" [...] Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest systemem teleinformatycznym służącym do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Wykorzystywany jest on również do oznaczania faktur numerem identyfikującym przydzielonym przez sam system oraz weryfikowania zgodności faktur z określonym wzorem. System niejako zwalnia podatników z archiwizacji faktur, ponieważ wszystkie faktury będą składowane przez okres 10 lat na serwerze Ministerstwa Finansów, jednak w razie konieczności ich dłuższego przechowywania, podatnik musi to zrobić we własnym zakresie. Przedsiębiorcy korzystający z KSeF mogą liczyć na skrócenie okresu zwrotu VAt-u z 60 do 40 dni. Trzeba jeszcze wspomnieć o ograniczeniu szarej strefy poprzez wyeliminowanie faktur papierowych. [...] "
ELEKTRONICZNA WYMIANA DANYCH KOMUNIKATY EDI
Aktualna oferta firm zajmujących się przesyłaniem komunikatów EDI. Odbieraniem, przekształcaniem, przesyłaniem, archiwizowaniem.
RAPORT
Sporządzony przez: Arkadiusz Zając
Dla:....................
Elektroniczna Wymiana Informacji
W Polsce z EDI korzystają wszystkie duże sieci handlowe, wiele zakładów produkcyjne i dystrybutorzy. Niektóre sieci handlowe wymieniają ze swoimi dostawcami nawet do kilkudziesięciu tysięcy dokumentów miesięcznie. Wśród największych użytkowników EDI w Polsce należy wymienić sieci takie jak Biedronka, Auchan, Carrefour, Lidl, Castorama, OBI, Rossmann. Tylko tych kilku gigantów handlu detalicznego w Polsce wraz ze swoimi dostawcami tworzy sieć firm-użytkowników EDI o skali kilku tysięcy.
EDI leży u podstaw Rynku Elektronicznego - technologii stanowiącej podłoże takich strategii, jak Stałe Uzupełnianie Zapasów (Continuous Replenishment) w sektorze detalicznym, JIT (Just-In-Time) w sektorze produkcyjnym, śledzenie transportu w dystrybucji, oraz płatności elektroniczne w każdym ze środowisk rynkowych.
EDI umożliwia natychmiastowe przekazywanie informacji, które są zawarte w typowych dokumentach handlowych. Zastosowanie standardowych i akceptowanych na całym świecie formatów danych zapewnia, że wszyscy uczestnicy wymiany używają tego samego języka. Dokument EDI jest odpowiednikiem papierowego dokumentu handlowego o ustalonej międzynarodowej postaci, który został przystosowany do celów elektronicznej transmisji danych.
EDI funkcjonuje niezależnie od rodzaju oprogramowania użytkownika. Stosowanie EDI nie jest ograniczone różnicami w oprogramowaniu, jakie partnerzy handlowi używają w swoich przedsiębiorstwach.
EDI nie jest rodzajem poczty elektronicznej. EDI polega na wymianie danych w ustalonym formacie, pomiędzy systemami informatycznymi, nie pomiędzy ludźmi. Dane te mogą być automatycznie przetwarzane przez komputer.
Obecnie wszystkie organizacje odpowiadające za standaryzację EDI, podjęły decyzję o migracji do standardu EDIFACT. System EDIFACT umożliwia sporządzenie standardowych form dla każdej z przesyłanych informacji, tak aby każdy użytkownik mógł ją odebrać w standardzie zgodnym z jego systemem informatycznym. Wykorzystuje zespół formatów powszechnie wykorzystywanych do elektronicznej komunikacji pomiędzy przedsiębiorstwami, m.in. do zlecania zakupów, dokonywania przelewów elektronicznych środków finansowych czy też dostarczania informacji klientom.
Dzięki wymianie komunikatów poprzez EDI przedsiębiorstwa zyskują szanse na zaczytywanie różnych dokumentów. Do najpopularniejszych komunikatów jakie wymieniają ze sobą firmy można zaliczyć: harmonogramy zamówień, wywołanie zamówienia, faktury czy potwierdzenia wysyłki. Komunikaty EDI zbudowane są zgodnie ze standardami ustalonymi przez międzynarodowe organizacje. Komunikaty EDI pozwalają na wymianę danych między różnymi systemami informatycznymi. W programie Trawers ERP firmy Tres przetwarza się komunikaty EDI w formacie ECOD XML Niektóre firmy wprowadzają dodatkowe wymogi, tzw. walidację komunikatów. Zwykle są to zalecenia odpowiedniego wypełniania kodów ILN/GLN punktów dostaw lub identyfikacji asortymentu, np. wymóg podania EAN wg dostawcy i wg odbiorcy. Program Trawers można dostosować do tych dodatkowych wymogów.
