Archiwami zakładowymi zaczęto się w naszym kraju interesować stosunkowo niedawno, w związku z czym obecnie jeszcze często mamy do czynienia z archiwami, które mieszczą się w wydzielonym pomieszczeniu budynku biurowego lub administracyjnego, gdzie akta zalegają nierzadko w nieładzie, lub po prostu całe archiwum stanowi szafa z dokumentami, często nawet odpowiednio nie zabezpieczona, do której dostęp mają osoby postronne.
Sytuacja taka jest wynikiem wieloletnich zaniedbań w stosunku do archiwów zakładowych, braku świadomości archiwalnej i niedoceniania wagi problemu oraz powierzania opieki nad aktami osobom do tego nieprzygotowanym, często po prostu sekretarkom. W wyniku takiego właśnie lekceważącego stosunku do spraw archiwalnych można jeszcze dosyć często znaleźć ważne akta dotyczące niejednokrotnie osób w dalszym ciągu aktywnych po prostu na śmietniku. Sytuacje takie są szczególnie rażącym naruszeniem ustawy o ochronie danych osobowych, mogą być również niebezpieczne w przypadku dostania się ważnych danych w niepowołane ręce, wówczas bowiem mogą one zostać wykorzystane do różnego rodzaju wymuszeń lub szantażu, a w przypadku informacji poufnych lub tajnych mogą być nawet złamaniem tajemnicy służbowej bądź państwowej. Tymczasem za właściwe gromadzenie, przechowywanie, zabezpieczanie i udostępnianie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej odpowiedzialni są w świetle Ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 1983 r. Nr 38, poz. 173) kierownicy państwowych jednostek organizacyjnych. Niestety ważne akta, np. prokuratorskie mogą także stać się przedmiotem kradzieży, np. podczas ich przewożenia.
Bardzo często jeszcze spotyka się archiwa zakładowe ulokowane w zawilgoconych piwnicach i suterenach, gdzie obok ciasnoty lokalowej uniemożliwiającej w zasadzie właściwe postępowanie z aktami, do czynienia mamy z wilgocią ujemnie wpływającą zarówno na człowieka, jak i na przechowywaną dokumentację. Sygnałem zagrożenia są tutaj pojawiające się na ścianach pleśń i grzyby. Warunki higieniczne w pomieszczeniach archiwum również wpływają na jakość powietrza i rozwój mikroflory, w związku z tym należy je stale monitorować, ponieważ są główną przyczyną infekcji. W takiej sytuacji trudno jest też mówić o higienie i bezpieczeństwie pracy. Warunki jakie powinny panować w archiwum szczegółowo określa Rozporządzenie Ministra Kultury z 15 lutego 2005 r. w sprawie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz. U. z 2005 r. Nr 32, poz. 284).
Przyczyną powyższego stanu są niestety, obok wymienionych już, niedostateczne nakłady finansowe, każdy bowiem przedsiębiorca stara się w pierwszej kolejności zapewnić sobie dostawy potrzebnych mu materiałów, będące gwarancją ciągłości produkcji, oraz zbyt dla swoich towarów, na dalszy plan spychając sprawy archiwalne. Tymczasem niedocenianie wagi problemu i lekceważący stosunek do własnej dokumentacji daje o sobie znać dopiero w dłuższej perspektywie czasu.
Należy również dążyć do pełnej informatyzacji archiwów, gdyż współcześnie jest to niezbędny warunek zapewnienia właściwego obiegu dokumentacji w warunkach jej masowego przyrostu. Elektroniczny obieg dokumentów w przedsiębiorstwach i instytucjach reguluje współcześnie ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. 2006 r. Nr 12, poz.65 i Nr 75, poz. 501) oraz ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2002 r. Nr 144, poz. 1204). Obecnie jednak archiwiści borykają się przede wszystkim z ciągle niedoskonałym prawem archiwalnym, brakiem uregulowań dotyczących miejsca archiwum zakładowego w strukturze jednostki organizacyjnej, niską świadomością archiwalną pracodawców, niską nadal rangą swojego zawodu, często z brakami w zaopatrzeniu archiwów w chociażby podstawowy sprzęt komputerowy czy nawet problemami lokalowymi.
Niestety w dalszym ciągu mamy niewielu archiwistów posiadających pełne kwalifikacje, a ich brak jest również jedną z wielu przyczyn obecnego, niezadowalającego stanu wielu archiwów zakładowych. Zdobycie odpowiedniego wykształcenia gwarantują jedynie studia archiwistyki na bazie nauk historycznych lub specjalistyczne kursy. O rodzaju wykształcenia niezbędnego archiwiście mówi Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 6 czerwca 2003 r. w sprawie rodzaju wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz dokumentów potwierdzających posiadanie praktyki zawodowej, wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności związane z dokumentacją osobową i płacową pracodawców (Dz. U. z 2003 r. Nr 108, poz. 1016). Obecnie coraz większego znaczenia nabiera również znajomość przez archiwistów nowoczesnych technologii komputerowych, którą można zdobyć w ramach podyplomowego studium archiwistyki w zakresie komputeryzacji i biurowości, a także na różnorodnych kursach.
W związku jednak z ostatnimi przemianami prawno-ustrojowymi i naszym przystąpieniem do Unii Europejskiej sytuacja powyższa powoli acz systematycznie zaczyna ulegać poprawie. Obecnie już w większości archiwów państwowych działają sekcje archiwów zakładowych, co pozwala mieć nadzieję na poprawę stosunku przedsiębiorców do własnej produkcji aktowej i wzrost ich świadomości archiwalnej. Niektóre z archiwów państwowych posiadają już instrukcje postępowania w sytuacjach kryzysowych, np. w przypadku zalania. Dopóki jednak przedsiębiorcy będą przeznaczać na sprawy związane z odpowiednim zabezpieczeniem własnej dokumentacji niedostateczne nakłady finansowe, dopóty nie można oczekiwać radykalnej poprawy.
