"Organy państwowe, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz państwowe i samorządowe jednostki organizacyjne, niezależnie od tego czy są wytwórcami materiałów archiwalnych czy wyłącznie dokumentacji niearchiwalnej, mają obowiązek:
zapewnienia odpowiedniej ewidencji, przechowywania oraz ochrony przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą dokumentacji, która w nich powstaje oraz jest do nich nadsyłana i składana – w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw.
określenia w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych albo dyrektorem właściwego Archiwum Państwowego przepisów kancelaryjnych i archiwalnych – tj. instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego (składnicy akt);
brakowania (niszczenia) dokumentacji niearchiwalnej za zgodą dyrektora właściwego Archiwum Państwowego po okresie jej przechowywania (określonym w jednolitym rzeczowym wykazie akt lub kwalifikatorze dokumentacji) oraz po uznaniu przez organ lub jednostkę organizacyjną, że dokumentacja ta utraciła dla nich znaczenie (w tym wartość dowodową);
utworzenia i prowadzenia archiwum zakładowego – jeżeli wytwarzają materiały archiwalne albo składnicy akt – jeżeli wytwarzają wyłącznie dokumentację niearchiwalną. [...] "
