Właściwie i zgodnie z przepisami przeprowadzone brakowanie pozwala uniknąć w przyszłości wielu poblemów; natomiast jego głównym powodem jest po prostu brak miejsca w magazynach archiwalnych. Proces brakowania wyczerpująco przedstawiają archiwa państwowe na swoich stronach; oczywiście na rynku działają również firmy świadczące usługi utylizacji dokumentacji. Jak wskazuje na swoim blogu Centrum Archiwistyki: "Każda firma i instytucja codziennie generuje ogromne ilości dokumentów – od faktur i umów po korespondencję i akta osobowe. Z czasem niektóre z nich tracą na znaczeniu i stają się zbędnym obciążeniem dla archiwów. Brakowanie dokumentacji, czyli proces selekcji i niszczenia niepotrzebnych akt, odgrywa kluczową rolę w utrzymaniu porządku oraz zapewnieniu zgodności z przepisami prawa. Niewłaściwe postępowanie z dokumentacją może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych oraz organizacyjnych. [...] "

 Brakowanie dokumentacji – jak zgodnie z prawem niszczyć dokumenty?

 Brakowanie dokumentacji - zlecanie usługi na zewnątrz