Kilka razy porządkowałem zaniedbane i porzucone archiwa zakładowe, i wiem, że często jest to duży problem, w czym zresztą utwierdzają mnie liczne zapytania od użytkowników niniejszego serwisu, którzy stają przed zadaniem uporządkowania zaniedbanego archiwum. Generalnie najlepiej wówczas spisać całą dokumentację na spisach zdawczo-odbiorczych, można wcześniej przeprowadzić OSINT w celu znalezienia ewentualnych wcześniejszych spisów
OSINT W ARCHIWUM ZAKŁADOWYM - Archiwistyka.pl , i stosować się do wytycznych AP. Można też poprosić o pomoc AI (to wcale nie żart!); ja zadałem Gemini AI pytanie: "Jak uporządkować zaniedbane archiwum zakładowe?". Oto odpoowiedź:
Uporządkowanie zaniedbanego archiwum zakładowego to duże wyzwanie, ale systematyczne podejście krok po kroku pozwoli przywrócić w nim pełny ład i zgodność z przepisami. Poniżej znajdziesz kompleksowy przewodnik, który ułatwi Ci to zadanie.
Etap 1: Audyt i ocena stanu faktycznego
Zanim przystąpisz do fizycznego układania dokumentów, musisz dowiedzieć się, z czym masz do czynienia.
Inwentaryzacja przestrzeni: Sprawdź, w jakich warunkach przechowywana jest dokumentacja (czy nie grozi jej wilgoć, pleśń lub szkodniki).
Przegląd zawartości: Zorientuj się, czy dokumenty są pogrupowane tematycznie, czy leżą w całkowitym bezładzie.
Identyfikacja braków: Sprawdź, czy archiwum posiada podstawową dokumentację, taką jak jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA) oraz instrukcję kancelaryjną.
Etap 2: Analiza prawna i kwalifikacja akt
Każdy dokument w firmie ma określony czas, przez jaki musi być przechowywany (okres archiwizacji), wynikający z przepisów prawa (m.in. Kodeksu pracy, ustawy o rachunkowości).
Kategorie archiwalne:
Kategoria A: materiały archiwalne podlegające trwałemu przechowywaniu (przekazywane do archiwum państwowego).
Kategoria B: dokumentacja niearchiwalna (techniczna, finansowa, pracownicza), która po upływie wymaganego czasu może zostać zniszczona. Dopisek obok litery (np. B5, B50) oznacza liczbę lat przechowywania.
Oddzielenie dokumentów przeterminowanych: Dokumenty, których okres przechowywania już minął, należy odłożyć z przeznaczeniem do domisyjnego zniszczenia (wymaga to zazwyczaj zgody Archiwum Państwowego w przypadku kategorii A lub procedury wewnętrznej dla kat. B).
Etap 3: Porządkowanie i ewidencjonowanie (Prace właściwe)
Gdy wiesz, co zostaje, a co nadaje się do brakowania, czas na fizyczne poukładanie akt.
Segregacja według JRWA: Ułóż dokumenty zgodnie z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt obowiązującym w firmie. Jeśli go nie ma, stwórz prosty, logiczny podział na działy (np. Kadry i Płace, Księgowość, Administracja).
Oczyszczenie akt: Usuń zbędne elementy metalowe (zszywki, spinacze, bindowania plastikowe), które z czasem niszczą papier, i przełóż dokumenty do teczek wiązanych lub pudeł archiwalnych.
Opisanie jednostek: Każda teczka powinna posiadać czytelny opis: pełną nazwę wytwórcy, nazwę komórki organizacyjnej, lata skrajne (rok rozpoczęcia i zakończenia sprawy), kategorię archiwalną oraz numer pozycji z spisu.
Etap 4: Stworzenie ewidencji i archiwum cyfrowego (opcjonalnie)
Spis zdawczo-odbiorczy: Sporządź dokładny spis akt dla każdej teczki trafiającej do archiwum. Spis tworzy się w dwóch egzemplarzach (dla przekazującego i przejmującego).
Wprowadzenie bazy danych: Warto przenieść spisy do arkusza kalkulacyjnego (np. Excel), co ułatwi późniejsze wyszukiwanie dokumentów.
Etap 5: Bezpieczeństwo i procedury na przyszłość
Zasady dostępu: Ustal, kto ma klucze do archiwum i kto odpowiada za wypożyczanie dokumentów (prowadzenie rejestru udostępnień).
Warunki techniczne: Zadbaj o regały, odpowiednią wentylację oraz zabezpieczenia przeciwpożarowe.
Wskazówka: Jeśli archiwum jest ogromne, a firma dysponuje budżetem, warto rozważyć zatrudnienie zewnętrznej firmy archiwistycznej, która przeprowadzi tzw. reanarchizację profesjonalnie i szybko.
Czy interesuje Cię szczegółowe omówienie konkretnego etapu, np. jak długo należy przechowywać wybrane dokumenty księgowe lub pracownicze?
