W wielu firmach i instytucjach do niedawna obowiązki archiwisty zakładowego powierzano osobom zupełnie do tego nie przygotowanym, często po prostu sekretarkom. Niestety z sytuacją taką spotykamy się jeszcze obecnie. Tymczasem to właśnie od odpowiednio wykształconego, kompetentnego i posiadającego świadomość archiwalną personelu archiwum zakładowego zależy w dużej mierze jakość narastającego zasobu. I nic tu nie pomogą nawet najlepsze przepisy.
Na szczęście w ostatnich latach zaczęto przywiązywać coraz większą wagę do kształcenia archiwistów zakładowych. Wiele instytucji edukacyjnych, ośrodków szkoleniowych, ośrodków doskonalenia zawodowego, Domów Technika NOT, fundacji czy archiwów państwowych, organizuje kursy archiwalne I i II stopnia, kursy dla pracowników kancelarii tajnych oraz różne szkolenia z zakresu problematyki archiwistycznej.
Podstawowy kurs archiwalny I stopnia dla pracowników archiwów zakładowych i składnic akt obejmuje swoją tematyką takie zagadnienia jak: wstęp do archiwistyki, prawne regulacje dotyczące postępowania z dokumentacją, organizacja sieci archiwalnej, rodzaje współczesnej dokumentacji oraz jej klasyfikacja i kwalifikacja, organizacja pracy kancelaryjnej (instrukcja kancelaryjna i wykaz akt), organizacja i zadania archiwum zakładowego i składnicy akt, ogólne zasady porządkowania różnych rodzajów dokumentacji oraz coraz częściej wykorzystanie informatyki w pracy kancelaryjnej i zarządzaniu dokumentacją w archiwum zakładowym. Kurs kończy się egzaminem, na podstawie którego zostaje wystawione zaświadczenie uprawniające do prowadzenia archiwum zakładowego lub składnicy akt. Koszt kursu obejmuje materiały szkoleniowe, zaświadczenie oraz zwiedzanie magazynów archiwalnych i nie powinien przekroczyć 800,00 zł. Oczywiście zarówno program, jak i cena mogą się nieco różnić w zależności od organizującej kurs instytucji.
Doskonalący kurs archiwalny II stopnia adresowany jest do osób, które ukończyły kurs archiwalny I stopnia lub specjalizację archiwistyczną w szkołach wyższych i swoją tematyką obejmuje takie zagadnienia jak: współczesne systemy kancelaryjne a stan dokumentacji w archiwum zakładowym i składnicy akt, etapy porządkowania dokumentacji współczesnej, ewidencja dokumentacji w archiwum zakładowym i składnicy akt, przekazywanie dokumentacji do archiwum państwowego oraz ewidencja dokumentacji w archiwach z zasobem historycznym. Kurs kończy się egzaminem, na podstawie którego zostanie wystawione zaświadczenie. Koszt kursu obejmuje materiały szkoleniowe, zaświadczenie oraz zwiedzanie magazynów archiwalnych i nie powinien przekroczyć 1 500, 00 zł. Oczywiście tak jak w przypadku kursu archiwalnego I stopnia, program i koszty kursu mogą być nieco odmienne od przedstawionych w zależności od organizatora. Czas trwania obydwu kursów nie powinien przekroczyć 110 godz. wykładów i ćwiczeń.
W przypadku kancelarii tajnych kursanci mają do dyspozycji dwustopniową ofertę szkoleniową. Specjalistyczny Kurs dla Kierowników i Pracowników Kancelarii Tajnych I stopnia jest przeznaczony głównie dla początkującego personelu, a także pracowników archiwów zakładowych, których kompetencje obejmują zagadnienia związane z ochroną informacji niejawnych i pozwala na opanowanie takich umiejętności jak zakładanie urządzeń ewidencyjnych, wytwarzanie i rejestrowanie dokumentów, odbieranie i nadawanie przesyłek oznaczonych różnymi klauzulami tajności, zasady postępowania z przesyłkami uszkodzonymi oraz z przesyłkami podejrzanymi. Natomiast Specjalistyczny Kurs dla Kierowników i pracowników Kancelarii Tajnych II stopnia adresowany jest do osób które ukończyły kurs I stopnia i obejmuje następujące zagadnienia: omówienie kluczowych zapisów ustawy o ochronie informacji niejawnych i przepisów wykonawczych, przedstawienie nieprawidłowości w funkcjonowaniu kancelarii tajnej, rozwiązywanie zadań i problemów w prowadzeniu stosownych ewidencji, przedstawienie zasad bezpiecznej eksploatacji elektronicznych nośników danych oraz wskazanie zasad rozpoznawania i postępowania w przypadku zagrożeń kancelarii tajnych.
Dokładne informacje na temat organizowanych kursów, zasad rekrutacji, programu, czasu trwania, kosztów oraz organizatora można znaleźć w Internecie wpisując w dowolną wyszukiwarkę odpowiednie hasło lub w ofercie szkoleniowej serwisu branżowego archiwistów www.archiwistyka.pl. Szczegółowe przepisy dotyczące wymaganych od personelu archiwum zakładowego specjalistycznych kursów zawiera Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 6 czerwca 2003 r. w sprawie rodzaju wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz dokumentów potwierdzających posiadanie praktyki zawodowej, wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności związane z dokumentacją osobową i płacową pracodawców (Dz. U. z 2003 r. Nr 108, poz. 1016).
