Kod kreskowy to graficzna reprezentacja informacji poprzez kombinację ciemnych i jasnych elementów, ustalona według przyjętych reguł budowy danego kodu. Jego zadaniem jest umożliwienie automatycznego wczytywania informacji za pomocą czytników elektronicznych.
W trakcie czytania kodu, światło pochodzące z czytnika jest odbijane przez jasne elementy kodu (przerwy), a pochłaniane przez jego ciemne elementy (kreski, pola). Światło odbite od przerw powoduje powstanie w czytniku słabszych sygnałów elektrycznych, natomiast w wyniku braku odbicia (kreski) powstają sygnały silniejsze. W zależności od grubości kresek różna jest też długość trwania poszczególnych sygnałów.
Kody kreskowe pozwalają archiwiście na identyfikację obiektów, którym można nadać adres (np. konkretnych pokoi), identyfikację relacji usługowych poprzez nadawane usługobiorcom numery GSRN oraz znakowanie kuponów, kwitów zwrotnych, rachunków, przesyłek kurierskich, recept oraz stron internetowych.
Obecnie na rynku są dostępne czytniki kodów kreskowych diodowe, laserowe, oparte o kamery video oraz radiowe. W zależności od przeznaczenia można sobie wybrać najbardziej odpowiedni typ. W przypadku biur i bibliotek godny polecenia jest ręczny, diodowy czytnik CCD-83 zaprojektowany do pracy we wszelkich aplikacjach o małym i średnim natężeniu odczytu kodów kreskowych. Czytnik jest łączony z komputerem za pomocą interfejsu klawiaturowego standardu PC XT/AT, PS/2. Opcjonalnie dostępny jest interfejs RS232 do połączeń z komputerami oraz terminalami kasowymi. Czytnik CCD-83 charakteryzuje się dużą szybkością odczytu i dekodowania, szerokim polem odczytu rzędu 80 mm, małym poborem energii, dużą odpornością na uszkodzenia mechaniczne. Cechuje go również duża elastyczność w zakresie konfiguracji czytanych symbolik kodów kreskowych, parametrów transmisji, formatu przesyłanych danych oraz parametrów odczytu i wyzwalania. Właściwy odczyt kodu w przypadku czytnika CCD-83 sygnalizowany jest dźwiękiem włączeniem diody LED.
Również ręczny laserowy czytnik nowej generacji QS-2500 jest przeznaczony do pracy w biurach, może być także używany w magazynach archiwalnych o średnim natężeniu odczytu kodów kreskowych. Bardzo dobry układ optyczny pozwala na odczytywanie kodów słabo i niewyraźnie wydrukowanych. Czytnik automatycznie rozpoznaje wiele popularnych symbolik kodu kreskowego, a dzięki wbudowanej pamięci Flash istnieje możliwość uaktualnienia wewnętrznego oprogramowania skanera. Czytnik QS-2500 posiada jedną, interfejsową wersję przy zastosowaniu klawiatury PC AT/PS2, RS232 lub USB. Może być wyzwalany ręcznie przyciskiem lub automatycznie odczytywać kody kreskowe po umieszczeniu w specjalnej podstawce. Odporna na wstrząsy konstrukcja układu skanującego wytrzymuje upadek skanera z wysokości do 1,5 m.
Natomiast w przypadku pracy w aplikacjach wymagających dużej swobody pracy operatora w obrębie stanowiska zbierania danych wart polecenia jest radiowy czytnik kodu kreskowego będący częścią zestawu PowerScan RF. W jego skład wchodzi laserowy czytnik kodu kreskowego z radiowym modułem nadawczo-odbiorczym oraz ze stałej bazowej połączonej kablem z komputerem lub terminalem kasowym. Komunikacja radiowa może odbywać się w zasięgu do 46 m, dostępnych jest 10 kanałów radiowych wybieranych programowo. W obszarze zasięgu radiowego może pracować wiele czytników radiowych oraz stacji bazowych. Poszczególne czytniki wymieniają dane tylko z przypisaną wcześniej stacją bazową. Każda stacja bazowa oznaczona jest unikatową etykietą z kodem kreskowym, po przeczytaniu której zestawiany jest tor radiowy czytnik – stacja bazowa. PowerScan RF może korzystać z wielopunktowej łączności radiowej, gdy jedna stacja wymienia dane z kilkoma czytnikami. W trybie wielopunktowym może pracować do 8 czytników z jedną stacją bazową. Zestaw spełnia wymagania na stopień ochrony IP54. Obudowa, amortyzowany układ skanujący oraz układy elektroniczne wytrzymują powtarzalne upadki z wysokości do 2 m.
W archiwach spotykamy oprócz dokumentacji aktowej dokumentację mechaniczną. W takich przypadkach godnym polecenia jest skaner przenośny MS-Q Quadrus, który świetnie nadaje się do odczytywania kodów z powierzchni o niskim kontraście, takich jak metal, plastik, szkło. Skaner jest dostępny w dwóch wersjach optycznych. Skanery MS-Q Quadrus mogą pracować w trzech konfiguracjach, jako wersja przewodowa, wersja Batch i Bluetooth. Komunikacja z systemem komputerowym poprzez port USB, opcjonalnie przez port RS232 lub Bluetooth. Skaner wytrzymuje powtarzalne upadki z wysokości do 2 m.
W razie konieczności można zakupić moduł skanujący MS-3 Engine do zabudowy w urządzeniach obcych, łatwy w integracji i sterowaniu. Moduł jest wyposażony w dwukierunkowe łącze szeregowe i pamięć Flash, może być dynamicznie konfigurowany w miejscu instalacji. Moduł sprzedawany jest w wersji dekodowanej i niedekodowanej.
Istnieje wiele typów czytników (zwanych również skanerami), różnią się one między sobą zasięgiem i szybkością odczytu oraz odpornością. Obecnie, w warunkach masowego przyrostu produkcji aktowej, zakrojona na szeroką skalę informatyzacja archiwów i digitalizacja zbiorów niejako „wymusza” na archiwistach korzystanie z wszelkich nowinek technologicznych które mogą znacząco ułatwić im zarządzanie narastającym zasobem. W związku z tym coraz większego znaczenia nabiera również archiwistyka cyfrowa. Ostatnio nawet pojawiły się na rynku nowoczesne systemy informatyczne wspomagające zarządzanie dokumentacją aktową w magazynie archiwalnym, wykorzystujące technologię kodów kreskowych do identyfikacji zewidencjonowanych (wczytanych do bazy) jednostek archiwalnych.
