Szkolenie archiwistyczne dla instytucji kultury i nauki
Firma: Malgorzata Bieda
Grupa:
Usługi
ARCHIWUM, KANCELARIA I SEKRETARIAT
W INSTYTUCJACH KULTURY
- organizacja i funkcjonowanie
- archiwizacja dokumentacji
I. PODSTAWY PRAWNE POSTĘPOWANIA Z DOKUMENTACJĄ.
1) najważniejsze akty prawa archiwalnego
- trzy kategorie źródeł
2) konstrukcje według ustawy
- podział całości dokumentacji na materiały archiwalne kat. A
dokumentacja niearchiwalna kat. B
- podział narodowego zasobu archiwalnego państwowy
niepaństwowy
ewidencjonowany nieewidencjonowany
3) obowiązki aktotwórcy, takiego jak GOPS, MOPS, DPS
- utworzenie archiwum (składnicy akt)
- zapewnienie należytych warunków gromadzenia, udostępniania, konserwacji, brakowania
4) państwowa sieć archiwum
archiwa państwowe archiwa wyodrębnione archiwa zakładowe państwowe biblioteki i muzea
(Sejm, Senat, IPN)
5) „archiwum zakładowe” i „składnica akt” – pojęcia i konstrukcja różnic
6) formy ochrony prawnej dokumentacji wg: ustawy archiwalnej, kodeksu karnego, ustawy o ochronie informacji niejawnych i ustawy o ochronie danych osobowych
7) brakowanie dokumentacji niearchiwalnej – procedura
- powołanie komisji,
- ocena przydatności, tj. praktycznego znaczenia,
- sporządzenie spisów do brakowania,
- sporządzenie wniosku do archiwum państwowego o wyrażenie zgody na zniszczenie,
- fizyczne zniszczenie.
8) przekazywanie akt do archiwum państwowego, po okresie przechowywania u aktotwórcy, tj. w GOPS, MOPS, DPS:
- forma,
- ewidencja,
- rys historyczny
9) postępowanie z dokumentacją w razie ustania działalności lub reorganizacji jednostki organizacyjnej w razie ustania działalności GOPS, MOPS, DPS
- sukcesja prosta i złożona.
II. CEL I ZADANIA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO (SKŁADNICY AKT)
współcześnie dwie płaszczyzny
gromadzenie, przechowywanie i udostępnianie zarządzanie dokumentacją aktotwórcy
1) planowanie i sprawozdawczość w archiwum
- coroczne sprawozdanie z wykonania rocznego planu
część statystyczna część opisowa
2) personel
- wykształcenie, umiejętności i predyspozycje osobiste
3) lokal i wyposażenie archiwum
- konieczne warunki techniczne, odpowiednia temperatura, wilgotność i naświetlenie
- topograficzne rozmieszczenie dokumentacji w archiwum
4) przyjmowanie akt z komórek organizacyjnych
- zasada, plan, forma
III. KANCELARIA I SEKRETARIAT - ORGANIZACJA PRACY.
1. Podstawowe pojęcia kancelaryjno-archiwalne.
2. Rodzaje współczesnej dokumentacji ; podział i techniki zapisu.
3. Systemy kancelaryjne
elektroniczny system obiegu dokumentów
mieszany
dziennikowy bezdziennikowy w wersji rejestrowej bezdziennikowy w wersji bezrejestrowej
4. Instrukcja kancelaryjna – najważniejszy normatyw
- obieg akt, systemy kancelaryjne, formy załatwiania spraw, odbiór i wysyłka pism.
5. Czynności kancelaryjne
- ewidencjonowaniem, rejestrowaniem, udzielanie informacji.
6. Przyjmowanie, otwieranie przesyłek i wysyłanie.
7. Typowy obieg dokumentacji odbywający się w 3. systemach.
8. Jednolity rzeczowy wykaz akt – sposób rozbudowania.
9. Znak sprawy i spis spraw.
10. Fazy załatwiania spraw i punkty zatrzymania
- przyjmowanie, opracowywanie, wysyłanie,
- kancelaria, kierownik, referent.
11. Kancelaryjna postać pisma
- blankiet korespondencyjny.
12. Rodzaje i formy podpisów
- uprawnienia.
13. Załatwianie spraw zgodnie z kodeksem postępowania administracyjnego
- formy, terminy.
IV. ARCHIWIZOWANIE DOKUMENTACJI
1. Rodzaje dokumentacji i terminologia ich archiwizowania.
2. Kolejność czynności archiwizacyjnych.
- fizyczne wydzielenie z całego zasobu tzw. „zespołów”,
- podziału zespołu na komórki organizacyjne,
- podział na kategorie archiwalne,
- dokonanie kwalifikacji archiwalnej wg rzeczowego wykazu akt
- wydzielenie dokumentacji niearchiwalnej na:
aktualną nieaktualną
3. Zadania warsztatowe do wykonania wg załącznika.
4. Test wiedzy.
