Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją (EZD) to system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający wykonywanie czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych.

Wybór systemu EZD

Obok systemu EZD czynności kancelaryjne mogą być wykonywane w systemie tradycyjnym. Decyzja o wyborze systemu należy do kierownika podmiotu. Nie istnieje domniemanie na rzecz systemu tradycyjnego. Kierownik powinien opowiedzieć się za którymś z systemów. Po wskazaniu systemu EZD jako podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ponowne wskazanie systemu tradycyjnego jest niedopuszczalne. Wiąże się to z koniecznością poniesienia wysokich kosztów na wdrożenie systemu EZD. Dokonując wyboru systemu, kierownik podmiotu może wskazać wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez określenie klas z wykazu akt, których będą one dotyczyć oraz wskazanie, w jakim systemie będą prowadzone. Katalog wyłączeń może być zmieniany w ramach danego urzędu.

Czynności kancelaryjne w Systemie EZD

Nie wszystkie systemy teleinformatyczne można określać mianem Systemu EZD. Aby dany system można było uznać za EZD, wszystkie czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w ramach tego systemu. W szczególności dotyczy to:

1.pozycji na liście numerowanej prowadzenia rejestru przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw;
2.pozycji na liście numerowanej wykonywania dekretacji;
3.pozycji na liście numerowanej wykonywania akceptacji, w szczególności przez podpisanie dokumentów elektronicznych odpowiednim podpisem elektronicznym, jeżeli odrębne przepisy określają jakiego rodzaju podpisu elektronicznego wymienionego w przepisach o podpisie elektronicznym wymaga się do podpisania danego pisma;
4.pozycji na liście numerowanej prowadzenia możliwych do zrealizowania w systemie EZD innych potrzebnych rejestrów lub ewidencji, z wyłączeniem rejestrów lub ewidencji prowadzonych w dedykowanych do załatwiania określonych rodzajów spraw systemów informatycznych innych niż EZD;
5.pozycji na liście numerowanej gromadzenia przyporządkowanych do właściwych spraw wszelkich dokumentów elektronicznych mających znaczenie dla udokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania tych sprawach.

Źródło: http://pl.wikipedia.org