Współcześnie mamy do czynienia z sytuacją, w której niekontrolowani przez nikogo prywatni przechowawcy przejmują dokumentację upadających państwowych przedsiębiorstw. Jest to niedopuszczalne.
Brak miejsca w magazynach archiwalnych stanowi obecnie poważny problem, który w dużej mierze wpływa na kształtowanie narodowego zasobu archiwalnego. Niedostatek powierzchni magazynowej uniemożliwia często zachowanie cennej dokumentacji, która powinna być przechowywana wieczyście. Dotyczy to w szczególności teczek osobowych powstałych przed 1960 rokiem.
Teczki osobowe zamknięte przed 1960 rokiem, stanowiące cenny materiał do badań historycznych, socjologicznych, statystycznych, genealogicznych, powinny zostać zakwalifikowane do kat. A. Zabiegające obecnie o wymagającą jedynie wybrakowania dokumentację z tego okresu prywatne firmy przechowalnicze natychmiast przestałyby się nią interesować. Równocześnie archiwa państwowe zmuszone byłyby do jej przejęcia. Byłoby to bardzo korzystne rozwiązane, ponieważ teczki te oprócz cennego materiału badawczego, stanowią często jedyną podstawę uznania różnorakich roszczeń. Niestety, jednym z głównych argumentów przeciwko takiemu rozwiązaniu jest właśnie brak miejsca w magazynach archiwalnych.
Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku jako jedyne w naszym kraju przejmuje dokumentację pracowniczą w przypadku wydania przez sąd, na wniosek syndyka lub likwidatora przedsiębiorstwa, postanowienia o braku środków finansowych na jej przechowywanie do końca prawnie określonego terminu. Obecna rezerwa magazynowa APDOP wynosząca 35 kmb może okazać się niewystarczająca.
W teczkach osobowych powstających współcześnie znajdują się prawie wyłącznie kopie dokumentów, a zawarte w nich informacje dostępne są także w kilku innych miejscach. W dzisiejszych elektronicznych systemach kadrowych znaleźć można informacje bardziej szczegółowe i aktualne aniżeli w teczkach osobowych, które służą już raczej tylko do celów kontrolnych. Skoro obecnie dokumentację pracowniczą przechowuje się głównie w postaci elektronicznej, to czy nie można by również zdigitalizować teczek osobowych sprzed 1960 r.? Poza tym ważne dokumenty i dane osobowe można przecież przechowywać w chmurze, co zresztą już teraz staje się coraz powszechniejsze. Przechowywanie dokumentów w chmurze i na płytach CD czy nośnikach optycznych mogłoby chociaż w części zrekompensować niedostatek powierzchni magazynowej. Dotyczy to zarówno archiwów państwowych, jak i zakładowych.
Współcześnie dla potrzeb archiwów państwowych adaptuje się niewielkie budynki, co jest kosztowne i nie zapewnia w stopniu zadowalającym bezpieczeństwa zbiorów. Zamiast tego można by utworzyć centrum magazynowe na ok. 100 kmb akt, do którego trafiać będą materiały kat. A. Podobne centrum możnaby utworzyć dla wszystkich jednostek organizacyjnych w danym województwie, które pełniłoby rolę zakładowego archiwum zbiorczego. Wiąże to się ze znacznymi nakładami finansowymi w początkowym okresie, jednak w dłuższej perspektywie czasowej okazałoby się rozwiązaniem bardziej efektywnym i racjonalnym, pozwalającym zachować większą ilość cennej dokumentacji, a przede wszystkim pozwoliłoby uniknąć sytuacji, w których prywatni przechowawcy, którzy nawet nie znajdują się ewidencji, przejmują dokumentację państwowych przedsiębiorstw.
Źródło: Louchin Jolanta, Masowość dokumentacji personalnej…, w: Dokumentacja masowa, Z problematyki kształtowania zasobu archiwalnego, oprac. pod red. Ireny Mamczak-Gadkowskiej i Krzysztofa Stryjkowskiego, wyd. Instytut Historii UAM, Poznań 2012, ss. 177-186.
