Archiwistyka_tlo
Katalog produktów branży archiwistycznej

Obrazek produktu
OFFICE CONSULTING
Afrykańska 16e lok. 6
03-966 Warszawa
telefon: 022 6723243
fax: 022 6723243
Zadaj pytanie
Jak zorganizować przechowywanie dokumentów w biurze i zaoszczędzić czas ?
Szukanie, wyjmowanie, pakowanie i inne prace przy dokumentach zajmują 20 – 30% efektywnego czasu pracy w biurach. Prace te można usprawnić i zaoszczędzić nawet 50 % czasu przeznaczanego na ich wykonywanie. Jak przechowywać dokumenty, aby zaoszczędzić czas ? Aby wyjąć dokument z segregatora, trzeba wykonać 14 czynności. Na co potrzeba ok. 3 minuty. Wyjęcie dokumentu z teczki wyposażonej w zewnętrzny szyldzik, umieszczonej w pojemniku (system kasetonowy) wymaga wykonania 5 czynności i zajmuje ok. 50 sek. Metody przechowywania, opakowania dokumentów odpowiednio dobrane i dopasowane do rodzajów dokumentacji, objętości zestawów dokumentów oraz częstotliwości ich wykorzystania sprawiają, że dokumenty : • można szybko znaleźć, wyjąć i odłożyć na miejsce • zajmują mniej miejsca. Dzięki temu pracownicy zyskują dodatkowy czas na załatwianie spraw – kilkanaście godzin na stanowisko pracy w miesiącu, a koszty przechowywania są niższe. OFFICE CONSULTING proponuje współpracę wymagającym Klientom, której przedmiotem jest zorganizowanie przechowywania dokumentów w biurze. W ramach współpracy : • tworzy rozwiązania organizacyjne do : ◦ przechowywania różnych dokumentacji w biurze np.: dokumentacje kadrowe, płacowe, finansowe, techniczne, ubezpieczeniowe, umowy z klientami, itp. ◦ gromadzenia dokumentów spraw w trakcie załatwiania ◦ przechowywania dokumentów spraw załatwionych, przeznaczonych do archiwum ◦ gromadzenia dokumentów na stanowiskach pracy • dobiera produkty do przechowywania dokumentów na podstawie analizy potrzeb • opracowuje instrukcje : ◦ kancelaryjne i rzeczowe wykazy akt ◦ obiegu dokumentów • przeprowadza instruktaże w celu przygotowania pracowników do wdrożenia i stosowania przyjętych rozwiązań organizacyjnych i instrukcji. Ponadto doradza jak dobrać meble na dokumenty. OFFICE CONSULTING dostarcza produkty do przechowywania dokumentów : • profesjonalne systemy archiwizacji (kasetonowy, wahadłowy, wiszący, spektral) • teczki do różnych zastosowań i akcesoria do teczek • pojemniki na teczki • teczki na akta kadrowe lub kredytowe (zawieszane na szynach mocowanych szafach lub w pojemnikach plastykowych, tekturowych) • segregatory i akcesoria do usprawnienia obsługi segregatorów • różne produkty do usprawnienia prac z dokumentami • szafy, regały, biurka. Oferuje produkty niemieckiej firmy ELBA, jednej z najbardziej twórczych firm na świecie, której ponad stuletnie doświadczenie gwarantuje najwyższą jakość produktów oraz innowacyjne rozwiązania usprawniające prace biurowe. Cel - potrzeba: Zorganizować przechowywanie dokumentów w taki sposób, aby : • dokumenty często wykorzystywane można było szybko wyjąć i po wykorzystaniu szybko odłożyć na miejsce • gromadzić więcej dokumentów na takiej samej powierzchni pomieszczenia • prace przy dokumentach zajmowały mniej czasu • koszty przechowywania były niższe. Zastosowanie : -w każdej jednostce organizacyjnej, szczególnie przydatne dla firm ubezpieczeniowych, energetycznych, banków i innych tworzących dużo dokumentów Metodologia: • Zebranie danych na temat organizacji przechowywania dokumentów • Analiza potrzeb i problemów organizacyjnych • Projektowanie rozwiązań organizacyjnych dla różnych dokumentacji i stanowisk pracy, w ramach projektów ustalane jest m.in. : podział dokumentacji na grupy, zakres informacji opisujących, dobór metod przechowywania, dobór i dostosowanie opakowań na dokumenty, formy oznaczeń • Prezentacje rozwiązań organizacyjnych i instruktaże w zakresie ich zastosowania • Dostawa wyposażenia dobranego do indywidualnych potrzeb Zakres współpracy proponowany jest do indywidualnych potrzeb.
strzałka do góry