Wprowadzony po przeprowadzce niemieckiego parlamentu z Bonn do Berlina system zarządzania dokumentami funkcjonował początkowo jako DOMEA (Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-geschtützen Geschäftigung)...

(...) dla odróżnienia od DOMEA-System firmy CSA Solution, i został zastosowany w administracji federalnej we współpracy z archiwum federalnym, nawiązując do koncepcji „biura bez papieru” (Papierloses Büro) lub „biura ubogiego w papier” (Papierarmes Büro).

Celem projektu DOMEA było wprowadzenie elektronicznego przetwarzania dokumentów do jednostek administracji państwowej. Koncepcję niemieckiej wersji systemu opracował Urząd Koordynacji i Doradztwa Rządu Federalnego ds. Informatyki w Administracji (KBSt), który dalej rozwinął ją pod kątem nowych wyzwań z zakresu informatyki i technologii komunikacyjnych.

System Zarządzania Dokumentami (Dokumentenmanagementsystem) służy wspomaganemu systemem zarządzania bazami danych administrowaniu dokumentami elektronicznymi. Pod tym pojęciem rozumie się zarządzanie pierwotnie przeważnie papierowymi dokumentami w systemie elektronicznym. Jednak w przypadku dokumentów papierowych mówimy raczej o systemie zarządzania spuściznami piśmienniczymi. W celu lepszego rozróżnienia tych dwóch systemów używa się obecnie w odniesieniu do elektronicznego zarządzania dokumentami także określenia EDM (Elektronisches Dokumenmanagementsystem). W tym miejscu wspomnieć należy, że niemiecki system zarządzania dokumentami elektronicznymi DOMEA stanowi komponent rozległego amerykańskiego Enterprise Content Management ECM.

Systemy Zarządzania Dokumentami Elektronicznymi oznaczają kompleksowe systemy bazujące na serwerach baz danych, serwery danych przechowujące dokumenty poddane elektronicznej obróbce, wielostopniowy system archiwizacji, który zakłada przechowywanie dokumentów elektronicznych w ich ostatecznym kształcie, serwery konwersji, które ten ostateczny stan przekształcają w długoterminowy format danych, oraz serwery komunikacyjne, które zarządzają transakcjami do centralnego systemu na płaszczyźnie procesów sieciowych.

Dostęp do centralnego systemu zapewniają programy-klienci bazujący na technologii serwerów-klientów, a ostatnio także technologii stron internetowych, które w sposób zdecentralizowany są połączone z systemem sieciowym komputera osobistego użytkownika, względnie jego przeglądarki internetowej, za pomocą sieci pytania użytkownika przesyłają dalej i przez sieć przyjmują pytania systemu, wyświetlając je użytkownikowi.

Z rozległym zarządzaniem dokumentami wiążą się także inne wymagające obsługi wykwalifikowanego personelu usługi, jak dział zarządzania procesami, dział skanów, centrala drukowania oraz centrum rozdziału druków, usługi związane z formalną kontrolą importu i exportu dokumentów, a także system gorącej linii (Hotline).

Ponowne wyszukiwanie zapewnia nie tylko system zarządzania dokumentami, ale także słowniki słów kluczowych (systemy klasyfikacyjne, tezaurus), klasy dokumentów oraz odpowiedni ich podział przy zapisywaniu.

Kompleksowość systemu w porównaniu do zapisu dokumentów na zwykłych serwerach danych w wewnętrznej sieci danego przedsiębiorstwa sprawia, że system wymaga większego nakładu pracy wszystkich współpracowników zapisujących dokumenty przy jego pomocy.

Prawdziwa wartość systemu ujawnia się dopiero w momencie gdy dokumenty po dłuższym okresie, zgodnie z ustawowymi wymaganiami, muszą zostać ponownie odnalezione. Dzięki funkcji ponownego wyszukiwania można wówczas uniknąć finansowych sankcji. Współcześnie, w dobie coraz powszechniejszego zastosowania archiwistyki cyfrowej, znaczenie systemu którego głównym zadaniem jest ujednolicenie standardu zarządzania dokumentami w różnych jednostkach, jest dla niemieckich archiwistów nie do przecenienia.

Modułowa budowa systemu umożliwia stopniowe przechodzenie od elektronicznego ewidencjonowania dokumentów cyfrowych do elektronicznego zarządzania procesami. Dzięki temu możliwa jest realizacja różnych zadań z zakresu zarządzania procesami, począwszy od elektronicznego ewidencjonowania, poprzez tworzenie elektronicznej dokumentacji, a skończywszy na elektronicznym zarządzaniu procesami. Natomiast dzięki zintegrowaniu Internetu z intranetem stworzono warunki nowoczesnego e-government, a tym samym zostały spełnione zadania stawiane przed nowoczesną administracją publiczną.


Źródło: www.wikipedia.de