WYMIANA KOMUNIKATÓW
Point-to-point. Nadawca przesyła komunikat bezpośrednio do odbiorcy
Obie strony muszą uzgodnić format i treść komunikatów. Muszą adoptować się
do zmian. Inna nazwa: 2-Corner-Modell
EDI Provider. Dostawca usług EDI. Firma (usługa) pośrednicząca w wymianie komunikatów.
Zwykle na platformie internetowej.
Przykłady dostawców: ecod, ob10, xtrade, edinet, edison, interlink
Infinite EDI connector.
Inna nazwa: 3-Corner-Modell
Gdy są dwie firmy pośredniczące, które dodatkowo dokonują tłumaczeń komunikatów,
to metodę nazywa się: 4-Corner-Modell
EDI translation software. Programy pośredniczące. Tłumaczą otrzymane komunikaty EDI na format zrozumiały przez używane wewnętrznie programy ERP. Instalowane w firmie użytkownika. Wypierane przez usługi EDI Provider.
Lite-EDI. Użycie formularzy dostępnych w przeglądarkach internetowych. Formularze mają wygląd zbliżony do dokumentów papierowych. Po wypełnieniu można je wysłać do kontrahenta w formacie EDI. Lite, bo dla mniejszych firm.
Klienci, którzy wysyłają harmonogramy zamówień poprzez EDI dostarczają szacunkowy plan nawet na kilkanaście miesięcy do przodu. Harmonogramy aktualizuje się kilka razy w miesiącu. Dzięki temu dostawca jest w stanie optymalnie rozplanować obciążenie maszyn oraz zamówić odpowiednią ilość materiałów niezbędnych do produkcji bez konieczności ich nadmiernego magazynowania. Dodatkowo, klient otrzymuje pewność, że dostawca dobrze przygotuje się do realizacji harmonogramu i dostarczy wyroby zgodnie z planem.
Niektórzy klienci poza standardowym harmonogramem zamówień wysyłają wywołanie zamówienia. Komunikat ten najczęściej wysyła się wspólnie z harmonogramem i wskazuje konkretne linie zamówienia, które klient potwierdza.
Przykładowo – klient wysyłając harmonogram zamówienia na kilkanaście miesięcy, wysyła również wywołanie zamówienia, w którym znajdują się potwierdzenia zamówień na najbliższe 2-3 tygodnie. Oznacza to, że zamówienia z wywołania są oficjalnie potwierdzone, a zamówienia z harmonogramu mają charakter orientacyjny i planowany.
Kolejnym komunikatem, którym mogą wymieniać się współpracujące ze sobą przedsiębiorstwa to faktury. Ten typ komunikatu wysyła dostawca do swojego klienta. Zawiera on informacje o cenie do zapłaty, kwotach netto oraz brutto, numerze zamówienia, którego dotyczy faktura oraz innych wymaganych przy fakturowaniu informacji. Dzięki temu komunikatowi, dane z faktur są automatycznie zaczytywane do systemu klienta. Dodatkowo, eliminuje się ryzyko błędu wynikające z ręcznego przepisywania danych z papierowych faktur do systemu.
Innym komunikatem, który dostawca wysyła do swojego klienta to potwierdzenie wysyłki. Dzięki tej informacji, klient otrzymuje informację o tym kiedy i w jakiej ilości otrzyma oczekiwaną wysyłkę. Dodatkowo, komunikat może zawierać informacje o strukturze pakowania, która ułatwi przyjęcie zamówienia na magazynie u klienta.
3. Rozwiązania
Firma EDISON
Polskim dostawcom rozwiązań EDI, liderem w branży komunikacji, jest firma EDISON. Jako część międzynarodowej grupy EDITEL, wiodącego dostawcy rozwiązań EDI w Europie Środkowo-Wschodniej, firma EDISON obsługuje wszystkie kluczowe sposoby komunikacji: AS4, AS2, TCP/IP, HTTPS, FTP, SOAP, X400, TGMS, TIP/EAP, FrameRelay, ISDN, OFTP. Zapewnia również wymianę danych (integrację) ze wszystkimi systemami ERP.
