwa uczelniane to w gruncie rzeczy archiwa zakładowe, które mogą jednak posiadać zasób historyczny. Referentka na przykładzie archiwum UAM przedstawiła jego ważniejsze funkcje: prowadzenie prac badawczych w zakresie dziejów uniwersytetu i nauki w regionie oraz popularyzacja wiedzy. Dzięki tej analizie autorka dostrzegła nowe funkcje archiwów uczelnianych: są one elementem procesu dydaktycznego i pełnią funkcję samokształceniową. Na koniec nie zabrakło odwołań do przykładów zagranicznych archiwów uczelni wyższych (m.in. z Kanady, USA czy Czech).

Mgr inż. Damian Kusnik (NAC) zajął się „Problematyką długoterminowego przechowywania danych cyfrowych.” Punktem wyjścia do rozważań nad przedstawionym tematem były trzy pytania, jakie postawił autor: czy można pewne pliki zapisane kilkanaście lat temu dziś odczytać?, czy będzie można je odczytać jutro?, czy zapisane dane będą bezpieczne? Odpowiedzią na tak sformułowane zapytania jest kompromis, który należy osiągnąć poprzez zastosowanie odpowiedniego czytnika, formatu i nośnika. Być może rozwiązaniem problemu długoterminowego przechowywania danych jest mikrofilm, na którym są zapisywane dane cyfrowe, w przeciwnym razie czeka nas wieczna migracja na kolejne nośniki.

Magdalena Niedźwiedzka (UMK) opowiedziała o „Internecie jako narzędziu realizacji wybranych funkcji archiwów”. Referentka pokrótce przypomniała o ważniejszych funkcjach, jakie można wykonywać z wykorzystaniem Internetu: udostępnianiu materiałów, informacja o zasobie, cyfrowe gromadzenie materiałów, zabezpieczania danych.

Program konferencji zamknęło wystąpienie dr Marleny Jabłońskiej (UMK), która zaprezentowała temat „Marketing w archiwach, nowa jakość w nowych czasach.” Mówczyni skupiła się na przedstawieniu (porównaniu) archiwum do firmy, gdzie są produkty (zasób) i usługi (udostępnianie, kwerendy, reprodukcje). Archiwa powinny zadbać o skuteczną promocję swojej marki i wizerunku, a dobrym przykładem tego typu działalności jest NAC.

W trakcie końcowej dyskusji głos zabrali m.in.: dr Małgorzata Biniaś-Szkopek (UAM, BK PAN), dr Marlena Jabłońska, Joanna Chojecka, prof. Janusz Łosowski. 

W czasie całej konferencji wielu dyskutantów powoływało się na zasadę publiczności archiwów jako jedną z najważniejszych w działalności instytucji archiwalnych. Podkreślano też, że nowe funkcje archiwów wymagają nowych metod działania i zarządzania. Ich realizacja, przede wszystkim podejmowanie działań edukacyjnych i popularyzatorskich z pewnością przyczyni się do poprawy wizerunku archiwów w społeczeństwie, a coraz powszechniejszy dostęp do źródeł, m.in. poprzez ich digitalizację i zamieszczanie w Internecie może być tego ważnym przejawem. W tym kontekście konieczne jest zdefiniowanie nowych użytkowników oraz ich potrzeb i oczekiwań wobec placówek archiwalnych i ich oferty. 

Całość obrad wraz z krótkim komentarzem do poszczególnych wystąpień zamknął prof. Krzysztof Stryjkowski, który podziękował wszystkim słuchaczom i wyraził nadzieję, iż kolejne konferencje organizowane przez środowisko archiwistyczne w Poznaniu będą równie udane.

Hanna Staszewska, Michał Serdyński

AP Poznań

 

 

 

Źródło: http://www.archiwa.net