Przegląd pomocy archiwalnych zaczniemy od inwentarza archiwalnego, jednej z najważniejszych form pomocy archiwalnych, sporządzanej z reguły dla jednego zespołu archiwalnego, będącej odzwierciedleniem układu materiałów w całym zespole, i ułatwiającej szybkie dotarcie do interesującej nas jednostki.
Inwentarz kartkowy składa się z uporządkowanych kart inwentarzowych, a każda karta odpowiada jednej jednostce inwentarzowej. Inwentarz książkowy poprzedzony jest wstępem, który zawiera takie informacje, jak dzieje ustrojowe twórcy zespołu archiwalnego, dzieje zespołu, jego charakterystykę archiwalną (granice chronologiczne, terytorialne, stan zachowania itp.), zawartość zespołu, oraz analizę opracowania całości. Na część właściwą inwentarza książkowego składają się opisy jednostek archiwalnych, uporządkowane zgodnie z zasadami przyjętymi w archiwistyce. Na opis jednostki w inwentarzu książkowym składa się sygnatura, tytuł oraz daty skrajne. Inwentarz książkowy może zostać również opublikowany. Natomiast w przypadku, gdy mamy do czynienia z zespołem archiwalnym, którego część zaginęła lub została zniszczona, sporządzamy inwentarz idealny uwzględniający całość materiałów archiwalnych, scalający zespół pod względem informacyjnym. Z kolei inwentarz realny odnosi się tylko do materiałów zachowanych w danym zespole. Należy wspomnieć tutaj jeszcze o inwentarzu topograficznym (rozstawniczym) wskazującym dokładne miejsce przechowywania materiałów archiwalnych.
Pomocą archiwalną, która gromadzi informacje o jednostkach archiwalnych dotyczących konkretnego zagadnienia, wchodzących w skład zespołu, jego części lub wielu zespołów, jest katalog archiwalny.
Wykaz haseł sporządzanych w formie kartkowej lub książkowej, obejmujących jeden lub wiele zespołów, pozwalający na szybkie dotarcie do poszukiwanych materiałów, zawiera skorowidz archiwalny. Jednym z rodzajów skorowidza jest indeks archiwalny złożony z haseł i odsyłaczy, którymi są sygnatury jednostek zawierających informacje na podany w haśle temat. Wyróżniamy indeksy rzeczowe, osobowe i geograficzne, a wybór odpowiedniego indeksu uzależniony jest od treści archiwaliów. Indeks obejmować może część zespołu, cały zespół, bądź też kilka zespołów, i odnosić się może zarówno do poszczególnych zespołów, jak i jednostek archiwalnych. Kolejnym rodzajem skorowidza jest repertorium archiwalne zawierające charakterystykę treści poszczególnych archiwaliów z podaniem wskaźników liczbowych (sygnatur, numerów stron).
Najdokładniejszą formą skorowidza, odnoszącą się do treści poszczególnych dokumentów, zawierającą ich regesty, daty oraz sygnatury dla pojedynczych dokumentów, a sygnatury i numery stron dla dokumentów wchodzących w skład jednostki archiwalnej, jest sumariusz archiwalny.
Do publikowanych form pomocy archiwalnych należy także przewodnik archiwalny ujmujący archiwalia grupowo, sporządzany przy wykorzystaniu dokładniejszych pomocy archiwalnych.
Przewodnik po archiwum, jak sama nazwa wskazuje, opisuje zasób danego archiwum, charakteryzując w skrócie poszczególne zespoły lub zbiory, zawiera jego historię, dane adresowe oraz warunki korzystania z materiałów archiwalnych. Przewodnik po zespole (zbiorze) archiwalnym zawiera opis poszczególnych, wyodrębnionych tematycznie części zespołu, gdzie na opis składa się numer kolejny, tytuł grupy rzeczowej, daty skrajne, opis treści grupy rzeczowej oraz sygnatura. W przypadku, gdy dany zespół uległ rozproszeniu, zadaniem przewodnika jest jego scalenie w sposób idealny. Z kolei przewodnik tematyczny ujmuje materiały dotyczące wybranego zagadnienia. Ostatnim rodzajem przewodnika jest przewodnik historyczno-ustrojowy obejmujący materiały archiwalne wytworzone podczas funkcjonowania urzędów konkretnej władzy, niezależnie od miejsca przechowywania i stanu zachowania.
Źródło: Pomoce archiwalne na www.wikipedia.pl
