Przepisy dotyczące dokumentacji pracowniczej zawiera Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 1 czerwca 1996). Powołując się na Kodeks Pracy, określa się tam rodzaje informacji i dokumentów występujących w typowej teczce akt osobowych.

Pracodawca zobowiązany jest do przechowywania w aktach osobowych pracownika odpisów lub kopii składanych dokumentów. Pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów tych dokumentów tylko do wglądu lub w celu sporządzenia ich odpisów lub kopii.

Pracodawca sporządza umowę o pracę przynajmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje pracownik, a drugi włącza się do jego akt osobowych. Pracodawca jest zobowiązany do pisemnego potwierdzenia rodzaju i warunków umowy zawartej z pracownikiem.

Pracownik przed podjęciem pracy powinien przedłożyć pisemne potwierdzenie zapoznania się z treścią regulaminu pracy oraz przepisami i zasadami BHP, jak również z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w obowiązujących dla danego rodzaju pracy ustawach.

W razie konieczności pracodawca zobowiązany jest wystawić pracownikowi legitymację służbową, przepustkę lub inny dokument upoważniający pracownika do przebywania na terenie zakładu pracy lub załatwiania spraw służbowych poza zakładem.

W przypadku, gdy świadectwo pracy przedłożone przez pracownika zawiera wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę, pracodawca powinien o zatrudnieniu takiego pracownika komornika prowadzącego postępowanie egzekucyjne oraz pracodawcę, który wydał świadectwo (art. 884 § 3 Kodeksu postępowania cywilnego).
Pracodawca zobowiązany jest założyć i prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika akta osobowe, składające się z trzech części:
• część A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie;
• część B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika;
• część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane; każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.
Pracodawca zobowiązany jest także do gromadzenia dokumentacji dotyczącej chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze z i do pracy, jak również świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami.

Pracodawca powinien także założyć i prowadzić odrębnie dla każdego pracownika:
• kartę ewidencji czasu pracy;
• imienną listę wpłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą;
• kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia.W przypadku następstwa prawnego nowego pracodawcy w stosunkach pracy nawiązanych przez poprzedniego pracodawcę, dotychczasowy pracodawca zgodnie z Kodeksem Pracy powinien przekazać akta osobowe pracownika oraz pozostałą dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy pracodawcy przejmującemu pracownika.

Powyższe Rozporządzenie zostało niedawno uzupełnione Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej zmieniającym rozporządzenie w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika z 22 czerwca 2006 r. (Dz. U. Nr 125 z 2006 r., poz. 869).

W dobie archiwistyki cyfrowej teczki osobowe są wprowadzane do różnego rodzaju baz danych. Zazwyczaj są one skonstruowane w ten sposób, że można podać jednego tylko aktotwórcę. W przypadku gdy dana osoba przeszła do innego zakładu z całą teczką, chociaż powinna tylko ze świadectwem pracy, jako aktotwórcę należy podać jednostkę organizacyjną zdającą teczkę do archiwum.

Źródło: Krzysztof Stryjkowski, Akta osobowe i ich wartość w praktyce archiwum zakładowego i składnicy akt