Każde archiwum zakładowe jest niezbędnym ogniwem systemu zarządzania daną jednostką organizacyjną i w związku z tym powinno podlegać bezpośrednio jej kierownikowi, względnie jego zastępcy. Tymczasem archiwa samorządowe bardzo często jeszcze są podporządkowane wydziałom organizacyjnym lub administracyjnym, zdarza się również że funkcjonują przy bibliotekach lub w ramach gospodarstw pomocniczych.
Struktura organizacyjna, w której archiwum zakładowe nie zajmuje adekwatnego do jego odpowiedzialnych funkcji i zadań miejsca, jest archaiczna i wymaga natychmiastowej reorganizacji danej jednostki.
Znaczna część archiwów samorządowych pełni obecnie rolę archiwów miejskich, przejmując dokumentację po zlikwidowanych zakładach pracy i podległych im placówkach, a także akta po komórkach które w wyniku reorganizacji weszły w skład innych instytucji. Często też jednostki sąsiadujące ze sobą, a nawet ulokowane w jednym gmachu, prowadzą oddzielne archiwa. W takich przypadkach bardziej racjonalnym i ekonomicznym rozwiązaniem byłoby powołanie wspólnego, zespolonego archiwum, z wyraźnie wyodrębnionymi zespołami aktowymi poszczególnych jednostek.
O archiwach samorządowych mówi art. 34 pkt. 3 Ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. W jego świetle dyrektor generalny danej jednostki na polecenie jej kierownika wykonuje zadania związane z gromadzeniem, przechowywaniem, ewidencjonowaniem, odpowiednim przechowywaniem, klasyfikowaniem, kwalifikowaniem, brakowaniem, wcześniejszym wykorzystaniem oraz terminowym przekazywaniem do archiwum państwowego materiałów archiwalnych.
Idea samorządności narodziła się w związku z ostatnimi przemianami prawno-ustrojowymi. Obecnie szczegółowe przepisy dotyczące samorządu zawierają Ustawy o samorządzie gminnym z 8 marca 1990 r., powiatowym i wojewódzkim z 5 czerwca 1998 r. oraz Ustawa o pracownikach samorządowych z 22 marca 1990 r.
1. Kompetencje archiwów.
Niestety zdarza się często że archiwa samorządowe przekraczają swoje kompetencje i wystawiają różnego rodzaju zaświadczenia, kopie, odpisy i duplikaty. Tymczasem zarówno instrukcja kancelaryjna, jak i archiwalna uprawnia je jedynie do gromadzenia, przechowywania, ewidencjonowania, brakowania oraz udostępniania materiałów archiwalnych. Przyczyną takiego stanu rzeczy są przede wszystkim liczne sukcesje i depozyty, które z braku odpowiedniej, merytorycznej komórki w strukturze organizacyjnej, zalegają archiwa i powodują dodatkowe obciążenie archiwistów pracą.
2. Sprawy personalne.
Archiwa samorządowe są zazwyczaj jednoetatowe, co powoduje przeciążenie archiwisty pracą, a ich pracownicy są często zaszeregowani w siatkach płac jako pracownicy obsługi, chociaż wykonują czynności urzędnicze. Sytuacja, w której archiwum nie zostało wyposażone w odpowiednie kompetencje, uniemożliwia archiwiście wyegzekwowanie od referentów merytorycznych przestrzegania przepisów dotyczących postępowania z aktami.
3. Administracja elektroniczna.
W związku z postępującą informatyzacją sektora publicznego konieczne jest opracowanie standardowego programu do zarządzania archiwum zakładowym, sporządzenie elektronicznej ewidencji zasobu aktowego, przyjęcie wspólnego standardu dla digitalizacji akt oraz wymiany i udostępniania plików w Internecie, a także uregulowanie kwestii związanych z podpisem cyfrowym, co w dobie zastosowania archiwistyki cyfrowej ma kluczowe znaczenie dla administracji elektronicznej.
4. Wykaz akt dla archiwum samorządowego.
Wykazy akt przeznaczone dla archiwów samorządowych wymagają pilnego uregulowania kwestii związanych z dostosowaniem tytułów teczek do aktualnie występujących spraw oraz zmianami w rzeczowych wykazach akt wprowadzanymi przez ustawodawcę, które zazwyczaj naruszają dotychczasową numerację spraw.
5. Podsumowanie.
Pracownicy archiwów samorządowych borykają się obecnie jeszcze z brakiem norm określających wielkość podległego im zasobu, niedostatkami kadrowymi, złymi warunkami lokalowymi, przestarzałym i niedostatecznym wyposażeniem, sprawami płacowymi oraz kompetencyjnymi. Trzeba jednak przyznać, że w związku z ostatnimi przemianami prawno-organizacyjnymi w naszym kraju, i wymuszonym przez nie naciskiem na sprawy archiwizacji akt, sytuacja powyższa powoli, acz systematycznie ulega poprawie.
Źródło: www.sap.waw.pl
