Konferencję otworzył prof. dr hab. Władysław Stępniak, Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych.

W imieniu własnym oraz prezesów Zakładu Ubezpieczeń
Społecznych – Zbigniewa Derdziuka oraz Michała Jonczynskiego – powitał
zebranych i przedstawił główny cel konferencji. Zwrócił uwagę, iż w 2013 r. zamknęła
się dekada zarządzania problemami dokumentacji osobowej i płacowej, które zostały
zawarte w nowelizacji ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. W ocenie
Naczelnego Dyrektora jest to nie tylko czas pozwalający na dokonanie
podsumowania, ale także moment, w którym powinno dojść do spotkania
z przedstawicielami urzędów marszałkowskich. Ciąży bowiem na nich poważna
odpowiedzialność a zaniechania w prowadzonej działalności w zakresie rejestracji
i kontroli przechowawców dokumentacji osobowej i płacowej pociągają za sobą
szereg dotkliwych dla społeczeństwa skutków!
Naczelny Dyrektor zwrócił także uwagę na rolę Zakładu Ubezpieczeń
Społecznych, który okazał bardzo duże zainteresowanie inicjatywą zorganizowania
spotkania i wystąpił jako jego współorganizator. Zachęcił także zebranych do
skorzystania z okazji założenia własnego konta na Platformie Usług Elektronicznych
ZUS.
Następnie Naczelny Dyrektor odniósł się do sytuacji byłych pracowników
ponad 27 tysięcy zlikwidowanych zakładów pracy, którzy w celu uzyskania
informacji, gdzie mogą otrzymać poświadczenia niezbędne do celów emerytalnorentowych,
muszą odwołać się do pomocy archiwów państwowych, urzędów
marszałkowskich i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Przywołał dane dotyczące
liczby instytucji zajmujących się zarządzaniem i przechowywaniem dokumentacji
osobowej i płacowej nieistniejących pracodawców. Wśród tych jednostek wymienił
organy założycielskie, zobowiązane na mocy prawa do przejmowania
i udostępniania dokumentacji pracowniczej. Uznał, że wprowadzony na mocy prawa
system zarządzania tą dokumentacją w przypadku likwidacji pracodawców
funkcjonuje sprawnie. Archiwa Państwowe nie przejęły dotąd żadnej dokumentacji
w wyniku likwidacji czy upadłości zakładu pracy. Problemy pojawiają się

w odniesieniu do przedsiębiorców, którzy na drodze działalności usługowej zajmują
się przechowywaniem dokumentacji osobowej i płacowej. Jest ich w Polsce
ponad dwustu. Specjalne działania, prowadzone na podstawie wyroków sądowych,
podjęte zostały dotąd w odniesieniu do trzech prywatnych przechowawców tej
dokumentacji. Zgromadzoną przez nich dokumentację zabezpieczono na mocy
decyzji Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.
Odnosząc się do nowelizacji ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych,
Naczelny Dyrektor wspomniał o wynikającej z niej zmianie sposobu postrzegania
przez archiwa państwowe problematyki zarządzania dokumentacją. Do tego
bowiem momentu archiwa do swoich zasobów przejmowały wyłącznie materiały
archiwalne. Naczelny Dyrektor przybliżył zebranym najistotniejsze aspekty
aktywności archiwów państwowych związane ze sferą państwowego zasobu
archiwalnego, który w Polsce wytwarzają państwowe i samorządowe jednostki
organizacyjne. Wyjaśnił, że spośród 90 000 takich jednostek organizacyjnych archiwa
państwowe typują ok. 10%, które zobowiązane są do prowadzenia archiwów
zakładowych. Spośród dokumentacji wytwarzanej przez te jednostki na wieczyste
przechowywanie kwalifikuje się ok. 4%. Zwrócił także uwagę na widoczną tendencję
do zwiększenia ilości materiałów archiwalnych i jednoczesne ograniczone
możliwości archiwów państwowych.
Podkreślił, iż włączenie archiwów państwowych, na mocy nowelizacji ustawy
archiwalnej z 2002 r., do grona instytucji zajmujących się problemami dokumentacji
osobowej i płacowej było novum w ich działalności. Na mocy tej nowelizacji archiwa
państwowe zostały zobowiązane do przejmowania i zabezpieczania dokumentacji
osobowej i płacowej na podstawie postanowień sądowych. Zgodnie z zapisami
ustawy w przypadku likwidacji pracodawcy dokumentacja pracownicza trafia do
Archiwum Państwowego Dokumentacji Osobowej i Płacowej, natomiast
w przypadku likwidacji przechowawcy dokumentację przejmuje właściwe
terytorialnie archiwum państwowe lub to, które wskaże Naczelny Dyrektor.
Naczelny Dyrektor określił minione 10 lat jako okres gromadzenia
doświadczenia w zakresie systemu zarządzania dokumentacją zlikwidowanych
pracodawców. Zwrócił uwagę, że nowelizacja była aktem bardzo spóźnionym,
a okres kilku lat przed jej wprowadzeniem niósł za sobą fatalne skutki dla stanu
zachowania dokumentacji osobowej i płacowej, a także dla osób potrzebujących tej
dokumentacji.
Następnie Naczelny Dyrektor odniósł się do problemu nierzetelnych
przechowawców, którzy przejmowali dokumentację pobierając wynagrodzenie za 50
lat przechowywania i lokowali ją w różnych przypadkowych, nieprzystosowanych
pomieszczeniach, czego konsekwencje są dzisiaj dotkliwie odczuwalne. Odnosząc się
do kwestii przejmowania dokumentacji pracowniczej przez archiwa państwowe
podkreślił, że przejęcie przez nie dokumentacji przechowawców nie oznacza
zakończenia postępowań prawnych w celu uzyskania środków na zarządzanie
udostępnianiem tej dokumentacji. Naczelny Dyrektor i wskazani przez niego
dyrektorzy archiwów państwowych w takich przypadkach działają w imieniu
Skarbu Państwa.

Źródło: http://www.archiwa.gov.pl