Wyszukiwarka produktów

produkt

Oferta dla firm - przechowywanie i bieżąca obsługa akt
Firma: TABULUS Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

Grupa: Usługi > Usługi archiwistyczne > Porządkowanie

Proponujemy Państwu usługę outsourcingową w zakresie przechowywania dokumentacji wytwarzanej przez Państwa Firmę w naszych archiwach depozytowych oraz zarządzanie nią. Przyjęcie takiego rozwiązania spowoduje, że wszelkie zobowiązania wynikające z przepisów prawa, a dotyczące dokumentacji, przejmuje nasza firma, tym samym pozwalając Państwu zająć się wyłącznie statutową działalnością.

W sensie merytorycznym usługa nasza, oprócz przechowywania akt, polega na ich pełnej obsłudze, czyli:

a) porządkowaniu akt (stworzeniu pełnej ewidencji wszystkich dokumentów);
b) skanowaniu dokumentów;
c) udostępnianiu dokumentacji drogą elektroniczną;
d) dostarczaniu oryginałów dokumentów;
e) stałej weryfikacji pod względem przydatności praktycznej;
f) brakowaniu akt, których termin przechowywania minął oraz ich niszczeniu;
g) prowadzeniu ewidencji wypożyczeń i udostępnień;
h) tworzeniu kopii bezpieczeństwa;
i) raportowaniu o działalności archiwum.

W celu realizacji powyższego zadania stawiamy do Państwa dyspozycji cały potencjał posiadanych przez nas sił, środków i infrastruktury oraz nasze siedemnastoletnie doświadczenie w dziedzinie archiwizacji i zarządzania dokumentacją. Wysoka jakość świadczonych przez nas usług znalazła potwierdzenie w uzyskanym przez naszą firmę Certyfikacie Systemu Jakości ISO 9001:2001.

Fakty te oraz proste, realne i sprawdzone procedury archiwizacji i obsługi, opracowane na zasadzie "krok po kroku", w połączeniu z wysoce zaawansowanym technologicznie systemem do komputerowej archiwizacji, ewidencji akt i zarządzania dokumentacją TABULUS iR stanowią o funkcjonalności proponowanego przez nas modelu obsługi akt.
Główne cechy użytkowe proponowanego rozwiązania to:

a) szybkość i łatwość dostępu do dokumentacji i informacji według wzoru sprawności TABULUSa:

2 / 2 / 24
2 min. - czas potrzebny na wyszukanie dokumentu.
2 godz. - czas potrzebny na dostarczenie skanu dokumentu "na monitor" Klienta.
24 godz. - czas potrzebny na dostarczenie oryginału dokumentu do siedziby Klienta.


b) bezpieczeństwo zgromadzonych akt;
c) bezpieczeństwo przechowywanych w systemie danych informatycznych;
d) optymalne, zgodne z wymogami prawa, warunki magazynowania akt;
e) standaryzacja i ujednolicenie procesów archiwizacji i obsługi dokumentacji;
f) skoncentrowanie w jednym miejscu całego zasobu archiwalnego, co ułatwia w znacznym stopniu obsługę dokumentacji, np. niszczenie akt przeterminowanych, prowadzenie ewidencji;
g) zachowanie przez Państwa pełnej kontroli nad partnerem outsourcingowym, a tym samym nad przechowywaną dokumentacją i jej obiegiem; proponujemy tu następujące możliwości:

- stały wgląd w spisy zdawczo-odbiorcze (również przez Internet),
- rejestry wypożyczeń i udostępnień,
- protokoły przekazywania akt historycznych do archiwum państwowego,
- protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej,
- certyfikaty zniszczenia akt,
- internetowy podgląd z procesu niszczenia dokumentacji,
- raporty z warunków przechowywania dokumentacji (codzienny pomiar temperatury
i wilgotności),
- inne, w zależności od Państwa wymagań.


Proponowane przez nas rozwiązania, oprócz wyżej wymienionych, niosą również wymierne korzyści finansowe dla Państwa firmy poprzez redukcję kosztów działalności, czyli:
a) zwolnienie przestrzeni biurowych i użytkowych,
b) brak kosztów przekazywania akt z wydziałów do archiwum,
c) ograniczenie kosztów związanych z funkcjonowaniem archiwum zakładowego (systemy alarmowe, przeciwpożarowe, monitorowanie temperatury i wilgotności).


Od strony formalno-prawnej naszą działalność sankcjonują następujące certyfikaty i zezwolenia:

1) Certyfikat Systemu Zarządzania Jakością ISO 9001:2001;
2) Postanowienie Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych - pozytywna opinia do wniosku o zezwolenie na prowadzenie działalności gospodarczej w dziedzinie przechowywania dokumentacji.;
3) Decyzja Nr 1 / 2004 Wojewody Łódzkiego zezwalająca na prowadzenie działalności gospodarczej w dziedzinie przechowywania dokumentacji .;
4) Zaświadczenia o wpisie do Rejestru Przechowawców Akt Osobowych i Płacowych, obejmujące działalność prowadzoną w Magazynie Akt w siedzibie firmy - Konopnica 102, 96-200 Rawa Mazowiecka oraz w oddziale w Kielcach, przy ulicy Rolnej 8.


Powyższa propozycja jest jednocześnie naszą ofertą pilotażową dla Państwa. Nasi Klienci sieciowi chętnie korzystają z niej zlecając nam obsługę np. jednego oddziału "na próbę" przed podjęciem ostatecznej decyzji o przekazaniu akt i utworzeniu Centralnego Archiwum Dokumentacji. Zapraszamy do skorzystania z tej możliwości, tym bardziej, że realizujemy tego typu zlecenia w promocyjnych cenach.

Zadaj pytanie
przejdź do katalogu produktów