KOMUNIKACJA
Komunikacja EDI opiera się na przetwarzaniu dokumentów bez integracji z bazami danych. Każda pełna integracja to ingerencja w działający system informatyczny, co może spowodować powstanie luk w systemie zabezpieczeń. W przypadku EDI systemy korzystają zazwyczaj z wbudowanych funkcji importu i eksportu plików. Oprogramowanie firmy EDISON gwarantuje dostarczenie tych plików w odpowiednie miejsce lub zabranie ich z określonego katalogu.
GLN
Globalny Numer Lokalizacyjny (GLN) umożliwia sprawną komunikację wewnątrz organizacji, jak również pomiędzy rozproszonymi partnerami biznesowymi. Znajduje zastosowanie w przypadku podmiotów gospodarczych, a także administracji publicznej. GLN dostarcza danych o partnerze handlowym lub lokalizacji (np. adres fizyczny, adres cyfrowy, rodzaj miejsca lokalizacji). Dzięki indywidualnemu numerowi lokalizacyjnemu możliwy jest sprawny obieg informacji pomiędzy stronami, a tym samym wpływasz na czas i przebieg procesów biznesowych. GLN to unikatowy numer przydzielany przez organizację GS1. Służy do identyfikacji przedsiębiorstwa lub organizacji jako jednostki prawnej. GLN jest trzynastocyfrowym numerem, za pomocą którego zapewnisz sobie identyfikowalność w ramach komunikacji EDI.
ARCHIWIZACJA FAKTUR ELEKTRONICZNYCH W EDI
SAFE, System Archiwizacji Faktur Elektronicznych, pozwala na elektroniczną archiwizację dokumentów zgodnie z wymogami prawnymi. System zapewnia bezpieczne przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej i dostęp on-line z użyciem szyfrowanego połączenia, dzięki czemu gwarantuje ich ochronę przed wglądem przez niepowołane osoby. Przechowywane dokumenty są dostępne tylko dla osób posiadających odpowiednie uprawnienia.
System SAFE pozwala również na wygodne i szybkie udostępnianie faktur elektronicznych, także w ich wybranych okresach, w przypadku prowadzenia kontroli skarbowych albo audytów. E-faktury są wówczas prezentowane w czytelnej postaci. Za sprawą Systemu Archiwizacji Faktur Elektronicznych możliwe jest także automatyczne rejestrowanie czynności kontrolnych.
Wdrożenie systemu archiwizacji SAFE nie wymaga szkolenia użytkowników, ponieważ jego obsługa, w tym wyszukiwanie faktur, odbywa się podobnie jak w przypadku znanych programów finansowo-księgowych.
WebEDI
WebEDI to sposób na szybkie, ale w pełni bezpieczne wysyłanie i odbieranie dokumentów w wersji elektronicznej. WebEDI jest rodzajem platformy, do której dostęp możliwy jest za pośrednictwem przeglądarki internetowej. Klienci korzystający z tej aplikacji mogą:
wysyłać i odbierać dokumenty elektroniczne,
przygotowywać dokumenty WZ,
wystawiać faktury,
śledzić status wysyłanych dokumentów,
załączyć informacje archiwalne w ramach archiwum,
drukować w sposób seryjny odebrane zamówienia,
monitorować historię zdarzeń.
Dostępu do platformy WebEDI chroni hasło, jego obsługa jest zaś bardzo intuicyjna.
Elektroniczny Obieg Dokumentów wpływa na sposób archiwizacji dokumentów. Wszystkie dane wysyłane i odbierane w wersji elektronicznej, także w takiej postaci będą bowiem przechowywane. Nie wymaga to jednak od użytkownika zachowania żadnej szczególnej formy archiwizacji. W odniesieniu do dokumentów księgowych opiera się ona bowiem na takich samych zasadach, co przechowywanie danych w tradycyjnej wersji papierowej.
PLATFORMA ELEKTRONICZNEGO FAKTUROWANIA
PEF to darmowe narzędzie wspierające proces obsługi elektronicznych dokumentów w realizacji zamówień publicznych. Jak wygląda to w praktyce? Każdy podmiot gospodarczy, korzystający z PEF powinien zarejestrować i założyć swoje konto. Poza przesyłaniem elektronicznej faktury, strony mogą wykorzystywać Platformę do przesyłania również takich dokumentów, jak:
zlecenie dostawy (zamówienie),
awizo dostawy,
potwierdzenie odbioru,
faktura korygująca,
nota księgowa.
faktury VAT,
faktury korygujące,
noty korygujące,
duplikaty faktur.
