Najważniejsze zadania Oddziału I Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego

Przepisy kancelaryjno-archiwalne

Zgodnie z art. 6 ust. 2 Ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach – Dz.U. 2019 poz. 553 z późn. zm., organy państwowe, państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego, oraz samorządowe jednostki organizacyjne w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych określają trzy rodzaje przepisów:

• instrukcję kancelaryjną definiującą szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w jednostce oraz regulującą postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją;

• jednolity rzeczowy wykaz akt, którego zadaniem jest klasyfikowanie dokumentacji powstającej i zgromadzonej w jednostce jednolicie i w systemie dziesiętnym oraz kwalifikowanie dokumentacji do odpowiednich kategorii archiwalnych. Jednolity rzeczowy wykaz akt może być uzupełniony o kwalifikator dokumentacji, który określa kwalifikację archiwalną jednego rodzaju lub typu dokumentacji;

• instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt regulującą postępowanie w archiwum zakładowym/składnicy akt z dokumentacją spraw zakończonych, niezależnie od techniki jej wytworzenia, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych.

Wyżej wymienionych przepisów nie stosuje się do: organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki, organów powiatu i starostw powiatowych, organów samorządu województwa i urzędów marszałkowskich oraz organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy.

Archiwa państwowe mogą również dokonać uzupełnienia jednolitych rzeczowych wykazów akt, jeśli jest to niezębne do klasyfikacji nowych zadań.

Przykładowa klasyfikacja i kwalifikacja dostępna jest na stronie internetowej Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych: https://archiwa.gov.pl/poznaj/dla-instytucji-i-firm/zarzadzanie-dokumentacja/przepisy-kancelaryjne-i-archiwalne/klasyfikacja-i-kwalifikacja-dokumentacji/

Kontrole archiwalne:

Kontrola archiwalna to kontrola postępowania z materiałami archiwalnymi i z dokumentacją niearchiwalną, powstałą i zgromadzoną w organach i jednostkach organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1 Ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2019 r., poz. 553), bez względu na miejsce i tytuł prawny przechowywania tych materiałów.

Z kontroli wyłączone są jednostki posiadające archiwa wyodrębnione.

Kontrole przeprowadzane są w organach państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych oraz organach samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych, oraz innych pomiotach, które przechowują materiały archiwalne stanowiące państwowy zasób archiwalny.

Procedura przeprowadzenia kontroli została określona w art. 21a-21d ww. Ustawy."

 

 Oddział I – kształtowania narodowego zasobu archiwalnego – Archiwum Państwowe w Toruniu