Wystąpienie mec. Stefana Ciszewskiego na konferencji "Działalność przechowalnicza dokumentacji osobowej i płacowej"
Wystąpienie mec. Stefana Ciszewskiego, radcy prawnego Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, poświęcone podstawom prawnym postępowania z dokumentacją osobową i płacową.
Prelegent rozpoczął od omówienia postępowania
z dokumentacją pracowniczą na etapie, gdy ta dokumentacja jest jeszcze związana
z trwającym stosunkiem pracy. Wskazał, że kodeks pracy obliguje pracodawcę do
prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt
osobowych pracowników, a także do przechowywania tej dokumentacji
w warunkach niegrożących jej uszkodzeniem lub zniszczeniem. Pracodawca, który
tych wymogów nie spełnia, naraża się na odpowiedzialność za wykroczenia. Kodeks
pracy przewiduje nałożenie grzywny, którą wymierza sąd w granicach od 1000 do
30 000 zł.
Następnie omówione zostało postępowanie z dokumentacją pracowniczą po
ustaniu stosunku pracy. Prelegent opisał sytuację, gdy dokumentacja, mimo ustania
stosunku pracy, nadal znajduje się u pracodawcy i zgodnie z obowiązującą obecnie
zasadą, wyrażoną w art. 51u ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym
i archiwach, musi być przechowywana przez 50 lat. Mecenas Cimaszewski wskazał
także korespondujący z tym przepisem art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach
i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, który obowiązek 50-letniego
przechowywania dokumentacji nakłada na płatników składek. Przedstawiony został
także sposób postępowania w sytuacji, gdy pracodawca postawiony został w stan
likwidacji, ewentualnie została ogłoszona jego upadłość. Prelegent wyjaśnił,
iż w takim przypadku likwidator albo syndyk masy upadłości ma obowiązek
wskazać podmiot, któremu dokumentacja pracownicza zostanie przekazana
do dalszego przechowania, oraz zapewnić z masy likwidacyjnej czy masy upadłości
środki na przechowanie tej dokumentacji przez wybrany podmiot.
Następnie przedstawione zostały zagadnienia związane z uregulowaniem
modelu prowadzenia działalności gospodarczej polegającej na przechowywaniu
dokumentacji pracowniczej przez przedsiębiorców. Pan mec. Stefan Cimaszewski
omówił okoliczności nowelizacji ustawy. Zwrócił uwagę, iż regulacja ta podlegała
zmianom. W 2003 r., kiedy wszedł w życie rozdział 4a ustawy o narodowym zasobie
archiwalnym i archiwach, zezwolenia na prowadzenie działalności przechowalniczej
wydawane były przez wojewodów, w 2004 r., wraz z ustawą o swobodzie
działalności gospodarczej, wprowadzono rejestry działalności regulowanej
prowadzone przez wojewodów, a od 2006 r. prowadzenie rejestrów działalności
regulowanej w zakresie przechowalnictwa dokumentacji pracowniczej powierzono
marszałkom województw, jako zadanie zlecone z zakresu administracji rządowej.
Kolejnym poruszonym zagadnieniem były szczególne regulacje, jakie ustawa
o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach niesie w stosunku do ogólnych
rozwiązań przyjętych w ustawie o swobodzie działalności gospodarczej, jak również
w kodeksie cywilnym. Mecenas Cimaszewski zwrócił uwagę na fakt, że ustawodawca
wykluczył wykonywanie działalności przechowalniczej przez osoby fizyczne. Mogą
się nią zajmować tylko jednostki organizacyjne, zarówno z osobowością prawną, jak
i jej niemające. Prelegent wyjaśnił także przyczyny przyjęcia takiego rozwiązania.
Jako cechę szczególną rozwiązań prawnych w zakresie przechowalnictwa wskazał
zapisane w ustawie zabezpieczenia dla oddających dokumentację na przechowanie
oraz dla potencjalnych użytkowników dokumentacji złożonej u przechowawców.
Wśród tych zabezpieczeń wymienione zostały:
- wymóg złożenia przez przechowawcę, który wpisuje się do rejestru, oświadczenia,
że nie ma on zaległości podatkowych, zaległości wobec ZUS i nie figuruje w rejestrze
dłużników niewypłacalnych;
- wyłączenie możliwości wchodzenia do władz tych podmiotów osób, które były
wcześniej karane wcześniej za przestępstwa przeciwko mieniu albo przeciwko
wiarygodności dokumentów;
- wykluczenie możliwości zbywania przez przechowawców rejestrowych uprawnień
wynikających z wpisu do rejestru, jak również przenoszenia tych uprawnień
w drodze przekształceń organizacyjno-prawnych;
- wyłączenie spośród stosowanych w odniesieniu do przechowawców regulacji
prawa cywilnego art. 844 § 2, zakładającego możliwość żądania przez przechowawcę
odebrania rzeczy przed upływem terminu oznaczonego w umowie;
- wprowadzenie maksymalnych stawek, jakich przechowawca może żądać
za wydawane kopie i odpisy dokumentacji pracowniczej. Jest to rozwiązanie
podyktowane faktem, iż w odniesieniu do dokumentacji konkretnego pracodawcy
przechowawca występuje w roli monopolisty;
- w przypadku likwidacji lub upadłości przechowawcy zobowiązanie likwidatora
lub syndyka do zapewnienia środków na przechowywanie dokumentacji do końca
wymaganego prawem okresu. W przypadku upadłości ustawodawca ustalił, że
środki na przechowywanie dokumentacji pracowniczej są uprzywilejowane
w kategoriach wierzytelności, w taki sposób jak należności podatkowe.
Prelegent wspomniał także o aktach wykonawczych do przepisów rozdziału
4a ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, wśród których wymienił
trzy rozporządzenia ministra właściwego do spraw kultury i dziedzictwa
narodowego, dotyczące: maksymalnych stawek opłat pobieranych za odpisy i kopie
z dokumentacji pracowniczej, kwalifikacji osób zatrudnianych przy wykonywaniu
działalności przechowalniczej przez przedsiębiorców, warunków przechowywania
dokumentacji.
Na zakończenie mec. Cimaszewski omówił art. 51z ustawy o narodowym
zasobie archiwalnym i archiwach, który umożliwia Naczelnemu Dyrektorowi
wydanie w postępowaniu administracyjnym decyzji nakazującej przekazanie
dokumentacji pracowniczej do wskazanego archiwum państwowego. Decyzja taka
może zostać wydana w sytuacji, gdy dokumentacja jest zagrożona zniszczeniem,
a nie ma podmiotu, który na podstawie przepisów prawa byłby zobligowany do jej
przejęcia.
Źródło: http://www.archiwa.gov.pl
