Taśmy magnetyczne, do których zaliczamy m. in. nagrania na kasetach audio i wideo, taśmy szpulowe dźwiękowe i komputerowe, magnetyczne dyski twarde, dyskietki komputerowe, składają się zazwyczaj z magnetycznej warstwy tlenku chromu, żelaza lub aluminium przyklejonej do taśmy poliestrowej. Najbardziej narażona na zniszczenie spowodowane reakcją hydrolizy i utlenianiem jest właśnie warstwa klejąca. Jakakolwiek utrata czy zniekształcenie magnetycznych tlenków powoduje utratę zapisanych w formie namagnetyzowanych cząsteczek danych.
Nośników magnetycznych nie należy bez potrzeby przenosić i przekładać. Powierzchni taśm czy dyskietek komputerowych nie powinno się dotykać, a w przypadku gdy okaże to się koniecznością, należy bezwzględnie założyć rękawiczki chirurgiczne. Odradza się stosowania powszechnie dostępnych zestawów do czyszczenia taśm i dyskietek, a w celu czyszczenia lub naprawy zanieczyszczonych lub uszkodzonych taśm najlepiej zatrudnić specjalistę. Taśmy i dyskietki powinny być przechowywane w indywidualnych opakowaniach, do których po użyciu powinny niezwłocznie powrócić. Nigdy też nie można umieszczać etykiet za pomocą spinaczy lub taśmy samoprzylepnej bezpośrednio na kasetach, szpulach czy dyskietkach. W żadnym razie nie wolno pozwolić, aby taśma lub jej końcówki ciągnęły się po podłodze, a do jej sklejania lub zabezpieczania końcówek nie należy stosować taśmy samoprzylepnej ogólnego użytku. Taśmy należy także okresowo przewijać, przy czym należy pamiętać, aby były przewinięte zawsze do końca.
Wszystkie taśmy należy opisać. Sprzęt odtwarzający konserwować zgodnie z zaleceniami producenta. Ścieżkę przesuwu taśmy należy regularnie czyścić, a sprzęt odtwarzający i same taśmy chronić przed kurzem. Natomiast taśm uszkodzonych nie należy udostępniać, a informacje na nich zawarte przenieść na inny nośnik.
Trzeba pamiętać, że dyskietki nie są nośnikiem informacji o charakterze archiwalnym. W przypadku informacji na nośnikach cyfrowych konieczne jest też systematyczne sporządzanie kopii zapasowych, które następnie dla bezpieczeństwa należy przechowywać poza budynkiem archiwum. Natomiast taśmy dźwiękowe, wideo oraz taśmy komputerowe wymagają okresowego odświeżania i kopiowania. W tym celu należy co 3-5 lat dokonywać przeglądu jakości zapisu, a skopiowaną taśmę-matkę wykorzystywać wyłącznie do sporządzania kolejnych kopii. Same kopie zaś należy sporządzać na wysokiej jakości taśmie poliestrowej w najczęściej używanym formacie. Trzeba też pamiętać, że dźwiękowe taśmy-matki do przechowywania archiwalnego powinny mieć postać szpulową.
Taśmy i dyskietki nie mogą być przechowywane w pobliżu pola magnetycznego, nie wolno ich np. kłaść na sprzęcie elektrycznym. Nośniki magnetyczne powinny być przechowywane w sterylnych warunkach, a sam personel powinien zostać zaopatrzony w ochraniacze na obuwie. Szpule i kasety z taśmą magnetyczną nie powinny być wystawione na działanie promieni słonecznych. Powinno się je przechowywać w pozycji pionowej, przy czym szpule powinny zostać zabezpieczone nakładkami hamującymi przesuwanie taśmy. W żadnym razie nie należy przechowywać taśm w koszulkach czy pudełkach kartonowych niskiej jakości, które mogą zawierać kwasy, ani w pudełkach winylowych zawierających chlorki. Szpule do archiwalnego przechowywania taśm magnetycznych o wewnętrznej średnicy min. 10 cm powinny być wykonane z plastiku niezawierającego plastyfikatorów i związków chloru. Każda szpula powinna też zostać zabezpieczona w osobnym pudełku dopasowanym do jej formatu.
Nośniki magnetyczne należy przechowywać w suchych i chłodnych pomieszczeniach, w których temperatura waha się między 15-18 stopni C, a wilgotność względna wynosi 30-40% RH. Przy wilgotności powyżej 40% RH następuje przyspieszenie procesu degradacji warstwy klejącej taśmy. Taśmy trzeba także chronić przed nagłymi zmianami temperatury. W przypadku, gdy między pomieszczeniem magazynowym a pomieszczeniem, w którym taśma jest odtwarzana, istnieje różnica temperatur większa niż 8 stopni C, należy aklimatyzować taśmę w pomieszczeniu odtwarzania przez godzinę na każde 10 stopni różnicy.
Źródło: Zasady postępowania z materiałami archiwalnymi. Ochrona zasobu archiwalnego, wyd. NDAP, Warszawa 2006
