W przypadku archiwów zakładowych mamy niestety niejednokrotnie do czynienia z wieloletnimi zaniedbaniami. Współcześnie spotyka się jeszcze dosyć często archiwa mieszczące się w zawilgoconych piwnicach lub suterenach.
Tymczasem przecież stan przechowywanych tam akt decyduje w dużej mierze o jakości narastającego zasobu, a oszczędności w odniesieniu do archiwów zakładowych dają się odczuć dopiero po latach, co było ostatnio szczególnie widoczne przy okazji poszukiwania akt potrzebnych do wyliczenia kapitału początkowego. W świetle Ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 1983 r. Nr 38, poz. 173) kierownicy państwowych jednostek organizacyjnych zobowiązani są zapewnić odpowiednie przechowywanie i zabezpieczanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej. Warunki jakie powinny panować w archiwum szczegółowo określa Rozporządzenie Ministra Kultury z 15 lutego 2005 r. w sprawie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz. U. z 2005 r. Nr 32, poz. 284). Obecnie w przypadku gdy 30 % użytkowników nie jest zadowolonych z panującego w danym obiekcie mikroklimatu, mówi się o syndromie chorego budynku. W związku z tym wyposażenie archiwum koniecznie powinno zawierać odpowiednie urządzenia regulujące wilgotność!
Jeżeli już jednak archiwum znajduje się w piwnicy lub suterenie, które są szczególnie podatne na skraplanie się wody na ścianach, należy bezwzględnie zastosować osuszacze które zasysają wilgotne powietrze i usuwają z niego wilgoć. Istnieją osuszacze domowe oraz przemysłowe, na potrzeby zawilgoconego archiwum wystarczający jest przenośny osuszacz domowy, który ogranicza skraplanie się wody na ścianach, zapobiega rozwojowi pleśni i grzybów, pozwala uniknąć niszczenia dokumentów oraz utrzymuje stały poziom wilgoci. Koszt osuszacza domowego nie powinien przekraczać 2000 zł, w przypadku jednak zawilgoconych pomieszczeń jest to wydatek niezbędny! Na rynku są dostępne osuszacze różnego typu, najczęściej stosowane są osuszacze kondensacyjne i adsorpcyjne. Pierwsze schładzają powietrze poniżej punktu rosy – następuje wówczas kondensacja (skraplanie) pary wodnej. Skropliny ściekają do specjalnego zbiornika lub są odprowadzane do kanalizacji. Możliwe jest również bezpośrednie odprowadzanie skroplin ze zbiornika do kanalizacji za pomocą specjalnego węża. Skropliny ze zbiornika nie mogą być używane do żadnych celów! Po przejściu przez skraplacz powietrze jest ponownie ogrzewane, dzięki czemu do pomieszczenia trafia suche powietrze o temperaturze bardzo zbliżonej do temperatury powietrza w pomieszczeniu. Drugie wyposażone są w specjalny wirnik, pokryty materiałem silnie pochłaniającym wodę (najczęściej silikożele, czyli odpowiednie związki krzemu). Dzięki temu odpowiednio schłodzone powietrze oddaje wilgoć. Aby zregenerować warstwę żelu, przepuszcza się przez nią nagrzane powietrze z zewnątrz (tzw. regeneracyjne). Pobiera ono na powrót wilgoć z żelu i odprowadza na zewnątrz.
Osuszacze przeważnie wyposażone są w higrostaty, urządzenia sterujące umożliwiające utrzymanie stałego poziomu wilgoci. Higrostat mierzy jej poziom i włącza osuszacz w momencie gdy jest on wyższy niż zaprogramowany. Osuszacze kondensacyjne ze zbiornikiem mają sygnalizację stanu napełnienia zbiornika, sygnał dźwiękowy powiadamia wówczas o konieczności jego opróżnienia.
Parametrami pracy osuszacza są: wydajność osuszania podawana w kilogramach na godzinę [kg/h], co oznacza ilość usuniętych kilogramów wody na godzinę, oraz przepływ wody wyrażony w m3/h. Osuszacz domowy DH 20, zupełnie wystarczający w przypadku zawilgoconego archiwum, charakteryzuje się następującymi parametrami: 20 l/24 h(30 0C, 80 % wilgotności).
Urządzenia te zasilane są najczęściej z sieci elektrycznej 230 V/50 Hz, przy czym gniazdko musi być uziemione, i w zależności od parametrów pracy pobierają moc od kilku do kilkuset kilowoltów. Osuszacz powinien być oddalony od ściany ok. 15-20 cm (dokładne zalecenia powinien podać producent) w celu zapewnienia swobodnego przepływu powietrza, a podczas jego pracy, z tego samego zresztą powodu, nie należy otwierać okien.
Bardzo ważna jest również odpowiednia wentylacja, najlepiej za pomocą wentylatorów elektrycznych. Ostatnio na rynku pojawiły się wentylatory higrosterowane, które sterują poziomem wilgoci w pomieszczeniu. W tym miejscu wspomnieć należy iż nowe, szczelne okna mogą zakłócać prawidłową wentylację, co może być jedną z przyczyn zawilgocenia pomieszczeń. Należy wówczas zainstalować nawiewniki okienne. Pomieszczenie powinno być również wietrzone w celu zapewnienia lepszego przepływu powietrza. W tym miejscu należy wspomnieć także o różnego rodzaju filtrach, czyli innymi słowy oczyszczaczach powietrza.
Podstawowym aktem prawnym regulującym kwestię wentylacji jest Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 12.04.2002 r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie. Bardziej szczegółowe parametry zawierają natomiast Polskie Normy: PN-83/B-03430/Az3:2000 oraz PN-73/B-03431.
Najbardziej komfortowa jednak jest sytuacja, w której większość dokumentów została zeskanowana i jest przechowywana w odrębnym miejscu. W związku z tym coraz częściej obok tradycyjnych archiwów coraz częściej spotykamy archiwum elektroniczne. Digitalizacja oznacza zatem przetwarzanie oryginalnych dokumentów na ich cyfrowe odpowiedniki, i pozwala na ich maksymalne zabezpieczenie. Do dyspozycji mamy tutaj dwie metody: dokument może zostać najpierw zmikrofilmowany, następnie zaś skanowane są klatki mikrofilmu, lub po prostu skanuje się bezpośrednio oryginały.
Niezależnie od kosztów, które się z tym nierozerwalnie wiążą, jest to jedyny sposób zabezpieczenia ważnych dokumentów. Na rynku pojawiło się ostatnio sporo programów pozwalających obsługiwać zeskanowane dokumenty, wśród których na uwagę zasługuje program „Archiwum zakładowe” firmy Arisco, który posiada wbudowany specjalistyczny moduł, przeznaczony do profesjonalnego podglądu skanów.