Przy wystawianiu faktur elektronicznych obowiązują takie same zasady jak przy wystawianiu zwykłych faktur. Wobec tego elektroniczne faktury powinny zawierać te same elementy, co zwykła faktura - między innymi datę, oznaczenia numerowe, oznaczenie stron transakcji, nazwę, miarę i liczbę usługi lub towaru, koszty, stawki i wysokość podatku. Ustrukturyzowana faktura elektroniczna obligatoryjnie musi wskazywać numer wcześniej zawartej umowy zamówienia publicznego.
Prawo nie precyzuje, w jakim formacie musi być wystawiona faktura elektroniczna. Przedsiębiorcy najczęściej posługują się obrazem e-faktury PDF, ale prawdziwa faktura ustrukturyzowana, to dokument w formacie na przykład XML (tak jak w przypadku JPK) czy Edifact. Jeszcze jedna z zasad prawa mówi, iż w przypadku wysyłki e-faktury (B2B, B2C), należy uzyskać zgodę odbiorcy na otrzymywanie faktur elektronicznych. Natomiast w przypadku e-faktury w administracji publicznej taka zgoda nie jest wymagana – ustawa obliguje jednostki publiczne do odbioru e-faktur.
Uzupełnieniem walidacji e-faktur jest „matching”, czyli zestawianie faktur z zamówieniami zakupu, dowodami przyjęcia towaru (PZ) i innymi dokumentami logistycznymi. Dzięki temu możliwe jest szybkie wykrycie ewentualnych niezgodności pomiędzy fakturami a dokumentami logistycznymi i szczegółami dostawy.
Dbamy również o bezpieczne przechowywanie e-faktur z zapewnieniem ich autentyczności, integralności treści i czytelności. Do zarchiwizowanych dokumentów zapewniamy dostęp każdej uprawnionej osobie w dowolnym czasie online poprzez nasz system. System bezpieczeństwa obejmujący m.in. proces nadawania uprawnień użytkownikom gwarantuje pełną ochronę przechowywanych faktur elektronicznych.
KRAJOWY SYSTEM E-FAKTUR
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur to system, który ma służyć do rejestrowania, odbierania i przechowywania faktur w ustrukturyzowanej formie. Gromadzone w nim e-faktury będą oznaczane przydzielanym przez system numerem identyfikacyjnym, będzie również weryfikowana zgodność z określonym wzorem faktury i poprawność danych. Jak zapowiada Ministerstwo Finansów, jeśli nowe rozwiązanie się sprawdzi, może zastąpić dotychczasowe JPK.
Firma COMARCH
KOMUNIKACJA
Platforma Comarch EDI umożliwia wysyłanie i odbieranie dziesiątek rodzajów dokumentów elektronicznych przekonwertowanych na wiele różnych formatów. Dodatkowo, system można łatwo zintegrować z wewnętrznymi systemami informatycznymi firmy lub wykorzystać go w formie aplikacji webowej Web-EDI. Niezależnie od tego, którą formę wybierzesz, przyspieszy to procesowanie podczas całego cyklu transakcyjnego - od złożenia zamówienia, przez wysyłkę towarów, aż po płatność.
GLN
Globalny Numer Lokalizacyjny służy do identyfikacji każdej lokalizacji, co do której istnieje potrzeba jednoznacznej i unikatowej identyfikacji w łańcuchu dostaw. Typy lokalizacji, które mogą być identyfikowane numerami GLN, są następujące:
jednostka prawna – organizacja prawna, która jest uczestnikiem Systemu GS1
lokalizacja fizyczna – pojedynczy punkt dostępu, posiadający fizyczny adres
E-FAKTUROWANIE
Rozwiązanie do kompleksowej obsługi faktury elektronicznej zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi. Zapewnia obsługę faktur sprzedażowych i zakupowych, walidację danych, wsparcie dla wielu formatów (m.in. EDIFACT, XML, PDF) oraz ich dystrybucję wieloma kanałami (e-mail, portal, integracja) i archiwizację.
COMARCH E-INVOICING
Comarch e-Invoicing to wysoce zaawansowany i kompleksowy produkt, który usprawnia i automatyzuje wszystkie procesy fakturowania AP / AR, aby umożliwić szybką i bezpieczną wymianę dokumentów ze wszystkimi partnerami biznesowymi i klientami. System ten został zaprojektowany do automatycznej weryfikacji i konwersji każdej wysłanej bądź otrzymanej faktury. W połączeniu z pełnym zestawem praktycznych, zaawansowanych technologicznie funkcji, takich jak e-archiwum i podpis elektroniczny, Comarch e-Invoicing gwarantuje zarówno wyższą jakość danych, jak i niższe koszty operacyjne.
